Resumen Ejecutivo
Automatización Avanzada (AASA) es una empresa integradora de sistemas, que se dedica a la automatización de todo tipo de procesos industriales, dentro y fuera Costa Rica. Esta empresa está fuertemente respaldada por el Grupo GD ingeniería, grupo que tiene más de 17 años en Costa Rica, brindándole servicios al sector industrial del país. Este respaldo le ha servido para que una empresa tan joven, de tan solo 7 años, esté tan bien posicionada en el mercado. Para el año 2007, la empresa experimentó un cambio en su organización, y se crearon los departamentos de Ventas y Desarrollo de Proyectos. El Departamento de Ventas se encarga de toda la parte comercial de la empresa y cuando se logra colocar un proyecto en alguna industria, lo que sigue es hacer su transferencia al Departamento de Desarrollo de Proyectos. Este último departamento es el responsable del proyecto en su totalidad, desde el momento de la transferencia, hasta que termina.
Debido al crecimiento acelerado de la empresa nunca se creó una metodología en la administración de proyectos; por el contrario, se generó un procedimiento que nació con el día a día y que está lejos de ser eficiente. Dado que la administración de proyectos no había sido la prioridad para la gerencia, esto ha generado grandes desperdicios de recursos, tiempo y costo. Finalmente, el perjudicado ha sido el cliente, quien ha manifestado su disconformidad debido a que los proyectos no se terminan igual, y por no obtener siempre la misma calidad.
Con la conformación de los departamentos de Ventas y Desarrollo de Proyectos, la gerencia de AASA, ha podido asignar recursos para definir una metodología capaz de estandarizar el proceso de desarrollo de los proyectos y que esto ayude al cumplimiento de tiempos, de ahorro de costos, así como a la xiv
optimización de los recursos. De este modo, se busca solventar los problemas presentados y que tanto malestar han causado en los clientes de la empresa.
El Objetivo General que se persiguió fue: "Desarrollar una metodología de administración de los proyectos, dentro del Departamento de Desarrollo de Proyectos de Automatización Avanzada, para estandarizar la gestión de los mismos". Se espera que con esta metodología, se estandarice el manejo de los proyectos; para que se vea reflejado en un ahorro de costos, cumplimiento de tiempos y satisfacción de los clientes.
Los Objetivos Específicos son: Analizar la situación actual, para determinar cuáles son las áreas hacia dónde se debe enfocar el desarrollo de la nueva metodología. Definir las fases de la metodología que se propone, para establecer la ruta de desarrollo. Desarrollar las herramientas y procedimientos que se requieran, para que se estandarice la gestión de los proyectos. Desarrollar un plan de implementación de la metodología en la Empresa, para definir cómo se empezará a utilizar esta nueva metodología.
Los objetivos específicos permitieron obtener una serie de herramientas que al final ayudaron al desarrollo de la metodología que se alcanzó.
Para lograr los objetivos propuestos, este trabajo se basó en el estándar del (PMI, 2004) y se adapto para solventar las carencias presentadas en el Departamento de Desarrollo de Proyectos de Automatización Avanzada. A su vez, para cada una de las herramientas que se crearon se utilizó información de administración de proyectos contenida en el PMBOK (PMI 2004), así como bibliografía relacionada al tema.
La utilización de esta metodología no asegurará el éxito de los proyectos, sin embargo proveerá herramientas para que todos los proyectos sean monitoreados en todo momento durante su desarrollo, de modo tal que se podrá identificar en qué momento se salen de lo planeado y de esta forma se puedan ejercer acciones adecuadas al presentarse un inconveniente.
Por otro lado, se podrán observar mejores resultados en la aplicación de la nueva metodología, si se capacita al personal en el tema de la administración de proyectos. El hecho de someter, constantemente, a la metodología a un análisis por parte de todo el personal, colaborará a crear un ambiente de pertenencia, que sin duda, contribuirá a minimizar el rechazo al cambio que podría aparecer.
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