RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad las empresas dedicadas al negocio de la tecnología de información han encontrado un nicho muy importante en la venta de servicios profesionales (en adelante outsourcing) de soporte y mantenimiento de equipos debido a que forma una parte cada vez más importante dentro de las organizaciones, independientemente de la actividad que se desarrolle, entre las empresas cada día es más común, desde bancos (tanto privados como estatales), hasta empresas gubernamentales.
El ahorro que se logra por concepto de cargas sociales, conservar el conocimiento
tecnológico al mismo tiempo que se delega el trabajo más mecanizado permitiendo al personal clave concentrarse realmente en la actividad económica de la organización, han convertido la relación outsourcing en una alternativa muy atractiva para un gran sector industrial del mundo y Costa Rica no es la excepción.
Hewlett Packard (en adelante HP) y Procter & Gamble (en adelante P&G) son dos de las empresas con más presencia a nivel mundial, líderes en sus respectivos mercados y poseen una relación outsourcing donde HP brinda los servicios de tecnología a P&G, especializados para todas sus aplicaciones de software, hardware, comunicaciones y seguridad tecnológica; tanto el mantenimiento como el desarrollo de aplicaciones.
Desde el 11 de abril del año 2003 HP y P&G anunciaron un acuerdo comercial por la suma de $3 billones de dólares, un contrato de administración de los servicios de tecnología de información (TI) por un período de 10 años.
Este acuerdo es para HP un ejemplo de su estrategia empresarial de adaptación que es la habilidad de integrar varias tecnologías de manera que trabajen bajo los requerimientos de un mismo cliente, además le permitió a P&G concentrar sus recursos y energías en lo que se conoce como core bussines (negocio principal), en actividades como estudios de mercado, estrategias para crear mercados locales y ampliar los servicios globales enfocados en su negocio de distribución de productos de consumo masivo, dejando en HP toda la responsabilidad tecnológica.
Este trabajo tiene como objetivo desarrollar un plan de proyecto para el proceso de integración y consolidación de los Data Centers de P&G en uno moderno de última generación. Para esto se recurrirá a los estándares del Project Management Institute (PMI) de manera que se genere una serie de documentos claves que permitan alcanzar este objetivo de la mejor manera.
Estos documentos serán: un plan de gestión del alcance que asegure que el proyecto incluye todos los procesos necesarios y sólo los necesarios para finalizar exitosamente, un plan de gestión del tiempo que permita administrar y controlar que las actividades se cumplan dentro del tiempo solicitado, un plan de gestión de costos que incluya los procesos para la estimación de presupuesto y control del recurso económico para que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado, un plan de gestión de los riesgos que incluya planificación de la administración de riesgos, identificación, análisis y plan de contingencia, un plan de gestión de adquisiciones que permita ampliar el contexto donde se desarrolla el proyecto.
Se utilizaron básicamente dos métodos de investigación, primero el juicio experto de la administradora del proyecto, la cual accedió a participar en sesiones de trabajo con el objetivo de despejar cualquier duda que pudiera surgir a partir de la lectura de los
documentos.
En segunda instancia, para obtener datos técnicos de servidores y otros equipos de HP, se acudió a la página oficial de HP www.hp.com en internet, y otros motores de búsqueda que direccionaron la investigación a otra página que proporcionó el resto de la información necesaria para la investigación.
El equipo de trabajo se conforma con personas de todo el mundo, siendo Costa Rica el centro de operaciones técnicas, la integración aún no ha finalizado, se encuentra en la fase 8 según cronograma.
Para agilizar la comunicación entre los miembros del equipo se ha utilizado el correo electrónico, sin embargo a la fecha hace falta un sitio virtual donde se pueda publicar la información de manera que los interesados puedan tener acceso desde cualquier país.
Los riesgos que se han materializado, están contemplados dentro del plan de gestión y fueron de naturaleza técnica como se pensaba que sucedería, la respuesta fue efectiva y por el momento no ha representado un impacto significativo al cronograma.
El presupuesto se ha distribuido de acuerdo a lo planeado y de acuerdo con comunicados de la gerencia ya se han realizado las adquisiciones correspondientes de manera que no se proyectan faltantes de dinero por lo que resta del cronograma.
Además, la definición de las actividades ha sido fundamental tanto para su secuenciamiento como para la estimación de tiempos. Esto permite un control efectivo sobre el desarrollo de las actividades, la administración del tiempo de los recursos en referencia a las holguras y la ruta crítica; y también es una herramienta muy importante para anticipar la presencia de un riesgo incluso antes que se manifieste su disparador.
La integración de las partes involucradas en las primeras etapas de definición del alcance fue fundamental para asegurar la efectividad de este plan, lo cual constituye la clave del éxito en términos de conseguir los objetivos dentro del tiempo necesario y con el recurso asignado.
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