RESUMEN EJECUTIVO
Este trabajo corresponde al desarrollo de la propuesta metodológica para la gestión del portafolio de proyectos en Hospira Costa Rica. Hospira es una empresa ubicada dentro del Parque Industrial llamado Global Park, en la Aurora de Heredia, nace a partir de la empresa núcleo llamada Abbott Laboratories, esta conformada por una fuerza laboral aproximada de 2300 empleados distribuidos en sus diferentes departamentos.
Esta planta se dedica a la manufactura de dispositivos médicos desechables; en sus casi 10 años de haber iniciado operaciones, se ha enfocado principalmente en realizar transferencias de procesos y productos de otras plantas hermanas a esta facilidad, Hospira de Costa Rica ha sido elegida como la planta a nivel corporativo para consolidar la mayoría de procesos, uno de sus objetivos estratégicos es ser cada día más eficientes a través de proyectos de mejoras.
Existe un área llamada”Continuos Improvement” conformada por un grupo de personas certificadas como Black Belt que coordinan ciertos proyectos aplicando la metodología Six Sigma(DMAIC), además cada departamento por si solo desarrolla proyectos de mejora y corporación también desarrolla sus proyectos dirigidos por personas de la casa matriz y coordinados por un gerente de proyectos en Costa Rica, esto ha permitido el incremento de una gran cantidad de proyectos que aun así con las mejores intenciones no existe un control de ellos, no se puede determinar la totalidad, cuales están alineados con objetivos estratégicos corporativos, cuales son prioridad o cuales se deberían de post poner o cancelar.
El panorama anterior brinda una oportunidad de mejora, que permite al autor desarrollar una metodología para realizar un adecuado manejo y priorización de proyectos a través de un portafolio de proyectos, que cumpla con los lineamientos estratégicos de la organización.
Es por eso que se planteó el siguiente objetivo general: Desarrollar una metodología para la gestión del portafolio de proyectos en Hospira Costa Rica, para brindarles una herramienta de soporte en cuanto a su necesidad de categorizar los proyectos y asegurar su linealidad con los objetivos corporativos.
Para alcanzarlo se establecieron los siguientes objetivos específicos: Realizar un análisis de la situación actual a través del PMI, identificando oportunidades de mejora, para que sean el insumo de la metodología propuesta;Desarrollar una metodología propuesta de un Portafolio de proyectos, con base en las oportunidades de mejora identificadas de la situación actual para ofrecer una herramienta que ayude a solventar la necesidad de priorizar y categorizar los proyectos; Además se propone analizar un canal de comunicación que incluya un plan de divulgación, para garantizar soporte y actualización de la informacióncomo base en la toma de decisiones, mostrando la actualización del portafolio de proyectos estratégicos .
Para la consecución de cada uno de los objetivos propuestos, se utilizará la metodología inductiva - deductiva que permite ir de lo general a lo específico,estableciendo aquellas propuestas obtenidas de cada respectiva hipótesis y una vez confirmada hacerla del conocimiento de todos los involucrados.
Asimismo será muy necesario utilizar el método de la observación, en donde es de vital importancia para la investigación, utilizando las siguientes herramientas para la recopilación de la información:
Entrevistas, reuniones, juicio de expertos, conferencias de llamadas, así como analizar la literatura especializada y los registros históricos para dar soporte a las propuestas.
Esta información será el gran insumo que permita establecer conclusiones y recomendaciones a través de los resultados. Al analizar la información recopilada a través de los distintos métodos utilizados, se encuentra una cultura organizacional totalmente flexible y abierta al cambio, debido a que esta empresa promueve la mejora continua y la innovación como una forma de hacer más eficientes los procesos en toda la organización, esto permitirá una mejor asimilación y éxito para una implementación futura.
Se posee además, una clara, organizada y bien definida planeación estratégica enfocada en dar soporte a los objetivos corporativos, e igualmente a la misión y visión.
A pesar del incremento en el volumen de proyectos en curso, se identificó que no existe un sistema para administrarlos, en donde se evalúe su alineamiento con las estrategias de la organización, se prioricen, se controlen y se establezca un seguimiento, así como la definición de indicadores de eficiencia.
Por lo tanto se recomienda la implementación de un Modelo de Gestión de Portafolio de Proyectos, cuya metodología integra los conceptos mencionados anteriormente, permitiendo la optimización de los recursos por medio de una adecuada administración.
Otra de las oportunidades de mejora identificadas es la necesidad de un único, consolidado yactualizado listado general de proyectos, que de soporte a la toma de decisiones de la gerencia y permita una adecuada divulgación.
En vista de lo anterior se propone la creación de un canal de comunicación, que contemple lo siguiente: una matriz de comunicación donde se definen los involucrados, el rol de cada uno de ellos en el proceso, un diagrama de flujo del proceso, para lo cual se realizó un mapeo de cada una de las actividades necesarias a seguir al gestionar un portafolio de proyectos.
En dicho diagrama se muestra de forma grafica, el camino a seguir y que decisiones debe tomar cada involucrado, obteniendo un sistema dinámico y eficiente al establecer responsables (stakeholder) y responsabilidades; logrando un sistema ágil, eficiente, actualizado y garantizando el flujo de la información a través de toda la organización, ofreciendo una herramienta fundamental para la toma de decisiones y por último complementar con un plan de divulgación para asegurar el compromiso y soporte de la organización .
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