RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto de graduación desarrolló un plan de gestión de proyecto para la implementación de una metodología de planeamiento para lanzamiento de nuevos dispositivos médicos en la empresa Boston Scientific de Costa Rica.
Boston Scientific es una empresa del área de salud, dedicada al diseño, fabricación y distribución de dispositivos médicos mínimamente invasivos, para el mundo. Cuenta con dos plantas de manufactura en Costa Rica, con una trayectoria de 8 años en el país dando oportunidades de trabajo a más de 2800 colaboradores nacionales, convirtiéndose en la primera empresa del área salud que posee dos plantas totalmente operativas funcionando en nuestro país, y la segunda mayor empleadora del sector.
En la actualidad, la planta carece de una metodología estándar para planificar proyectos para lanzar productos nuevos al mercado. Esto ha generado problemas innecesarios en el transcurso de la gestión de proyectos, mal uso de recursos, tiempos fuera de lo esperado, que a fin de cuentas afecta negativamente el margen de ganancia pronosticado por la compañía.
Una gran porción de los proyectos se lanzan al mercado tardíamente, permitiendo que otros competidores obtengan ventajas de negocio por ganar segmentos de mercado, esto precisamente por anticipar nuevas tecnologías, nuevas soluciones y alternativas de punta, que simplemente lo logran por lanzar antes.
Esto también hace que los competidores de una u otra forma inspiren mayor confianza y credibilidad a los Doctores, Hospitales y Centros de Servicios de Salud en general, y eso nos deja en desventaja, y nos aleja de nuestro sueño por alcanzar nuestra visión corporativa.
La necesidad de ser altamente eficientes, efectivos e innovadores en el tema de nuevos productos y participaciones tempranas en los segmentos del mercado, dieron origen a este proyecto final de graduación, el cual consiste en dar un giro en la manera en que planificamos proyectos, consolidando una metodología para planificar alcance, duración, costo, calidad, riesgos y comunicaciones del proyecto, mediante la aplicación de las mejores prácticas aprendidas a lo largo del plan de estudios de ésta maestría en Administración de Proyectos, mejores prácticas basadas en la guía del PMBOK® (El Project Institute Body of Knowledge por sus siglas en inglés), con el fin de aumentar las posibilidades de éxito de los proyectos de ésta índole.
El objetivo de este proyecto consistió en el desarrollo e implementación de una metodología para el lanzamiento de nuevos dispositivos médicos en Boston Scientific Costa Rica, siendo ésta la primera metodología de planificación propuesta a la PMO de la empresa, plan de gestión basado en las guías del PMI (El Project Management Institute por sus siglas en inglés), y con ello aumentar las posibilidades de éxito para cumplir con los objetivos planteados en la empresa de lanzar productos nuevos al mercado.
Los objetivos específicos estuvieron estrechamente relacionados con las áreas de conocimiento propuestos por el PMI, donde se inició con el plan de gestión del alcance del proyecto, para definir y controlar lo está incluido y excluido en el proyecto, se siguió con el plan de gestión del tiempo, costo y calidad, donde se logró plantear un cronograma de trabajo, con duraciones, secuencias, costos y requisitos de cada tarea, alineados al objetivo del proyecto.
Finalmente se definió un plan de gestión de riesgos y comunicaciones, donde se desarrollaron planes sólidos de mitigación y contingencia además de un aseguramiento del flujo de la información tal que controlara la generación, captura, procesamiento y distribución en tiempo y forma de la misma.
La creación del plan de gestión en las áreas de conocimiento mencionadas, se alcanzó mediante el acceso principalmente a fuentes de información internas de la compañía, sistemas, bases de datos y demás, que no precisamente son ampliamente aplicadas de manera local, pero que sirven de guía para las plantas que si tienen un PMO formal y consolidado, y que se apegan a las metodologías corporativas para administrar proyectos.
Una vez recopilados y analizados, se procedió a seleccionar los sistemas más relevantes de proyectos anteriores, de los que hubo una historia de éxito detrás, éste recopilado fue la base para la definición de los diferentes planes de gestión del proyecto.
Los resultados más importantes al cabo de la finalización de este proyecto fue poder sentar un precedente importante en las plantas de Costa Rica, en donde se publicó una guía local de buenas prácticas plasmadas en una metodología para planificar proyectos para lanzamiento de nuevos productos, con la promesa de aumentar las posibilidades de éxito para cumplir con los compromisos adquiridos con la Corporación, y a su vez maximizar las ganancias que entren a las arcas de la empresa.
Se planteó un cálculo teórico que el porcentaje de proyectos que lanzan tardíamente productos al mercado se puede reducir en aproximadamente un 50% al seguir las recomendaciones propuestas por ésta guía.
Como conclusión, los proyectos van a ser administrados con mejores técnicas de planificación en sus áreas de conocimiento que las actuales, las cuales no son estándar ni consistentes, facilitando el buen desempeño de los directores de proyecto locales, permitiéndoles ser más competitivos a nivel global, y muy importante, mejorando las posibilidades de cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos de proyecto, un compromiso extremadamente formal y serio con la organización, su cumplimiento significa dejar en alto el nombre del país, mediante la inspiración de confianza y credibilidad que toda planta satélite ocupa con tal de mantenerse sólida y funcional, no solo para poder subsistir, sino también para poder luchar contra las mejores y ofrecer mejores productos y servicios.
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