RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto se desarrolló en y para la empresa Teradyne Inc., específicamente para la división STD, enfocándose en el departamento de Verificación del Software. Dicha empresa se dedica a la construcción de máquinas para la prueba de semiconductores, productos inalámbricos, almacenamiento de datos y sistemas electrónicos complejos.
El departamento de verificación del software presentó un problema con uno de los procesos en los que está involucrado, y que está haciendo que todas las tareas que tiene que desarrollar se atrasen.
Este problema se presentó en el proceso de aprobación de algunos documentos importantes que tienen que ser evaluados y revisados por miembros internos y externos del departamento para poder garantizar el buen funcionamiento de la administración de proyectos dentro de la organización. Dicho proceso consiste en enviar el documento para su aprobación para luego crear el documento MOR y cerrar el proceso, cuando el documento esté debidamente aprobado.
Dado este problema se propuso la creación de un sistema informático para agilizar la forma en que el proceso es ejecutado, con el objetivo de lograr una reducción en su duración. Además se plantearon otros beneficios que se lograron alcanzar como lo fue la disminución del tiempo de aprobación de los documentos, la automatización de los documentos llamados MOR y la agilización del desarrollo y ejecución de los proyectos.
El objetivo general de este proyecto consistió en desarrollar el plan de gestión del proyecto “Automatización del proceso de aprobación de documentos” para lograr con éxito la ejecución de este proyecto.
Los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión del alcance del proyecto para describir cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance; desarrollar un plan de gestión del cronograma del proyecto para establecer los criterios y las actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma; desarrollar un plan de gestión del costo del proyecto para describir la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos, desarrollar un plan de gestión de la calidad del proyecto para establecer la manera en que los requisitos de calidad establecidos serán cumplidos y Desarrollar un plan de gestión del riesgo del proyecto para definir el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgo.
Se planteó la metodología de trabajo Analítico – Sintético e Inductivo – Deductivo, utilizando las técnicas y herramientas de juicio experto, plantillas, hojas electrónicas, EDT, etc., por medio de las fuentes de información primarias y secundarias, como lo son las entrevistas a los ingenieros de verificación, encargados de aprobación y gerentes de cada uno de los departamentos involucrados en el proceso para la definición del alcance, tiempo, costo, calidad y riesgos del proyecto, y el PMBOK®, respectivamente.
El desarrollo del plan de gestión del alcance generó la definición del enunciado del proyecto donde se establecieron los entregables y tareas necesarias para cumplir con el mismo. Este enunciado se creó en una reunión donde estaban presentes el equipo del proyecto, patrocinadores, etc., los cuales utilizaron como base el documento de definición preliminar del alcance.
El desarrollo del cronograma del proyecto se generó con el plan de gestión del cronograma donde previamente se definieron, secuenciaron y estimaron cada una de las actividades de dicho cronograma. Es importante resaltar que la duración del proyecto alcanzo los 147 días.
El presupuesto que se estimó para el proyecto en el plan de gestión del costo alcanzó los 60 mil dólares aproximadamente y se logró sumando el costo total del proyecto, la reserva de contingencia (10%) y la reserva de gestión (5%).
Se desarrolló el plan de gestión de la calidad donde se definieron las métricas de calidad importantes ya que son las que van a medir el proceso de control de calidad. Además se definieron los factores relevantes de calidad que son aquellos aspectos que son más críticos dentro del proyecto.
Se desarrolló una plantilla para el registro de riesgos y se definió la nomenclatura a utilizar para la definición de los riesgos. De igual forma se creó una plantilla para la priorización de los riesgos encontrados. Es importante mencionar que se creó una lista preliminar de los riesgos que podría tener el proyecto. Lo anterior corresponde al desarrollo del plan de gestión del riesgo.
Como último punto, se desarrolló la forma en que se dará seguimiento y control al proyecto, empezando por la validación y control del alcance, control del cronograma y presupuesto y por último el control de la calidad y los riesgos.
Como conclusión general del proyecto se puede decir que con el desarrollo de los planes de gestión de alcance, cronograma, costo, calidad y riesgo se concretó el plan de gestión para el proyecto “Automatización del proceso de aprobación de documentos” para lograr con éxito la ejecución del mismo.
La mayoría de las recomendaciones se brindaron al administrador de proyectos, por ejemplo, se recomendó asegurarse que las solicitudes de cambio al alcance del proyecto se comuniquen a los interesados y que estos las entiendan para evitar cualquier tipo de conflicto en el caso de que llegaran a afectar el cronograma y el costo del proyecto.
