RESUMEN EJECUTIVO
La creciente demanda en productos y servicios generada por las dinámicas de consumo, hacen vital que los procesos administrativos de las organizaciones se consoliden día a día bajo mecanismos que permitan brindar métodos eficientes y eficaces y así afianzar estrategias en el accionar de su gestión tomando ventaja diferenciada dentro de un mercado competitivo.
En ese accionar se encuentra las entidades públicas que constantemente se ven en situaciones complejas para satisfacer las necesidades de sus usuarios; tal es el caso de la alcaldía mayor de Bogotá Distrito Capital que políticamente y geográficamente la constituyen trece (13) sectores y veinte (20) alcaldías locales y una serie de entidades adscritas y vinculas que juntas adelantan programas y proyectos en pro de mejorar la calidad de vida de las comunidades.
Por su parte, la localidad de Sumapaz es la número veinte (20) de Bogotá D. C., la cual presenta una serie de características agroambientales especiales y ante ello se deben centrar esfuerzos de gestión, pues se constituye en una zona que provee gran cantidad de productos agropecuarios, hídricos, ambientales y paisajísticos ya que como característica especial cuenta con el páramo más grande del mundo.
No obstante, entidades adscritas y vinculadas a la alcaldía mayor de Bogotá D.C., adelantan una serie de programas y proyectos en procesos de desarrollo social, económico y ambiental de manera independiente, lo que ha dificultado la efectividad en la intervención al darse duplicidad en acciones por la no articulación de estas con el sector local, dificultando el control y la optimización de los recursos.
En respuesta a las necesidades sentidas por la administración local de Sumapaz, se estableció la importancia en determinar la viabilidad de la creación de un tipo de Oficina de Administración de Proyectos PMO en su siglas en inglés -Project Management Office- que entre a generar mecanismos de eficiencia y eficacia en el proceso de gestión en cuanto a la intervención en el territorio y, así poder brindar desde el accionar de la alcaldía local parámetros para la óptima ejecución de programas y proyectos que beneficien a la comunidad campesina sumapaceña de manera articulada tanto desde la alcaldía local como de los sectores del Distrito Capital.
Por lo que la PMO facilitará un entrenamiento oportuno y adecuado a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de estos; gestionando con persistencia en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo lineamientos emitidos por la alcaldía mayor, el carácter de formación, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y la responsabilidad directa en sí misma para apoyar a la entidad en el logro de los objetivos y por consiguiente el alcance de los productos relacionados con sus metas plasmadas en el plan de desarrollo.
El objetivo general de este proyecto fue diseñar una propuesta de PMO en la alcaldía local de Sumapaz, Bogotá. D.C., para optimizar la gestión de los proyectos que desarrolla. Los objetivos específicos fueron: evaluar el nivel de madurez organizacional de la alcaldía local para identificar oportunidades de mejora en la gestión administrativa de sus proyectos, analizar diferentes tipos de PMO en la gestión de proyectos para determinar la que mejor se adapte a las condiciones de la estructura organizativa de la alcaldía local, establecer los roles y responsabilidades de la PMO para determinar su funcionalidad en la estructura organizativa de la alcaldía local y definir el plan de implementación de la PMO para garantizar operatividad en la gestión administrativa de la alcaldía local de Sumapaz.
En el sentido de dar alcance al presente trabajo, se puso en práctica una metodología descriptiva, puesto que se realizó un análisis mediante la observación directa de los procesos adelantados por la alcaldía local de Sumapaz, determinando el nivel de madurez organizacional, posteriormente se analizó que tipo de PMO se adapta más a las condiciones organizacionales presentes basándose en su normatividad y así de manera deductiva establecer roles y responsabilidades para su funcionalidad atendiendo a la definición de un plan para la implantación de la PMO de manera inductiva y así mejorar la operatividad de la gestión administrativa de la alcaldía local de Sumapaz con los demás sectores y entidades del Distrito Capital.
Al dar alcance al trabajo realizado se puede concluir que la alcaldía local de Sumapaz obedece al nivel tres (3) de madurez -Metodología Singular- basándose en la aplicabilidad de la metodología OPM3 del PMI, lo que define que esta entidad requiere consolidar un recurso humano que satisfaga las necesidades de la misma y así poder canalizar cada una de sus acciones que conlleve a avanzar en su nivel de madurez proporcionándole eficacia y efectividad en su gestión. De igual manera, se estableció fundamentado en la estructura organizacional que presenta la alcaldía el tipo de PMO que mejor respondería a estas condiciones organizacionales es la PMO tipo “Torre de Control”.
Ante ello, se determina que la PMO debe ejercer un rol de apoyo a la gestión adelantada por el alcalde local, siendo esa figura la que canaliza el accionar de la gestión administrativa en pro del buen direccionamiento de la inversión social hacia el bienestar de las comunidades; lo que conlleva a que se defina el plan de implementación obedeciendo a un proceso sistemático que proporcione garantía en la consolidación de la misma, para lo cual se establece que sea liderado por un Director de la PMO y se apoye en personal adscrito a la entidad en calidad de directores de proyectos, dimensionando un equipo interdisciplinario de convicción clara y calificada, lo que será garante en la operatividad de la PMO dentro de la estructura organizacional de la alcaldía dado que se requiere de un cambio paulatino en la cultura en la dirección de la gestión administrativa adelantada por la entidad.
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