RESUMEN EJECUTIVO
La Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo (DIEE) del Ministerio de Educación, nace en el año 2007, debido a una restructuración institucional llevada a cabo por el gobierno de la época. Se constituye de cuatro departamentos: Departamento de Proyectos, Departamento de Investigación y Desarrollo, Departamento de Ejecución y Control y el Departamento de Contrataciones.
La función primordial de la DIEE es la de ser “El ente responsable de la planificación y desarrollo de la infraestructura y el equipamiento educativo a nivel nacional” (MEP, 2007).
Con el pasar de los años la institución ha ido entrando en una monotonía organizacional y diferentes problemas se han suscitado específicamente en planificación, priorización, seguimiento y control de los proyectos.
Razón por la cual se pretende crear un plan organizativo que permita crear una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos, desde la cual se puedan aplicar metodologías de la Administración de Proyectos. A este respecto se deberán definir claramente las funciones de la OAP, la cual deberá estar formada por personal calificado y donde no exista conflicto en la toma de decisiones y en la forma de realizar las labores.
El objetivo general de esta investigación fue: Crear un plan para la implementación de una oficina de administración de proyectos, que permita su administración, usando metodologías y técnicas propias de la disciplina de la Administración de Proyectos (AP), tal y como lo propone el PMI.
Los objetivos específicos fueron: 1. Realizar un análisis de la madurez organizacional, para determinar qué técnicas y herramientas de la administración de proyectos, son aplicadas en la organización en la actualidad y que permita definir las áreas donde la organización es más débil. 2. Establecer el tipo de oficina de administración de proyectos que inicialmente se implementará, así como el alcance y funciones de la misma, y los roles y responsabilidades de los miembros, en función del análisis de madurez y las relaciones de la misma con las distintas unidades, para determinar cuál será su ubicación estratégica dentro de la estructura organizacional actual. 3. Elaborar un plan de proyecto, en el cual se especifiquen claramente los pasos y requisitos necesarios, para la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos (OAP).
La metodología utilizada para la investigación estuvo basada en investigación documental y de campo, para lo cual se investigó literatura concerniente a la AP y más específicamente a la OAP, por otro lado, se utilizó el modelo de madurez del doctor Harold Kerzner, además de un cuestionario, para determinar la madurez organizacional de la empresa.
Como resultado, la oficina de administración de proyectos propuesta, fue la de Estación Meteorológica, la cual tendrá como función principal, al menos inicialmente, la de acompañar a los equipos de trabajo, ofreciendo alternativas para la administración de los proyectos. Se identificaron sus valores, así como la misión y visión de la misma y las funciones tanto en su primer etapa de implementación como en la segunda.
La oficina de proyectos estará compuesta por cuatro personas, un jefe y tres colaboradores, a los cuales se les definió sus roles y responsabilidades dentro de la misma.
El plan final muestra el paso a paso para lograr la implementación de la oficina dentro de la DIEE, donde se especifican el acta preliminar, el enunciado del alcance, la EDT, el cronograma, la matriz de roles y funciones, matriz de comunicaciones y la de riesgos, todos estos documentos deberán ser revisados una vez se de el visto bueno para iniciar la implementación.
Los resultados obtenidos del modelo de madurez fueron analizados según los cinco niveles del modelo, de manera tal, que fue posible concluir que la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo (DIEE), es una organización inmadura desde el punto de vista de la administración de proyectos, donde existe carencia en cuanto a lenguaje común, procesos comunes, metodología única y poca retroalimentación de experiencias de proyectos, por lo cual la mejora continua es muy limitada.
Por tal motivo se recomendó realizar la implementación de la OAP, así como realizar una planeación estratégica que incluya como mínimo a los jefes de departamento. Aunado a lo anterior, se recomendó realizar planes de capacitación hacia los funcionarios, con el fin de dotarles de mejores habilidades y mejorar las existentes.
Por último, y en caso de no ser viable la propuesta desarrollada, se recomendó a la dirección y a los jefes de departamentos, analizar y actualizar las metodologías y procedimientos utilizados dentro de la DIEE, en todos los departamentos, así como revisar la definición de roles y funciones de los funcionarios con el fin de identificar las carencias que limitan al personal para realizar su trabajo.
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