RESUMEN EJECUTIVO
El Banco de Costa Rica, es una entidad bancaria que se ha dedicado a la prestación de servicios financieros a la población costarricense.
El presente trabajo tuvo como finalidad desarrollar un Plan de Gestión del proyecto para la adquisición de un sistema de software para la integración de productos de la cartera pasiva en el BCR.
Lo que se pretende es que este plan, sirva de base para planificar proyectos similares administrados en la Oficina de Control y Seguimiento de Proyectos y así apoyar la labor de los coordinadores en la planificación y ejecución de los proyectos de Tecnología.
La solución tecnológica para cumplir con este proyecto y por ende con el ente regulador debe abarcar la integración y administración de información de productos de cuentas contables de pasivos, algunas cuentas de gastos, el detalle de los préstamos que el Banco posee en el exterior e indicadores estadísticos de algunas actividades financieras del Banco.
El principal problema que ha enfrentado esta área de la División de Tecnología, es que en su mayoría los proyectos no están concluyendo en el tiempo planificado o en algunos casos no finalizan, lo que ha provoca pérdidas de dinero y pérdida de imagen de la División de TI a lo interno del Banco.
Cabe destacar que los proyectos denominados como regulatorios no se han escapado de este problema, todo esto se debe a que aunque se han iniciado procesos para establecer una normativa y procesos de administración de proyectos, pero estos no alcanzan el grado de integración y profundidad que se requieren dado que no tienen una función de un Plan de Gestión del Proyecto.
El objetivo principal planteado para este proyecto consistió en establecer un plan de gestión para el proyecto de adquisición de un sistema para la integración de productos de la cartera pasiva, buscando que el mismo pueda ser utilizado como base para otros proyectos.
Como objetivos específicos para este trabajo se establecieron el asegurar que se incluyan las tareas y entregables necesarios para llevar a cabo el proyecto exitosamente mediante la definición de un plan de gestión del alcance.
Como siguiente objetivo específico se tiene el establecer las actividades necesarias con su respectiva duración para cumplir con el alcance del proyecto mediante la creación de un plan de gestión de los tiempos del proyecto.
Se contempló también determinar la estrategia de comunicación a utilizar en el proyecto mediante la elaboración de un plan de gestión de las comunicaciones.
Finalmente se propuso definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo del proyecto a través de la creación de un plan de gestión de los recursos humanos.
Es así, como este plan se enfocó en integrar los procesos de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicación de manera que permitió planificar los entregables y estrategias necesarias para el desarrollo del proyecto, buscando su adecuada planificación, ejecución y control.
Como valor agregado, se planteó tomar el proyecto de adquisición del software para la integración de pasivos del Banco de Costa Rica como prototipo de manera que permita identificar los elementos necesarios a integrar en el diseño del plan de gestión delproyecto y que a su vez se utilice como modelo para la elaboración de planes en otros proyectos de la División de Tecnología y que son administrados en la Oficina de Control y Seguimiento de Proyectos.
Para llevar a cabo el trabajo se utilizó el método de investigación análisis-síntesis, mediante el cual se separó el objeto de estudio en partes, para así estudiar cada una en su totalidad y realizar la propuesta.
Las técnicas utilizadas son la documental y de campo, las cuales permitieron la recopilación de información relevante, que fue de gran utilidad para obtener un diagnóstico y preparar la propuesta.
Una de las herramientas donde se pudo obtener un gran aporte fue el juicio experto, esto debido al conocimiento de los funcionarios de la División de Tecnología y de la oficina usuaria.
Al finalizar este documento, se pudo determinar como prioritarias las siguientes conclusiones; se confirma la importancia de la creación de los planes como base para la ejecución, control y seguimiento del proyecto. Se logró plasmar el alcance del proyecto, lo que provocó que los miembros del equipo del proyecto conozcan y cumplan con los entregables definidos y cada una de las actividades planificadas.
Con el cronograma de actividades del proyecto, se logró que cada miembro estuviera informado sobre las actividades que debe desarrollar cumpliendo el tiempo establecido y la secuenciación de las mismas.
La planificación de los recursos humanos del proyecto, permitió que cada funcionario tuviera claro sus roles y responsabilidades en el proyecto, lo que facilitó la gestión del mismo.
Con el planteamiento creado para la administración de la comunicación, se logró transmitir de una forma ordenada la información del proyecto, destacándose la información que debe ser generada por cada miembro.
A nivel de recomendaciones se establecen como principales las siguientes; aplicar una evaluación sobre la metodología de proyectos vigente en el Banco, con el fin de lograr implementar mejoras que faciliten la adecuada gestión de los proyectos.
Seguidamente se debe tener la necesidad de fortalecer los procesos de la planificación de los proyectos de forma que esta permita mejorar la gestión de los mismos.
Que el plan de proyecto desarrollado sea utilizado como insumo para nuevos proyectos, lo cual permitirá tener un panorama claro de lo que se quiere realizar, los tiempos necesarios, los roles y responsabilidades del recurso humano asignado y que se debe comunicar en el proyecto.
Finalmente se recomienda la capacitación del personal en el entorno de la administración de proyectos y que se realice una revisión de las cargas de trabajo para evitar caer en una sobrecarga de actividades, lo que provocará un deterioro en el rendimiento de los recursos.
