RESUMEN EJECUTIVO
Plataforma de Almenar S.A., es una empresa conformada en el campo de la Ingeniería Civil con especialidades tanto en obra nueva como en remodelaciones y consultorías, cuenta con diversidad de activos de (Equipos y Maquinaria).
Cada una de las Ofertas que la empresa presenta incluye diferentes áreas, entre ellas la Técnica: la cual consta de requerimientos de experiencia en ejecución de proyectos similares al del objeto del concurso, suministros de (equipo, mano de obra y materiales), Financiera: con estados financieros, recursos económicos compromisos contractuales y por último el área Legal: con la presentación de garantías, pago de impuestos y no afectación para al contrato, certificaciones legales y otros.
La falta de un procedimiento de investigación, planificación, organización y control de información para garantizar una apropiada preparación de Ofertas, le impide realizar un seguimiento e integración de las diferentes áreas encargadas de confeccionar las Propuestas (Oferta).
El objetivo general de este Proyecto Final de Graduación (PFG) fue desarrollar una Metodología de Gestión de Proyectos para la elaboración de ofertas durante el proceso de licitación, con el objeto de asegurar una mayor posibilidad de ser adjudicadas.
Los objetivos específicos fueron: realizar un estudio de la situación actual de la elaboración y presentación de Ofertas para identificar sus puntos a favor y sus necesidades de mejora, desarrollar un procedimiento de ejecución de actividades que involucran la parte del Proceso Licitatorio (Oferta) para verificar la adecuada preparación aplicando para ello las diez áreas del conocimiento de la Administración de Proyectos, crear las plantillas del procedimiento que se utilizarán en la elaboración de la Oferta para garantizar el adecuado control y seguimiento y presentar un plan de capacitación para la integración y adaptación de los participantes con el procedimiento.
Para el PFG se han utilizado los métodos analítico-sintético que permitió estudiar la situación actual, evaluarla y establecer la propuesta de procedimiento del proyecto. También se utilizó el método de observación directa con la interrelación con el medio y con los involucrados. Además se recurrió a la observación por entrevista informal, en el intercambio conversacional entre dos personas, con la finalidad de obtener datos o hechos.
De las conclusiones que se obtuvieron del presente proyecto se resaltan las siguientes:
Las áreas desarrolladas de conocimiento del PMI que se abarcaron corresponden a las de Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados, de acuerdo a las necesidades de la Empresa.
Se determinó la diferencia entre las buenas prácticas recomendadas por el PMI y la situación de trabajo del Departamento de Gestión de Negocios de Plataforma de Almenar S.A.
La deficiencia en las buenas prácticas propuesta por el PMI en diferentes áreas del conocimiento del PMBOK, conlleva a la mejora al Departamento de Gestión de Negocios de Plataforma de Almenar S.A., para desarrollar algunas áreas de la Administración de Proyectos a través del coordinador de las unidades Técnica, Administrativa - Financiera y Legal del citado Departamento.
La determinación propuesta de esta investigación, determinó la falta de descripción y criterios de aceptación de los entregables del Alcance por ejemplo, la cual se solucionó al crear una estructura de desglose de trabajo y verificación de cada entregable.
La falta de un Plan de Gestión de Tiempo ha dificultado el seguimiento y control del cronograma de tiempo para cada una de las actividades, lo que nos permitió desarrollarlo y definir la línea base del cronograma.
La Gestión de Costos, se define como el marco de referencia que permite en la etapa de ejecución, tener un punto de apoyo de la dedicación del personal profesional en específico, a la elaboración de las ofertas con el fin de sacar mayor provecho de este recurso. Lo mismo sucede con las demás áreas del conocimiento desarrolladas que pretenden aprovechar al máximo cada recurso.
Este trabajo podrá cambiar la visión de la Empresa para desarrollar futuros proyectos, basados en las buenas prácticas de la Administración de Proyectos. Finalmente, se plantearon algunas recomendaciones como las siguientes:
Se requiere de la implementación del tema de Administración de Proyectos que pueda estar dirigido al personal encargado de promover la elaboración de las licitaciones de la empresa Plataforma de Almenar S.A.
Establecer como normativa dentro de la empresa las buenas prácticas del conocimiento en Administración de Proyectos con base en el PMBOK.
Documentar las lecciones aprendidas y añadir estas a los proyectos generados desde el inicio hasta el término de los mismos.
