RESUMEN EJECUTIVO
L.L. Bean Costa Rica fue fundada en el año 1912, pero en nuestro país, esta compañía dio sus primeros pasos en el año 1998. Cuenta con seis departamentos diferentes, cada uno de ellos se encarga del soporte de sus respectivas divisiones en la casa matriz en Freeport, Maine.
En los últimos años, la administración de proyectos ha venido tomando fuerza y formando parte del éxito de las empresas, basándose en la contribución para el logro de los objetivos propuestos en cada proyecto. Merch Systems es el primer departamento de L.L. Bean que ha buscado crecer en esa área como parte de su visión y objetivos para el 2010. Es por eso que se llevó a cabo un análisis de las funciones principales que el Departamento desarrolla y de todas aquellas que se buscan ampliar a futuro.
A partir de los resultados obtenidos, nació la idea de proponer y gestionar una metodología que cumpliera con las expectativas que tiene Merch Systems como parte de su estrategia para el próximo año.
A través de dicha estrategia, se planteó el objetivo de desarrollar el proceso de Iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre en Administración de Proyectos de acuerdo a las necesidades y prácticas específicas del Departamento de Merch Systems de la compañía L.L. Bean, alineado al estándar internacional del PMBOK
en un período de tres meses.
Dicho fin se logró en conjunto con el seguimiento de varios objetivos específicos,tales como analizar la situación actual del Departamento de Merch Systems, con el fin de determinar las necesidades que éste tiene y con base en los resultados obtenidos elaborar la propuesta de la Metodología en Administración de Proyectos para el Departamento de Merch Systems; el diseño de los sub-procesos y procedimientos que se deberán seguir durante el proceso de iniciación, planificación, ejecución y cierre de todos los proyectos a desarrollar. Además se diseñaron los formatos y plantillas de acuerdo a la metodología definida, para que todos aquellos potenciales Directores de Proyectos y miembros del equipo desarrollador tengan las bases necesarias y eficaces durante la evolución de los proyectos.
La metodología empleada para desarrollar los objetivos propuestos, se basó en información bibliográfica referente a la Metodología de Investigación y a laAdministración de Proyectos.
Posteriormente, se utilizó la técnica de investigación documental, el cual permitió que el presente proyecto se enfocara en la recopilación de datos existentes en forma documental; proveniente de libros, textos y páginas web.
Los métodos utilizados fueron; el Método Analítico-Sintético, ya que permitió descomponer totalmente la metodología en elementos sencillos, y así poder examinarlos y desarrollarlos por separado.
Además se utilizaron herramientas tales como: plantillas y formularios, listas de chequeo para las diferentes fases de la Administración de Proyectos, la plantilla del Charter para los diferentes proyectos a desarrollar; formularios para la solicitud de cambios, entre otros. También se utilizó el juicio del experto y herramientas
como lo son la Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de las Comunicaciones (entrevistas y diagramas de flujo) y la Gestión de los Recursos Humanos, como el Organigrama y la Matriz de Roles y Responsabilidades.
La Metodología en Administración de Proyectos desarrollada para el departamentoMerch Systems de la compañía L.L. Bean, ha sido resultado de la necesidad y visión definida por el mismo departamento para el próximo año. Y es además, el primer paso en materia de Administración de Proyectos que el departamento ha dado.
Dicha metodología propone el análisis de las áreas del conocimiento tales como el alcance, tiempo, calidad, recurso humano y comunicación, a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos que se lleguen a desarrollar.
Para obtener un buen resultado de la Metodología en Administración de Proyecto, se ha recomendado velar por el debido cumplimiento de la misma cada vez que sea utilizada en el desarrollo de futuros proyectos. Además, se debería efectuar un plan de capacitación para los miembros del equipo, de manera que se pueda
minimizar la resistencia al uso de la metodología, se logren conocer las herramientas diseñadas e iniciar un proceso de cultura organizacional enfocada a proyectos.
Finalmente, se recomienda seleccionar un proyecto específico del Departamento de Merch Systems y aplicar la metodología, para poder comprobar la efectividad de la misma: y darle continuidad al presente trabajo creado, con el fin de poder realizar las mejoras necesarias y en un futuro utilizar este procedimiento propuestoen la administración de proyectos en los demás departamentos que conforman la Oficina de L.L. Bean en Costa Rica.
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