RESUMEN EJECUTIVO
En este documento se realizó el diseño de una propuesta para una OAP (Oficina de Administración de Proyectos) en el Centro de Formación de San Andrés que desarrolle actividades propias de la Gestión de Proyectos de la institución y contribuya a la solución de los problemas organizacionales en materia de planeación, ejecución y cierre de proyectos.
Esta propuesta se llevó a cabo ya que esta organización requiere del desarrollo de los proyectos y del seguimiento de los mismos, mejorando la obtención de resultados esperados plasmados en cada proyecto, además de la multiplicación de la información obtenida y útil para proyectos venideros.
Este trabajo fue elaborado de manera investigativa, analítica y con un alto grado de compromiso, basado en la información institucional y la aplicación de los instrumentos, procesos y metodologías propias de la Gestión de Proyectos
.
Cada uno de los conceptos adquiridos a lo largo del curso de Formación aportaron al desarrollo de este trabajo, Como resultado se obtuvo una caracterización propia de una OAP específica para el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) basado en las necesidades detectadas, tomando como insumo toda la información recolectada a lo largo del proceso de elaboración del trabajo.
De igual forma se logró adquirir información sobre los diversos beneficios, ventajas y problemática del Centro de Formación que solucionará esta OAP. Para la realización de dicha investigación, se realizaron encuestas con preguntas cerradas con respuestas de selección múltiple, las cuales fueron procesadas y analizadas para posteriormente sacar las conclusiones pertinentes. Estos cuestionarios estuvieron dirigidos a funcionarios de la institución, líderes, coordinadores de departamentos y demás personal involucrado con la ejecución de proyectos.
El desarrollo de este escrito se elaboró bajo la estructura de la elaboración de tres objetivos principales los cuales estaban direccionados inicialmente a la caracterización del tipo de OAP más funcional basado en las necesidades presentadas por el Centro de formación SENA.
Posteriormente se diseñó una propuesta de OAP, incluyendo aspectos organizacionales, responsabilidades, metas, objetivos entre otros, para finalmente adelantar la implementación de la misma.
Se tuvieron en cuenta aspectos organizacionales y culturales, los cuales fueron determinantes para la implementación de la OAP, proporcionando una destacada gestión para que estos aspectos sean traducidos en ventajas para el funcionamiento de la misma.
De igual forma, el estudio de madurez de la organización permitió definir el tipo de OAP a aplicar, la cual produjo resultados satisfactorios para la organización, el modelo utilizado fue la Torre De control, el cual se describió de manera detallada, evidenciando los innumerables beneficios que le aporta a la organización en administración de Proyectos.
Cabe mencionar que se destaca la importancia del apoyo a los líderes de proyectos en el desarrollo de sus actividades como gestores por parte de la alta gerencia, brindándole la confianza, la autonomía y el apoyo pertinente para el desarrollo óptimo de las tareas propias de la gestión de los proyectos.
Dentro de los resultados obtenidos se obtuvo un estudio detallado con los pormenores sobre la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos que provee las soluciones necesarias a la problemática identificada y a las falencias detectadas en el estudio de madurez realizado a la organización.
Otro resultado obtenido se refleja en los resultados obtenidos en la gestión de proyectos, con un mayor número de proyectos exitosos, gracias a la aplicación de buenas prácticas en la gestión de las áreas del conocimiento.
La trazabilidad por parte de la alta gerencia en el seguimiento de cada uno de los proyectos, representó otro resultado significativo, permitiendo la interacción y retroalimentación directa entre las tareas de la Oficina de Administración de Proyectos y la gerencia del Centro de Formación Sena Regional San Andrés Islas.
Por lo anterior se recomienda un apoyo permanente por parte de los directivos para con la Oficina de Administración de Proyectos, de igual forma la colaboración de los demás departamentos de la organización para el desarrollo de actividades de manera engranadas que faciliten el cumplimiento de las objetivos y metas trazadas, y para la cual fue creada esta OAP.
Otra recomendación se centró en la socialización, aplicación y estandarización de una metodología única de uso obligatorio para los líderes en la gestión de proyectos en la institución, brindando mejores resultados en la consecución de cada uno de estos, a su vez permite la obtención y consignación (centros de documentación) de información relevante (Lecciones Aprendidas) útil para el desarrollo de futuros proyectos, inclusive para los que se realizan de manera simultánea.
Las lecciones aprendidas proporcionaran múltiples beneficios entre los cuales estará la posibilidad de contar con información preliminar como insumo para la realización de proyectos posteriores, guiando y logrando que los proyectos siguientes trabajen sobre una base y de esta forma no recaigan en errores pasados, aumentado así, las posibilidades de la obtención del éxito en estos.
Finalmente para garantizar el éxito de este proyecto en el aspecto cultural y/o organizacional, se procuró la realización de las actividades propias de la implementación de manera gradual, evitando de esta forma ocasionar rechazo en los funcionarios de la organización, y a su vez el rechazo por parte de los mismos
Descarga aqui:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1273.pdf
