RESUMEN EJECUTIVO
El Grupo Corporativo Saret nació el 20 de Enero de 1976 como una empresa consultora en el campo de la industria alimentaria. En 1977 se incorporó al diseño,ingeniería, construcción mecánica y civil de equipo de almacenaje y procesamiento para granos y cereales.
En los últimos años se ha orientado al desarrollo y construcción de proyectos de infraestructura, con énfasis en el sector energético. Ha logrado un crecimiento importante en la región, actualmente tiene presencia en toda la América Central y Panamá con oficinas de proyectos, además de las oficinas comerciales y administrativas en Nicaragua, Panamá y Costa Rica.
En los últimos años se ha orientado al desarrollo y construcción de proyectos de infraestructura, con énfasis en el sector energético. Ha logrado un crecimiento importante en la región, actualmente tiene presencia en toda la América Central y Panamá con oficinas de proyectos, además de las oficinas comerciales y administrativas en Nicaragua, Panamá y Costa Rica.
Sin embargo, pesar de los logros alcanzados, a nivel interno la empresa no ha logrado estar satisfecha con la forma de gestionar proyectos. En algunas divisiones del Grupo se trabaja de forma autodidacta. Esto provoca que la eficiencia de la gestión operativa no sea la esperada ya que por la cantidad y variedad de proyectos activos y la forma independiente de ejecutarlos se dificulta el seguimiento y control de cada uno de ellos.
En este momento al no haberse unificado criterios y métodos de trabajo se siguen metodologías y generan registros diferentes en los proyectos que desarrollan cada una de las empresas que componen el Grupo SARET lo que influye en una coordinación insuficiente de los recursos entre proyectos y genera costos mayores a los estimados para la consecución de los alcances acordados con el cliente.
Por tal motivo es imperativo implementar metodologías estandarizadas que unifiquen criterios de aceptación.
Por tal motivo es imperativo implementar metodologías estandarizadas que unifiquen criterios de aceptación.
El objetivo general del presente trabajo fue desarrollar estándares para la gestión de la PMO del Grupo Saret integrando las normas ISO y estándares del PMI. Los objetivos específicos que se trazaron fueron: realizar análisis de la situación actual de la empresa para determinar que herramientas y estándares relacionados a la Gestión de Proyectos se utilizan.
Seguidamente se identificaron y seleccionaron las normas ISO y del PMI a utilizar e integrar en la PMO para lograr la estandarización a nivel del Grupo Corporativo. A partir de estos análisis se procedió a desarrollar herramientas y plantillas para apoyar la gestión de la PMO del Grupo Saret integrando las normas ISO y del PMI.
Para la investigación se utilizó el método analítico –sintético mediante el cual se estudió la situación global actual de la empresa en cuanto al manejo de proyectos. Posteriormente se realizó la revisión y análisis de los registros y métodos afines a las normas ISO y del PMI que se utilizan con el fin de determinar las necesidades de mejora y definir cuáles de estos se integrarían y/o eliminarían para proporcionaruna metodología aplicable al Grupo y a sus necesidades. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Para lograr los objetivos propuestos, se utilizó la técnica de investigación documental y la de campo, lo cual facilitó que el proyecto se enfocara en la recopilación de datos de proyectos ejecutados, PMBOK, 2008, norma INTE-ISO 9001:2008, se utilizaron plantillas y formularios adaptados del libro (A ProjectManager’s Book of Forms, 2009).
Entre las principales conclusiones obtenidas de esta investigación tenemos el estudio realizado acerca de la utilización de herramientas y estándares para la AP que arrojó las carencias existentes en varios de los procesos principales de la administración de proyectos, esto a pesar que la organización tiene establecidos en sus empresas procesos y trata continuamente de avanzar a niveles más altos.
No se recopilan ni se difunden las lecciones aprendidas, principalmente porque no se considera importante recopilar datos, nunca hay tiempo y al final el equipo del proyecto aprendió la lección pero no la empresa, las metodologías no están estandarizadas, se utilizan registros diferentes en cada área de la organización y existe una gran resistencia al cambio por parte de algunos colaboradores.
Además se pudo constatar durante la revisión documental que no solo hay faltas en la uniformidad de los formatos que se utilizan y en procedimientos sino que esto contribuye a que no se tenga disponibilidad de información relevante de tiempo y costos que sirvan de referencia a futuros proyectos, además la falta de recopilación estandarizada de estos datos podrían enmascarar ineficiencias y sobrecostos.
Además se pudo constatar durante la revisión documental que no solo hay faltas en la uniformidad de los formatos que se utilizan y en procedimientos sino que esto contribuye a que no se tenga disponibilidad de información relevante de tiempo y costos que sirvan de referencia a futuros proyectos, además la falta de recopilación estandarizada de estos datos podrían enmascarar ineficiencias y sobrecostos.
Entre las recomendaciones más relevantes tenemos que la organización y la PMO deben hacer un esfuerzo constante para adaptar y seguir desarrollando procesos y metodologías aplicando las mejores prácticas de AP y normas ISO de manera que se logren cambios organizacionales.
Para Saret resulta de suma importancia la aplicación de metodologías según el PMI e ISO en un procedimiento que permita un monitoreo y control efectivo de los proyecto para la toma de acciones preventivas oportunas, la integración de programas y portafolio, así como el fortalecimiento de la cultura en administración de proyectos.
La PMO debe ser el agente impulsor y promotor de las estrategias alrededor de la AP profesional que comprenda las mejores prácticas a nivel mundial, fomentando metodologías y la mejora continua de los procesos, además mantener una comunicación constante con los involucrados de manera que genere compromiso en todos los niveles de la organización con los que interactúa y de los que depende.
Para Saret resulta de suma importancia la aplicación de metodologías según el PMI e ISO en un procedimiento que permita un monitoreo y control efectivo de los proyecto para la toma de acciones preventivas oportunas, la integración de programas y portafolio, así como el fortalecimiento de la cultura en administración de proyectos.
La PMO debe ser el agente impulsor y promotor de las estrategias alrededor de la AP profesional que comprenda las mejores prácticas a nivel mundial, fomentando metodologías y la mejora continua de los procesos, además mantener una comunicación constante con los involucrados de manera que genere compromiso en todos los niveles de la organización con los que interactúa y de los que depende.
Además mantener procedimientos que reúnan las mejores prácticas en la AP esclave para un efectivo manejo de calidad, para ser congruentes con el SGE y lograr la certificación del Grupo Corporativo en ISO 9001: 2008, evitando repetirerrores pasados al proporcionar un marco que involucre verificar la conformidad con sus pautas y brindar continuidad para toda la organización
Estudiante : Lilia Maria Torres Lopez
Estudiante : Lilia Maria Torres Lopez
