RESUMEN EJECUTIVO
El hospital de San José, entidad de la Sociedad de Cirugía de Bogotá, desde su creación en 1902, ha sido campo de práctica para los diferentes programas de medicina, enfermería y otras áreas de ciencias de la salud en Bogotá y desde 1994, es el principal campo de práctica de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS) en conjunto, con el Hospital Infantil Universitario de San José, adquirido por la Fundación en el año 2002. Desde ese momento, la Fundación inicia un crecimiento acelerado en el número de estudiantes de sus cuatro programas de pregrado (medicina, enfermería, instrumentación y Citohistotecnología), en sus especialidades médicas (36 en total) y más de 20 programas de educación continuada.
La FUCS ha venido gestando y desarrollando proyectos en la creación de nuevos
programas, centros y áreas de apoyo que contribuyen a su crecimiento en las áreas de docencia, investigación y proyección social, pilares establecidos en el proyecto educativo institucional PEI, para lo cual en el año 2006, se crea la Vicerrectoría de Planeación y Gestión de Proyectos, centralizando algunas funciones necesarias para el buen desarrollo de los proyectos, sin embargo, aunque se crea un ente centralizador de proyectos, la FUCS considera que dado el crecimiento vertiginoso de proyectos, es necesario fortalecer la formación en gerencia de proyectos y de establecer metodologías y formatos estandarizados que permitan tener una base centralizada de administración de proyectos, razón por la cuál, se propone crear una oficina virtual de gestión de proyectos.(OVGP).
El objetivo principal de este proyecto, es crear una oficina virtual de gestión de proyectos en la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), que apoye la administración de los proyectos administrativos y académicos; para lograrlo se deberá : efectuar un diagnóstico del estado actual de la FUCS en cuanto a la administración de proyectos identificando asi las oportunidades de mejora para la implementación de una Oficina virtual de gestión de proyectos, identificar los roles para los diferentes cargos que serán los responsables del funcionamiento de la oficina virtual de gestión de proyectos; plantear la estrategia para la implementación de la misma, y definir estrategias, que desarrollen la cultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la oficina virtual de GP.
El desarrollo de los objetivos, se llevó a cabo, mediante la aplicación de instrumentos tales como: entrevistas, y cuestionarios que permitieron establecer las oportunidades de mejora para la implementación de la oficina virtual de gestión de proyectos, con base en las oportunidades de mejora se determinaron los roles de los cargos responsables del funcionamiento de la oficina virtual de gestión de proyectos, en documentos denominados perfiles de rol por cargo.
A partir de investigación documental, entrevistas y la búsqueda de información referente a tipos de oficinas de gestión de proyectos, se plantearon las estrategias para la implementación de una oficina virtual de gestión de proyectos y una vez definidas las estrategias de implementación, se establecieron las acciones que desarrollenla cultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la misma.
De acuerdo con el diagnóstico de la administración de proyectos de la FUCS, la oficina virtual de gestión de proyectos deberá contar con un Director, un analista, un administrador de contenidos y dos líderes de proyectos que en principio se dedicarían a la administración virtual de los proyectos administrativos y de los académicos; con esta organización, se cubririan las principales debilidades de la FUCS en lo concerniente a establecimiento de estándares, construcción de un repositorio de datos de proyectos y la implementación de herramientas y procesos para la administración y manejo de proyectos de la FUCS.
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