RESUMEN EJECUTIVO
El Banco Popular y de Desarrollo Comunal, nace como una institución de Derecho Público no estatal, cuyo objetivo primordial es el de servir de instrumento para satisfacer las necesidades financieras de los trabajadores del país dirigidas hacia el consumo, la inversión familiar y la inversión productiva.
En los últimos veinte años, el mercado financiero costarricense ha experimentado un crecimiento considerable.
Como consecuencia de esto, los intermedios financieros se vieron obligados a desarrollar nuevas estrategias para mantener su nivel competitivo.
Actualmente, sin perder de vista la razón de ser del Banco Popular, este se enfrenta al reto de modernizar la Institución para hacerla más competitiva y acorde con las necesidades que plantea la globalización: dentro de ella, la apertura de mercados y liberalización de la economía mundial.
Este inquietante tema puso sobre el tapete otras necesidades que van más allá de las reformas legales y estructurales tales como, la atención más mensurada y puntual de algunos aspectos relacionados con el recurso más importante en toda empresa: el insumo humano. Este proyecto se crea con el fin de mejorar la competitividad del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, a través del servicio al cliente, mediante la separación de actividades de negocios y de soporte administrativo en los centros de negocios de desarrollo que permitan mejorar los tiempos de respuesta, ante los servicios brindados por la Institución. La descentralización es un proceso de largo plazo y una forma democrática de organizar un país, una empresa o institución. Con la descentralización las regiones podrán elegir su propio plan, priorizando sus necesidades. Es integral porque abarca e interrelaciona a toda la organización. Es participativa. No excluye a nadie. Por el contrario, el proceso requiere que individual o colectivamente participen la mayor cantidad de involucrados. Es gradual. Es decir es un proceso que se inicia ahora, pero que tomara su tiempo. Por lo tanto, es permanente y obligatoria.
Permite una gestión más ágil, se trabaja por objetivos regionales y el delegado puede desarrollar sus propias iniciativas. Cada responsable recibe las especificaciones a implementar en su propia área de responsabilidad y de esta forma se reducen considerablemente las tareas de control por parte de la unidad Central. Los resultados de la gestión se pueden medir con mayor facilidad,
permitiendo la efectividad de la delegación y el desarrollo personal del responsable. Una de las ventajas más importantes de la descentralización es la reducción de los circuitos, tanto funcionales como económicos, característicos en toda gran organización; es sobre todo una forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.
Consecuentemente, el objetivo general de esta investigación es realizar el Plan de Gestión de la descentralización de los centros de negocios de desarrollo de las diferentes regiones del país, para mejorar el servicio al cliente y la productividad del Conglomerado Banco Popular, para el logro de este, se plantearon cuatro objetivos específicos, que se mencionan a continuación: planificar el alcance del proyecto de la descentralización de los Centros de Negocios de desarrollo del Banco Popular para que a través de este, mejore el servicio al cliente y la productividad, definir los tiempos requeridos para ejecutar el proyecto de descentralización de los Centros de Negocios de desarrollo, con el fin de determinar un cronograma de actividades, elaborar el plan de recursos humanos del proyecto de descentralización para determinar la cantidad y el perfil del recurso necesario, diseñar el plan de comunicación del proyecto de descentralización de los Centros de Negocios de desarrollo para lograr un adecuado manejo de la información que permita cumplir con el alcance del proyecto.
La información recopilada para la elaboración de este proyecto proviene de fuentes primarias, secundarias y documentales, en las que se encuentran las encuestas, entrevistas y documentos de la Institución que contengan aspectos relevantes para el estudio como procedimientos, manual de puestos, normativa, y página web. El método de investigación utilizado es mixto, en virtud que integra la investigación de campo y la documental para consolidar de una mejor forma las referencias y resultados, mismos que ha sido obtenidos por medio de la recopilación de datos numéricos, estadísticos y además aplicando complementariamente la observación por entrevista. Se planificaron cuatro áreas de conocimiento de la administración de proyectos, con el fin de determinar lo necesario para la ejecución del proyecto de la apertura de los centros de negocios de desarrollo de las Direcciones Regionales del Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Del Plan de gestión de alcance se determinó que se cuenta con los recursos necesarios para la ejecución del proyecto, tal es el caso que se logrará separar la operativa del negocio y administrativa, así mismo determinar la estructura organizacional necesaria, la infraestructura y los modelos financieros para realizar la medición respectiva, además se cuenta con el presupuesto para el año 2010 y con el capital humano que permite obtener el equipo de trabajo del proyecto, para una eventual apertura de los centros de negocios de desarrollo.
Se elaboró un cronograma donde se visualiza una duración total de 133 días para completar los procesos de la administración del proyecto, desde el inicio hasta el fin, en el mes de agosto debe estar listo la etapa de planificación del proyecto, para a finales de setiembre realizar las respectivas aperturas de los centros de negocio de desarrollo, esto basado en el plan de gestión del tiempo definido. Con respecto al recurso humano se estableció el equipo de trabajo para la planificación del proyecto, el cual consiste en un grupo de 6 personas, las cuales contarán con la capacitación necesaria para cumplir con las funciones asignadas, asimismo se establecieron los mecanismos de medición del cumplimiento de labores, además se definieron los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Se elaboró un plan de comunicación, con el fin de generar un ambiente saludable durante el proyecto de descentralización de los centros de negocio de desarrollo, en el cual se establecieron los mecanismos que se utilizarán; entre ellos el correo electrónico y las notas formales como medios de comunicación con los involucrados en el proyecto, además se definió la periodicidad con la cual se deben presentar los informes de avance (semanales, mensuales, entre otros) y los aspectos que debe contener cada uno de ellos.
Finalmente, se determinó que la descentralización de la apertura de los centros de negocios de desarrollo permitiría disminuir los tiempos de respuesta al cliente, al contar con procesos separados y especialistas en cada etapa del servicio al cliente.
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