RESUMEN EJECUTIVO
El estudio se realiza en la institución pública gobernación del Cesar en Colombia, ubicada en el municipio de Valledupar en el departamento del Cesar, el cual se sitúa en la parte norte de Colombia.
La capital del departamento del Cesar donde se encuentra la ciudad de Valledupar, la que fue fundada en 1932 por el alemán Alfonso de Alfinger, luego de invadir el Valle del Cacique.
El departamento del Cesar se encuentra dividido por 25 municipios y es regulado administrativamente por la Asamblea Departamental y la Alcaldía municipal de Valledupar. El
organismo de control y dirección superior es el Municipal.
La gobernación del Cesar cuenta en su planta de personal con alrededor de 2000 empleados los cuales son profesionales universitarios, técnicos y especialistas.
Esta organización es una institución estatal la cual administra los bienes públicos en forma equitativa de las comunidades, al igual que administra, política y jurídicamente, las problemáticas del departamento a través de programas y estrategias en pro del desarrollo de las comunidades, en la parte económica, política y social y por ende del departamento, así como también el disminuir los índices de pobreza, brindar servicios públicos óptimos, con el ánimo de ofrecer condiciones para el sector y con esto llegar a alcanzar excelentes niveles de
productividad y competitividad y cumplir la misión de convertirse en generador del desarrollo empresarial y fuente de empleo, es decir, que el Cesar sea un territorio de paz y muy próspero.
Es menester mencionar que a pesar que este gobierno departamental cuenta con proyectos mineros en el área ambiental, dichos proyectos no se ejecutan de acuerdo a normas y procedimientos previamente establecidos, generando con ello una gran cantidad de despilfarro de recursos, falta de un buen control y monitoreo, costos adicionales y retrasos en la terminación, insatisfacción del cliente, así como la ausencia de personal idóneo y adiestrado para realizar las funciones de coordinación, supervisión, seguimiento y evaluación de los procesos, que la misma gobernación formula y ejecuta, y como si fuera poco el gran impacto negativo en la parte ambiental que se ha venido generando con las explotaciones
del carbón.
Es por esto que existe un descontrol administrativo en los proyectos en la entidad, generando con ello problemas en todas las fases, con los proveedores, clientes y la comunidad en general.
Lo que se nombró anteriormente plantea a la entidad gubernamental la necesidad de establecer una Propuesta para el Tutorial de una Oficina de Administración de Proyectos en la Gobernación del Cesar en Colombia, adicionalmente por la falta de una cultura organizacional eficiente, la falta de medios, herramientas y tecnologías y las falencias de conocimientos del personal que maneja los proyectos, conduce a la propuesta de creación de dicha oficina.
Con base a lo anterior se planteó el objetivo general de este PFG, el cual pretende proponer el establecimiento para el tutorial de una PMO en la gobernación del Cesar en Colombia, para brindar un mejor servicio, eficiencia, productividad, y el cuidado ambiental.
Todo esto se logró diagnosticando el estado actual de las prácticas de administración de proyectos en la gobernación, que a su vez determinó el tipo de oficina que se requiere, así como el proponer una estrategia para la creación y establecimiento de una PMO.
Luego se creó una estrategia para la creación e implementación del tipo de oficina y se definieron las actividades y responsabilidades que debe tener la Oficina de Proyectos, proponiendo el organigrama de la PMO, los roles y responsabilidades del personal involucrado y el proceso de comunicaciones entre los involucrados y la PMO.
Luego se creó una estrategia para la creación e implementación del tipo de oficina y se definieron las actividades y responsabilidades que debe tener la Oficina de Proyectos, proponiendo el organigrama de la PMO, los roles y responsabilidades del personal involucrado y el proceso de comunicaciones entre los involucrados y la PMO.
La metodología para llevar a cabo la propuesta, se utilizaron varias fuentes de información, tanto primarias como secundarias, utilizando tipos de investigación mixtas, para aplicarlas a la metodología analítico-sintéticas, como es el caso de los objetivos, de igual forma se llevaron a cabo entrevistas.
En los objetivos específicos se estableció realizar un diagnóstico de la situación de las prácticas actuales de la administración de proyectos en la gobernación del Cesar en Colombia, para obtener una visión contextual de la organización, además la determinación del tipo de oficina de administración de proyectos que la organización requiere según las necesidades del departamento y valorar así su establecimiento, el proponer una estrategia para el establecimiento de la oficina de administración de proyectos que sirva de guía para los funcionarios, con el fin de definir el plan de actividades para establecer la oficina de administración de proyectos.
Con relación al análisis efectuado se determinó que el nivel de madurez de la gobernación del Cesar es Medio Bajo, lo que manifestó muchos aspectos por mejorar, especialmente en las áreas de competencias, herramientas; también es importante mencionar la problemática de cultura sobre todo donde existen muchas falencias con respecto a las políticas, misión, visión y objetivos estratégicos en la organización.
Se determinó que el tipo de oficina que mejor se ajusta a las necesidades reales de la organización es de “Apoyo” y se requiere implementarla en diferentes fases.
Se recomienda iniciar e implementar la PMO, con la capacitación del personal, incluyendo metodologías y plantillas y determinando finalmente proponer establecer la PMO formalmente.
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