RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación fue realizada dentro del entorno de la Empresa de Servicios Públicos S.A, y tuvo como propósito la elaboración de un plan de gestión de proyecto para la implementación de un portal virtual institucional en dicha empresa. La E.S.P.H SA es una empresa dedicada a la prestación de servicios de agua potable, energía, alumbrado público y alcantarillado sanitario, que está circunscrita a la cuidad de Heredia, específicamente los cantones de San Rafael, San Isidro, algunos sectores de San Pablo y todo el cantón central de Heredia. Se vislumbró que durante los últimos años la E.S.P.H S.A. ha tenido un acelerado crecimiento tecnológico orientado al respaldo de los procesos medulares de la empresa mediante la puesta en marcha de importantes sistemas, sin embargo la integración de estos procesos y en general la eficiencia de la gestión de los colaboradores en general se dejó de lado.
La intranet institucional tiene por finalidad ser un sistema que apoye el desempeño de los trabajadores, de manera que les ayude a crear y entregar valor en sus procesos y a sus clientes, socios, aliados, pares, relacionados, promotores y accionistas, constituyéndose así en un elemento integrador y optimizador de la gestión en general, por lo que la correcta planeación y profundización en los procesos que envuelven a este proyecto fue de vital importancia para brindar un marco de referencia detallado que permita al equipo del proyecto llevar a cabo una ejecución limpia y exitosa.
Por está razón, los esfuerzos de la investigación se centraron en la elaboración de un plan de gestión para el proyecto en mención que cumpliera con las metas planteadas, las cuales se enfocaron en el desarrollo de cinco planes de gestión que abarcaron las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, comunicaciones,recursos humanos e integración.
En el primero de estos planes se desarrolló el alcance del proyecto tomando como base insumos de una metodología estructurada usada en el desarrollo de sistemas informáticos con la finalidad de lograr la identificación de las actividades requeridas para el cumplimiento cabal del proyecto; el desarrollo del plan de gestión de recursos humanos abarcó la identificación de roles, responsabilidades, equipo humano, requerimientos aptitudinales y herramientas para la evaluación del rendimiento del equipo para el desarrollo óptimo de cada una de las actividades del proyecto; en cuanto al plan de gestión del tiempo se buscó lograr el desarrollo del mismo considerando los recursos que se asignaron al proyecto y las herramientas para su respectivo monitoreo; las comunicaciones fueron tratadas a través del plan de gestión de las comunicaciones el cual se desarrolló para determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto, los mecanismos para su distribución, los responsables en el proceso y la información sobre el rendimiento.
Para la elaboración de este plan de proyecto se utilizó el tipo de investigación llamado Investigación Mixta la cual se emplea en trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio deltema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ángulos de exploración.
Al aplicar ambos métodos se pretendió consolidar los resultados obtenidos al emplear técnicas típicas como las entrevistas y las encuestas, el benchmarking, el juicio de expertos, y el árbol de problemas para la definición del alcance y la determinación de aspectos relevantes como la duración estimada de las tareas o la selección del equipo del proyecto.
Otras herramientas que se utilizaron para sistematizar y organizar los resultados de la investigación fueron las plantillas y el estudio bibliográfico de textos reconocidos en materia de administración de proyectos como por ejemplo la guía del PMBOK.
En lo que respecta al método de investigación se utilizó el método analíticosintético por sus similitudes a la guía metodológica que presenta el PMBOK.
Este método consiste en descomponer una unidad en sus elementos más simples, con el fin de examinar cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto, en donde el método analítico es la observación y examen de hechos, y la síntesis es la meta y resultado final del análisis.
Al aplicar este método de investigación se obtuvieron resultados que demuestran que la cultura de administración de proyectos de la ESPH S.A se encuentra en un estado incipiente y que además requiere, como recomendación, que se lleven a cabo esfuerzos significativos en lo que respecta a capacitación del personal, refinamiento de plantillas para agilizar el desarrollo de los procesos, y en algunos casos una reorganización de la áreas para asegurar la participación óptima de los recursos que integran el equipo de trabajo del proyecto. El proyecto se organizó en ocho fases definidas a nivel conceptual con el fin lograr un entendimiento mayor por parte del equipo de trabajo en relación con el trabajo que se debe hacer y el esfuerzo requerido para finiquitarlo.
A partir de este desglose de trabajo se definieron un total de doscientas una tareas sin contar las tareas de resumen, de las cuales noventa y una conforman la ruta crítica del proyecto, para las que se recomendó duplicar esfuerzos e intensificar labores de monitoreo con el fin de impedir demoras en el proyecto.
La estructura organizativa esta compuesta por la junta directiva, la gerencia y subgerencia general, un comité para la dirección del proyecto, el director del proyecto, el líder funcional (patrocinador en este caso), un líder técnico y los respectivos equipo técnicos y funcionales.
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