PROPUESTA DE UNA NUEVA ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL DEPARTAMENTO DE PLATAFORMA DE SERVICIOS DE LA JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL

RESUMEN EJECUTIVO

La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional es un ente público no estatal, con personería jurídica y patrimonio propio. Como tal, está sujeta a las normas de la ley que la rigen, así como al ordenamiento jurídico administrativos público y particularmente a la fiscalización de la Superintendencia de Pensiones.

La institución tiene 11 sucursales ubicadas en: Alajuela, San Carlos, San Ramón, Liberia, Santa Cruz, Cartago, Heredia, Puntarenas, Ciudad Neily, Pérez Zeledón y Limón. Su amplia cobertura ha sido fundamental en la colocación de créditos a nivel nacional, logrando colocar el 5% de la cartera en menos de un año calendario, adicional a los créditos en estas también se realizan el 90% de los trámites que se ofrecen en las oficinas centrales, creando hacia el cliente una mayor satisfacción sobre los servicios que desean o necesitan cubrir en algún momento dado.

El área de sucursales es una de las más grandes en la administración de personal, la cual está a cargo de la jefatura del Departamento de Plataforma de Servicios, pero al poseer centralizadas tantas responsabilidades en una única funcionaria, en donde además del área de sucursales tiene otras áreas a cargo, se ha convertido ineficiente y lento el crecimiento de todo el departamento. 

La demanda de todas las áreas a cargo por parte de la jefatura requieren un monitoreo constante y efectivo para la creación de nuevos proyectos a solicitud de la membresía interna y externa de la institución.

Al promover la independización de las sucursales del Departamento de Plataforma de Servicios, se le dio autonomía a cada sucursal, estableciendo un encargado por cada unidad operativa, siendo este el responsable por todo lo que suceda en la misma y en oficinas centrales existirá un jefe de la unidad, al cual cada encargado de sucursal deberá dar cuentas por los resultados obtenidos, o de las necesidades que se presenten para ser cubiertas. 

Adicionalmente se tendrá menos personal a cargo en un único funcionario, logrando canalizar eficientemente las necesidades de cada unidad, dándole la prioridad necesaria para satisfacerla.

Este Proyecto Final de Graduación se planteó con el objetivo principal de desarrollar una nueva propuesta de la estructura jerárquica del Departamento de Plataforma de Servicios de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional que permita la separación y efectividad funcionalidad de las labores del área de Sucursales. 

Dentro de los objetivos específicos se planteó realizar un análisis operativo del organigrama institucional para identificar las oportunidades de mejora del área de sucursales del Departamento de Plataforma de Servicios, y con base a este análisis se creó un nuevo organigrama organizacional que permita

la separación y efectiva funcionalidad de labores del área de Sucursales. Adicionalmente se planteó formular el presupuesto total anual de la independización del área de Sucursales creando un preambulo del costo operativo de la propuesta; así como desarrollar el plan de gestión de tiempo y comunicaciones para el proyecto; planificar las respuestas a los riesgos implicados en la nueva propuesta y elaborar el presupuesto respectivo del proyecto.

Para el desarrollo de este proyecto se utilizó la investigación analítica y deductiva, apoyándose en fuentes primarias y secundarias como literatura de proyectos, y criterio de expertos para el desarrollo de ciertos objetivos específicos. 

Adicionalmente, se utilizaron herramientas de administración de proyectos tales como: MS-Project, WBS Chart, plantillas como apoyo para la elaboración del plan de riesgos, así como Microsoft Excel y Microsoft Word. La utilización de los estándares del PMI (2013) permitió contar con una guía clara de administración de proyectos para la preparación del proyecto a desarrollar.

La intención principal al desarrollar este proyecto fue demostrar la necesidad de crear una nueva estructura organizacional del departamento y que esta sea implantada en la institución a la mayor brevedad posible con todos los recursos necesarios para la puesta en práctica.

En conclusión, se analizó la situación actual organizacional, se identificó los principales riesgos en los cuales el proyecto pudo verse implicado, logrando determinar que el proyecto poseía un riesgo moderado si no se tomaban las medidas preventivas necesarias.

Se propuso tomar como guía al PMBOK para realizar los proyectos que la institución pueda llegar a desarrollar, con lo cual se pretende mejorar de gran manera el avance de los mismos. Además, se mejoraron, implementaron y se elaboraron nuevos documentos para lograr mejorar la gestión del proyecto.

Se recomendó utilizar la metodología de Gestión de Proyectos para llevar a cabo el desarrollo del proyecto de independización del área de sucursales. Se tomaron en cuenta técnicas y herramientas para mantener un control y monitoreo de los avances del proyecto y así se pretende aumentar el éxito en los proyectos.

Además se recomendó realizar una reunión informativa con los ejecutivos de servicio para comunicarles los objetivos del proyecto, para empezar a promover un mejor clima organizacional en el departamento y promover la participación en los nuevos concursos.

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PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE LA GUAJIRA.

RESUMEN EJECUTIVO 

En Colombia, las Cajas de Compensación Familiar consolidan uno de los sectores más representativos de la economía nacional. 

Actualmente cuenta con 47 cajas que hacen presencia en todos los departamentos del país, una planta de 99.176 empleados que personifican los intereses de más de 18 millones de afiliados y cuyos ingresos superan los 7.142 millones de dólares al año. 

En la actualidad, el Departamento de La Guajira cuenta con los servicios de la Caja de Compensación Familiar de La Guajira [COMFAGUAJIRA], la cual se erige como una empresa privada sin ánimo de lucro que tiene por objeto agrupar a los trabajadores bajo el sistema del subsidio familiar, brindándoles a sus afiliados la tranquilidad de los servicios y beneficios que bajo esta modalidad se otorgan. 

Hoy por hoy, COMFAGUAJIRA es considerada una de las organizaciones de mayor crecimiento y proyección social en el departamento; generando bienestar, satisfacción y calidad de vida a la comunidad en general y, en especial, a sus afiliados. 

COMFAGUAJIRA se ha consolidado en la región como una empresa sólida, de gran auge y desarrollo, que contribuye positivamente con el mejoramiento de los índices de calidad de vida de la población y con el propósito de reducir los niveles de pobreza en el departamento. 

Si bien COMFAGUAJIRA cuenta con una amplia experiencia y todo el conocimiento técnico y operativo que se requieren para el manejo de grandes proyectos, hoy día adolece de un conjunto de herramientas que le permitan fortalecer sus procesos de planificación y seguimiento de proyectos, al tiempo que le de la posibilidad de contribuir al plan estratégico de la organización. 

Dicho de otra manera, en la actualidad, COMFAGUAJIRA no cuenta con un estándar de procedimientos apropiados que le aseguren una eficaz administración de sus proyectos; por tanto, opera con una baja capacidad de administración estratégica que podría conducirla a inadecuadas tomas de decisiones de inversión: obsoletas, sobre costeadas o incompatibles con su objeto misional. 

De allí que la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Caja de Compensación Familiar de La Guajira, permitirá que todos los empleados y funcionarios tengan la oportunidad de conocer y aplicar “buenas prácticas en administración de proyectos” en cualquier situación de negocio; esperando con ello que la PMO se constituya en una unidad de soporte para los responsables de proyectos y sus stakeholders, de tal forma que contribuya a mejorar los resultados de la gerencia de proyectos a través de una adecuada priorización, planificación, coordinación y ejecución de aquellos que estén alineados a los objetivos estratégicos de la organización. 

Bajo este panorama, la presente investigación tuvo por objeto principaldesarrollar una propuesta para la creación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Caja de Compensación Familiar de La Guajira a través de la cual se pudieran coordinar y estandarizar procesos en la dirección de proyectos, en consonancia con este propósito, fueron planteados como objetivos específicos la realización de un diagnóstico del nivel de madurez de la Caja de Compensación Familiar de La Guajira en torno al tema de la administración de proyectos y que permitieran identificar oportunidades de mejoras orientadas a la implementación de la PMO, establecer el modelo de PMO a implementar para la gestión de los proyectos, al tiempo que se definan los roles, responsabilidades y competencias del recurso humano designado para la Oficina de Administración de Proyectos (PMO), por último, se propusieron estrategias que permitirán la puesta en funcionamiento de la Oficina de Administración de Proyectos (PMO) de la Caja de Compensación Familiar de La Guajira. 

Con la finalidad de lograr cada uno de los objetivos mencionados, se recopiló información relacionada con los antecedentes de Comfaguajira en gestión de proyectos, así como bibliografía de apoyo en este tema, posteriormente se aplicaron encuestas y entrevistas para determinar el nivel de madurez de la empresa y los datos obtenidos se analizaron a través de diferentes métodos (analítico – sintético; inductivo – deductivo; dinámico; objetivo – subjetivo) para generar información indispensable para determinar conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación. 

Los resultados de esta investigación señalan que la Caja de Compensación Familiar de la Guajira se encuentra en un nivel de madurez de administración de proyectos MEDIO BAJO, según lo establecido en los rangos de madurez del modelo de Harold Kerzner. En base a los valores definidos para este modelo, se puede concluir que Comfaguajira posee procesos y lenguaje común en la administración de proyectos, pero requiere trabajar en su metodología y el mejoramiento continuo de la misma. De acuerdo a esto, se considera que el tipo de PMO indicado para implementar es el denominado “torre de control”; lo anterior, dadas las características particulares de la misma y la situación actual de la empresa en torno a la gestión de los proyectos. 

La implementación de una PMO proporcionaría grandes ventajas competitivas para la empresa, al operar como una instancia centralizada de planeación y cronograma de actividades relacionadas con los proyectos. También, los resultados de este estudio destacan la necesidad e importancia de recibir capacitaciones en gestión de proyectos tanto por parte de los colaboradores de la PMO como de todo aquel personal que tenga bajo su competencia la implementar y/o ejecución de proyectos. 

Por último, es importante resaltar que se debe hacer un gran esfuerzo en procura de cambiar la cultura organizacional en torno a la gestión de proyectos, dejando de lado las arraigadas creencias de la empresa respecto al tema y abriendo paso a un cambio necesario mediante la creación de la PMO.

Descargar Aquí :  http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1455.pdf

Plan de Gestión para la Implementación de un Sistema de Cobro en Línea para el Servicio de Datos Móviles de Telecomunicaciones del Caribe

RESUMEN EJECUTIVO

Las telecomunicaciones han revolucionado el mundo contemporáneo; acortando distancias, agilizando el flujo e intercambio de información alrededor del mundo y han impactado el desarrollo económico y el estilo de vida de la sociedad actual.

La telefonía móvil, en particular, es un fenómeno que cambió la forma en que la sociedad interactúa. Propuso un desafío a los hábitos establecidos y al manejo de la vida personal y laboral/comercial.

La aparición de los datos en la solución de telefonía móvil dio un vuelco al foco inicial de la industria, dejando la voz como un elemento básico y prácticamente estático. El tráfico de datos en la red móvil ha experimentado un crecimiento exponencial en todo el mundo desde su aparición comercial cerca del año 2000 y esto lo ha posicionado como un nicho de negocio con un altísimo potencial.

En República Dominicana el mercado de la telefonía móvil está repartido entre cuatro operadores, donde la que fuera la empresa estatal domina categóricamente el mercado. Telecomunicaciones del Caribe (TdC) es una empresa parte de un consorcio internacional que compite por ocupar el segundo lugar en ese mercado.

TdC es consciente de la gran importancia del tráfico de datos en las redes móviles y las proyecciones que se tienen de este mercado. Por esta razón ha identificado las limitaciones técnicas del equipamiento con el que cuenta en la plataforma de datos móviles y ha visto en la modernización de esta plataforma una oportunidad estratégica para mejorar su competitividad.

El objetivo general fue desarrollar un plan de gestión para el proyecto “ Implementación de una solución de cobro en línea para el Servicio de Datos móviles para la empresa Telecomunicaciones del Caribe (TdC)” para incrementar la oferta de productos y servicios y promoviendo su modernización. 

Los objetivos específicos fueron: desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto, para determinar los procesos necesarios para la ejecución y cierre del proyecto, diseñar un plan de gestión de los interesados para involucrar a los interesados de manera eficaz direccionando su vinculación para el éxito del proyecto, diseñar un plan de gestión del tiempo para identificar las actividades y la asignación de recursos durante los periodos establecidos en el cronograma, desarrollar un plan de gestión de recursos humanos para organizar la gestión y control del equipo de trabajo del proyecto, diseñar el plan de gestión de comunicaciones para generar la distribución, almacenamiento y disposición de las informaciones del proyecto, desarrollar el plan de gestión de adquisiciones para gestionar las compras de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto, diseñar un plan de gestión de costos, para gestionar el presupuesto y el control de los gastos e inversiones dentro del marco que establece el presupuesto del proyecto, diseñar el plan de gestión de riesgo para planificar la respuesta ante su presencia a través de su identificación y análisis, y diseñar el plan de gestión de calidad para definir los procesos de validación y los responsables para garantizar que los resultados satisfacen los requerimientos de los interesados.

Dentro de los métodos de investigación utilizados, el método analítico permitió descomponer la complejidad del proyecto en elementos de menor envergadura abordando las múltiples áreas de forma individual, pero manteniendo una estrecha coordinación entre ellas.

El método de observación permitió entender la dinámica que guardan los procesos y políticas de las empresas, y la interacción existente entre los diferentes interesados y entre los miembros del equipo de proyecto.

Mientras que el método deductivo-inductivo facilitó la aplicación de conceptos y prácticas recomendadas como las propuestas por la Guía del PMBOK.

El desarrollo de este documento abarca un total de nueve áreas de conocimiento a las cuales se le diseñó un plan de gestión para cada una. El área de conocimiento de Integración se aborda desde la perspectiva de definir y preparar los planes secundarios de las otras áreas de conocimiento, generando así el plan de gestión del proyecto y satisfaciendo el objetivo general del documento.

Del desarrollo de los planes de las diferentes áreas de conocimiento, se destacan unos elementos trascendentales para el desarrollo del proyecto como son la correcta identificación y análisis de los interesados, el apoyo y cooperación de la organización de TdC y la pronta asignación de recursos experimentados para el equipo de proyecto.

El impacto de los interesados en diferentes áreas como calidad, comunicación y riesgo exponen la criticidad de la gestión integral y activa de esa área de conocimiento.

Las sesiones de arranque de proyecto, con el departamento comercial de TdC y posteriormente con la dirección de TdC, fueron fundamentales para ganar el apoyo y compromiso de la dirección de TdC y así garantizar la cooperación de los diferentes departamentos de TdC, promoviendo un desarrollo fluido del proyecto.

Se identificó la gran importancia de habilidades como la buena comunicación, motivación, liderazgo y asertividad, con las que debe contar un director de proyecto. 

Estas habilidades permiten establecer los vínculos con los diferentes interesados, ganar su confianza y apoyo, para lograr mejorar las oportunidades de éxito del proyecto.

La asignación anticipada de recursos experimentados para el equipo de proyecto permitió desarrollar con mayor precisión tareas como la estimación de actividades (tiempos, recursos y costos) e identificación de riesgos y respuestas. A mayor precisión de estas estimaciones, se obtuvo una gestión más controlada y mejor probabilidad de culminar el proyecto exitosamente.

Estudiante : Cristian Mora González 

Descargar Aquí:  http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1454.pdf

PLAN DE GESTIÓN PARA LA APERTURA DEL TEATRO ILUSIONES DE MÁLAGA DREAMS CORPORATION, COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO

Actualmente la cultura se consolida como un elemento indispensable dentro de la temática del desarrollo social, en especial cuando trata de aspectos comunitarios a través de la combinación de la educación no formal y el proceso de intervención que reta las mayores necesidades de aprendizaje descentralizado.

El arte, como fundamento de la cultura, se convierte así en el mecanismo para canalizar secuencias de transformación social y lejos de confrontar la tecnología como amenaza de la subsistencia de las ortodoxas tradiciones en sus distintas ramas, entre ellas el teatro, busca más bien establecer un vínculo mediante la incitación al valor agregado y al constructivismo como psicología social.

En la última década, distintos estudios realizados por el Banco Interamericano de Desarrollo en América Latina, indican que el arte está muy desvalorado a pesar de su potencial adquisitivo en el hemisferio y establecen la complejidad a la hora de adoptar nuevos retos de desarrollo en las comunidades nacionales por la falta de tendencia de una corriente cultural.

El proyecto de Plan de Gestión para la apertura del Teatro Ilusiones surge como parte del programa de desarrollo que ha implementado en la Gran Área Metropolitana la empresa local Málaga Dreams Corporation, la cual cuenta con varios años de experiencia en el área cultural con importantes colaboradores de los sectores público y privado en todo el país.

Para llevar a cabo este proyecto se establecieron los siguientes objetivos específicos: desarrollar los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y control que permitan diseñar el plan de gestión del proyecto “Apertura del Teatro Ilusiones de Málaga Dreams Corporation” de acuerdo con lo sugerido por la guía PMBOK, identificar y adecuar herramientas y técnicas pertinentes que faciliten las entradas y salidas para incrementar la eficiencia en el desarrollo de los diferentes

planes subsidiarios del PFG, y desarrollar los planes subsidiarios: alcance, tiempo, costos, recursos humanos, calidad, riesgos, interesados y adquisición de acuerdo a requerimientos del plan de gestión, con el fin de que éste cumpla con los intereses de los actores del proyecto en términos de costos, tiempo y alcance.

Basado en lo anterior, se diseña un plan de gestión del alcance, un plan de gestión del tiempo, un plan de gestión de los recursos humanos, un plan de gestión de comunicaciones y un plan de gestión de riesgos.

La investigación se basó en los métodos analítico-sintético y el de la observación, la información, fue recolectada a través de entrevistas y encuestas a varios interesados, reuniones con involucrados del proyecto y juicio de expertos; y el plan de gestión se elaboró con base en los lineamientos de que desarrolla la Guía de PMBOK 5ª versión, que sirvió como base para estructurar el desarrollo de los procesos y sus respectivas áreas de conocimiento en la administración del proyecto.

Como conclusión primordial se puede indicar que a través de los lineamientos del PMBOK se pudo desarrollar el plan de gestión en todas sus componentes para un proyecto como éste que tuvo matices culturales.

Para efectos del éxito del proyecto se recomienda el desarrollo de una propuesta de continuidad, el mantener un diálogo sustancial y continuo con todos los interesados y fomentar la iniciativa junto a otras empresas que tienen el interés de participar proyectos similares pero carecen de competencias desarrolladas en gestión de proyectos.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1452.pdf

PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA ALCALDÍA LOCAL SUMAPAZ, BOGOTÁ D.C.

RESUMEN EJECUTIVO

La creciente demanda en productos y servicios generada por las dinámicas de consumo, hacen vital que los procesos administrativos de las organizaciones se consoliden día a día bajo mecanismos que permitan brindar métodos eficientes y eficaces y así afianzar estrategias en el accionar de su gestión tomando ventaja diferenciada dentro de un mercado competitivo. 

En ese accionar se encuentra las entidades públicas que constantemente se ven en situaciones complejas para satisfacer las necesidades de sus usuarios; tal es el caso de la alcaldía mayor de Bogotá Distrito Capital que políticamente y geográficamente la constituyen trece (13) sectores y veinte (20) alcaldías locales y una serie de entidades adscritas y vinculas que juntas adelantan programas y proyectos en pro de mejorar la calidad de vida de las comunidades.

Por su parte, la localidad de Sumapaz es la número veinte (20) de Bogotá D. C., la cual presenta una serie de características agroambientales especiales y ante ello se deben centrar esfuerzos de gestión, pues se constituye en una zona que provee gran cantidad de productos agropecuarios, hídricos, ambientales y paisajísticos ya que como característica especial cuenta con el páramo más grande del mundo. 

No obstante, entidades adscritas y vinculadas a la alcaldía mayor de Bogotá D.C., adelantan una serie de programas y proyectos en procesos de desarrollo social, económico y ambiental de manera independiente, lo que ha dificultado la efectividad en la intervención al darse duplicidad en acciones por la no articulación de estas con el sector local, dificultando el control y la optimización de los recursos.

En respuesta a las necesidades sentidas por la administración local de Sumapaz, se estableció la importancia en determinar la viabilidad de la creación de un tipo de Oficina de Administración de Proyectos PMO en su siglas en inglés -Project Management Office- que entre a generar mecanismos de eficiencia y eficacia en el proceso de gestión en cuanto a la intervención en el territorio y, así poder brindar desde el accionar de la alcaldía local parámetros para la óptima ejecución de programas y proyectos que beneficien a la comunidad campesina sumapaceña de manera articulada tanto desde la alcaldía local como de los sectores del Distrito Capital.

Por lo que la PMO facilitará un entrenamiento oportuno y adecuado a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de estos; gestionando con persistencia en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo lineamientos emitidos por la alcaldía mayor, el carácter de formación, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y la responsabilidad directa en sí misma para apoyar a la entidad en el logro de los objetivos y por consiguiente el alcance de los productos relacionados con sus metas plasmadas en el plan de desarrollo.

El objetivo general de este proyecto fue diseñar una propuesta de PMO en la alcaldía local de Sumapaz, Bogotá. D.C., para optimizar la gestión de los proyectos que desarrolla. Los objetivos específicos fueron: evaluar el nivel de madurez organizacional de la alcaldía local para identificar oportunidades de mejora en la gestión administrativa de sus proyectos, analizar diferentes tipos de PMO en la gestión de proyectos para determinar la que mejor se adapte a las condiciones de la estructura organizativa de la alcaldía local, establecer los roles y responsabilidades de la PMO para determinar su funcionalidad en la estructura organizativa de la alcaldía local y definir el plan de implementación de la PMO para garantizar operatividad en la gestión administrativa de la alcaldía local de Sumapaz.

En el sentido de dar alcance al presente trabajo, se puso en práctica una metodología descriptiva, puesto que se realizó un análisis mediante la observación directa de los procesos adelantados por la alcaldía local de Sumapaz, determinando el nivel de madurez organizacional, posteriormente se analizó que tipo de PMO se adapta más a las condiciones organizacionales presentes basándose en su normatividad y así de manera deductiva establecer roles y responsabilidades para su funcionalidad atendiendo a la definición de un plan para la implantación de la PMO de manera inductiva y así mejorar la operatividad de la gestión administrativa de la alcaldía local de Sumapaz con los demás sectores y entidades del Distrito Capital.

Al dar alcance al trabajo realizado se puede concluir que la alcaldía local de Sumapaz obedece al nivel tres (3) de madurez -Metodología Singular- basándose en la aplicabilidad de la metodología OPM3 del PMI, lo que define que esta entidad requiere consolidar un recurso humano que satisfaga las necesidades de la misma y así poder canalizar cada una de sus acciones que conlleve a avanzar en su nivel de madurez proporcionándole eficacia y efectividad en su gestión. De igual manera, se estableció fundamentado en la estructura organizacional que presenta la alcaldía el tipo de PMO que mejor respondería a estas condiciones organizacionales es la PMO tipo “Torre de Control”.

Ante ello, se determina que la PMO debe ejercer un rol de apoyo a la gestión adelantada por el alcalde local, siendo esa figura la que canaliza el accionar de la gestión administrativa en pro del buen direccionamiento de la inversión social hacia el bienestar de las comunidades; lo que conlleva a que se defina el plan de implementación obedeciendo a un proceso sistemático que proporcione garantía en la consolidación de la misma, para lo cual se establece que sea liderado por un Director de la PMO y se apoye en personal adscrito a la entidad en calidad de directores de proyectos, dimensionando un equipo interdisciplinario de convicción clara y calificada, lo que será garante en la operatividad de la PMO dentro de la estructura organizacional de la alcaldía dado que se requiere de un cambio paulatino en la cultura en la dirección de la gestión administrativa adelantada por la entidad.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1451.pdf

PROPUESTA PARA EL TUTORIAL DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN LA GOBERNACIÓN DEL CESAR EN COLOMBIA

RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realiza en la institución pública gobernación del Cesar en Colombia, ubicada en el municipio de Valledupar en el departamento del Cesar, el cual se sitúa en la parte norte de Colombia. 

La capital del departamento del Cesar donde se encuentra la ciudad de Valledupar, la que fue fundada en 1932 por el alemán Alfonso de Alfinger, luego de invadir el Valle del Cacique. 

El departamento del Cesar se encuentra dividido por 25 municipios y es regulado administrativamente por la Asamblea Departamental y la Alcaldía municipal de Valledupar. El

organismo de control y dirección superior es el Municipal.

La gobernación del Cesar cuenta en su planta de personal con alrededor de 2000 empleados los cuales son profesionales universitarios, técnicos y especialistas.

Esta organización es una institución estatal la cual administra los bienes públicos en forma equitativa de las comunidades, al igual que administra, política y jurídicamente, las problemáticas del departamento a través de programas y estrategias en pro del desarrollo de las comunidades, en la parte económica, política y social y por ende del departamento, así como también el disminuir los índices de pobreza, brindar servicios públicos óptimos, con el ánimo de ofrecer condiciones para el sector y con esto llegar a alcanzar excelentes niveles de

productividad y competitividad y cumplir la misión de convertirse en generador del desarrollo empresarial y fuente de empleo, es decir, que el Cesar sea un territorio de paz y muy próspero.

Es menester mencionar que a pesar que este gobierno departamental cuenta con proyectos mineros en el área ambiental, dichos proyectos no se ejecutan de acuerdo a normas y procedimientos previamente establecidos, generando con ello una gran cantidad de despilfarro de recursos, falta de un buen control y monitoreo, costos adicionales y retrasos en la terminación, insatisfacción del cliente, así como la ausencia de personal idóneo y adiestrado para realizar las funciones de coordinación, supervisión, seguimiento y evaluación de los procesos, que la misma gobernación formula y ejecuta, y como si fuera poco el gran impacto negativo en la parte ambiental que se ha venido generando con las explotaciones

del carbón.

Es por esto que existe un descontrol administrativo en los proyectos en la entidad, generando con ello problemas en todas las fases, con los proveedores, clientes y la comunidad en general.

Lo que se nombró anteriormente plantea a la entidad gubernamental la necesidad de establecer una Propuesta para el Tutorial de una Oficina de Administración de Proyectos en la Gobernación del Cesar en Colombia, adicionalmente por la falta de una cultura organizacional eficiente, la falta de medios, herramientas y tecnologías y las falencias de conocimientos del personal que maneja los proyectos, conduce a la propuesta de creación de dicha oficina.

Con base a lo anterior se planteó el objetivo general de este PFG, el cual pretende proponer el establecimiento para el tutorial de una PMO en la gobernación del Cesar en Colombia, para brindar un mejor servicio, eficiencia, productividad, y el cuidado ambiental.

Todo esto se logró diagnosticando el estado actual de las prácticas de administración de proyectos en la gobernación, que a su vez determinó el tipo de oficina que se requiere, así como el proponer una estrategia para la creación y establecimiento de una PMO. 

Luego se creó una estrategia para la creación e implementación del tipo de oficina y se definieron las actividades y responsabilidades que debe tener la Oficina de Proyectos, proponiendo el organigrama de la PMO, los roles y responsabilidades del personal involucrado y el proceso de comunicaciones entre los involucrados y la PMO.

La metodología para llevar a cabo la propuesta, se utilizaron varias fuentes de información, tanto primarias como secundarias, utilizando tipos de investigación mixtas, para aplicarlas a la metodología analítico-sintéticas, como es el caso de los objetivos, de igual forma se llevaron a cabo entrevistas.

En los objetivos específicos se estableció realizar un diagnóstico de la situación de las prácticas actuales de la administración de proyectos en la gobernación del Cesar en Colombia, para obtener una visión contextual de la organización, además la determinación del tipo de oficina de administración de proyectos que la organización requiere según las necesidades del departamento y valorar así su establecimiento, el proponer una estrategia para el establecimiento de la oficina de administración de proyectos que sirva de guía para los funcionarios, con el fin de definir el plan de actividades para establecer la oficina de administración de proyectos.

Con relación al análisis efectuado se determinó que el nivel de madurez de la gobernación del Cesar es Medio Bajo, lo que manifestó muchos aspectos por mejorar, especialmente en las áreas de competencias, herramientas; también es importante mencionar la problemática de cultura sobre todo donde existen muchas falencias con respecto a las políticas, misión, visión y objetivos estratégicos en la organización.

Se determinó que el tipo de oficina que mejor se ajusta a las necesidades reales de la organización es de “Apoyo” y se requiere implementarla en diferentes fases.

Se recomienda iniciar e implementar la PMO, con la capacitación del personal, incluyendo metodologías y plantillas y determinando finalmente proponer establecer la PMO formalmente.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1450.pdf

PROPUESTA DE LA CREACION DEL NEGOCIO VIRTUAL DECOFRUITS ARREGLOS FRUTALES

RESUMEN EJECUTIVO

DECOFRUITS es un negocio que dio sus primeros pasos en el año 2009, su principal idea comercial eran los arreglos frutales con el fin de introducir en aquel momento un producto novedoso en el mercado costarricense y poco a poco se fue convirtiendo en un negocio con una idea estable, con un producto bueno y diferente; sus tres pilares principales son calidad, sabor y presentación.

En un principio se creó una página web que por falta de presupuesto sólo cumplió una función informativa más no interactiva ya que no se podían hacer pedidos ni compras a través de ella, su alcance y funcionalidad eran limitadas; no cumplía con los requisitos para convertirse en un negocio de comercio electrónico. 

Sus clientes eran limitados y la producción de los arreglos se realizaba dentro de un lugar adaptado en la casa de habitación de la propietaria. 

De manera artesanal estos arreglos han sido ejecutados, sin embargo al pasar de los años esa idea comercial fue madurando y se encontraba lista para dar el paso de convertirse en un negocio virtual que pudiera brindar un servicio completo y competitivo, pudiendo así los clientes tener acceso a portafolio de productos, pedidos y pagos desde su computadora.

Conociendo lo anterior se potenció el interés de que este Proyecto Final de Graduación pudiera brindar la guía que permitiría a DECOFRUITS convertirse en el negocio virtual. Para lograrlo se establecieron una serie de objetivos que al ser alcanzados el negocio contaría con las herramientas ideales para impulsarse y aumentar su cartera de clientes. Desde un comienzo el PFG tuvo como objetivo general desarrollar una propuesta de la creación de un negocio virtual para la venta de arreglos comestibles de alta calidad, lo que permitió mantener laperspectiva en lo que se deseaba lograr.

Sus metas están planteadas como objetivos específicos con el fin principalmente de realizar de un análisis de mercado para identificar los requerimientos necesarios en el desarrollo de un negocio virtual, definir un portafolio de productos para estandarizar los arreglos y satisfacer las necesidades de los clientes, diseñar una página Web facilitando así los pedidos y pagos en línea, crear un sistema de distribución y colocación del producto, definir un plan de gestión humano y crear un documento de plantillas que permita mantener el control de los pedidos, ventas, inventarios etc.; todo estos puntos han sido alcanzados satisfactoriamente

haciendo de este proyecto un éxito.

La metodología utilizada para lograr los resultados anteriores fue a través del método analítico-sistemático, inductivo-deductivo y el observación por entrevistas con utilización de varias herramientas tecnológicas como el WIX (herramienta en línea para el diseño de páginas Web), Ilustrador (diseño de catálogos) y Photoshop (para modificación de fotografías), además, se realizaron búsquedas de artículos relacionados con el tema, utilizamos las experiencias y conocimiento de DECOFRUITS, comentarios de clientes como retroalimentación para contar con un mejor producto y servicio, se hizo un cuadro comparativo con la competencia y se consultaron fuentes bibliográficas con respecto al tema de Comercio Virtual.

Con este trabajo se concluye que DECOFRUITS es un negocio con gran potencial de crecimiento por lo que este documento constituye una guía de procesos requeridos en la implementación de un negocio virtual, además las plantillas elaboradas funcionan como herramienta de trabajo para el control de pedidos e inventarios y cálculo de costos de los productos con un margen de utilidad rentable; adicionalmente se notó que al contar con un catálogo de productos con fotografías y precio para enviar a los clientes facilitó más el proceso de ordenar los arreglos y los clientes lo conservan con la posibilidad de generar futuras compras.

Otra conclusión es que al contar con un servicio de mensajería externa para la entrega de arreglos se disminuyen los costos fijos logrando de esta manera precios más competitivos; por otro lado, al investigar los montos reales que implica la contratación por trabajador se puntualiza que el personal adicional a contratar sea por temporadas o fechas especiales.

Un hecho importante fue el diseño Web ya que representó mayor agilidad en los pedidos por lo que cuando el cliente llama por un arreglo ya de antemano sabe el precio y el nombre del que desea; por último, se comparó a DECOFRUITS con negocios de la misma categoría de página Web, de acuerdo a esta comparación se puede determinar que se ofrece un producto muy competitivo.

Dentro de las recomendaciones que se le hace a DECOFRUITS se puede señalar que continúe bajo un concepto virtual, trasladar la producción al local en San Antonio de Belén para formalizar el negocio, no abrir aún el despacho de atención al público hasta que se generen más ingresos que permita la contratación de personal. Una de las sugerencias más importantes es que el gasto que implica agregar el carrito de compras en el sitio Web sea una inversión que se haga a corto plazo ya que constituye un monto alto con el que no se cuenta por el momento; por último diversificar los productos elaborados con frutas como postres y jugos aprovechando así el excedente de frutas.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1449.pdf