“PROPUESTA METODOLÓGICA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PARA LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN EN GRUPO SAVA, CON BASE EN LAS MEJORES PRÁCTICAS DEL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

RESUMEN EJECUTIVO

El proyecto realizado durante este documento, ha sido en la compañía Grupo SAVA, la cual es una empresa automotriz, fundada en 1964 por el Sr. Demetrio Pérez, distribuidor exclusivo de motocicletas HONDA, e importadores directos de las marcas FIAT, HONDA, Repuestos Originales y Accesorios.

La estructura de la compañía SAVA está conformada por la Junta Directiva, la Presidencia, la Gerencia General, y bajo su cargo se encuentran las Gerencias de Post Venta, Ventas Honda, Ventas Fiat, División PW, General Motosport, además de presentar sus dos áreas de apoyo Informática y la Secretaria, en conjunto con la Auditoría Externa, quienes juntos forman un gran equipo de personas muycapacitadas con gran experiencia en suspuestos.

Muchas de las organizaciones poseen un departamento de Tecnología de Información debido a la gran necesidad que tienen en tomar decisiones de forma rápida y oportuna, gracias al apoyo que el personal de informática les brinda a los diferentes usuarios, es que adquieren ventajas competitivas, por la eficiencia en los servicios y el desempeño en la administración.

Gracias a la importancia que actualmente existe en mantener un buen balance entre tiempo, costo y calidad, es que se tiene el objetivo principal de este proyecto, desarrollar una propuesta metodológica para la Administración de Proyectos bajo las buenas prácticas del Project Management  Institute, orientadas según el grupo de los procesos de Inicio,Planificación, Ejecución, Control, Seguimiento y Cierre, este proyecto ha tenido como referencia el PMBOK 2008.

La idea ha sido el de aplicar las buenas prácticas del PMI a todos los procesos existentes para poder llevar un mejor control de todos los documentos y de la información necesaria para cada uno de ellos, y ayudar así, a cumplir con el producto del cual la administración de proyectos colabora de forma eficiente y optimiza los recursos de la empresa.

Dentro de los objetivos específicos se obtuvo evaluar la situación actual de la Administración de Proyectos en el departamento de informática de Grupo Sava ,para evidenciar las fortalezas y debilidades del proceso; definir procesos y procedimientos para guiar el desarrollo de la metodología propuesta, proponer el uso de herramientas de la Administración de Proyectos, para el departamento de informática de Grupo Sava, que se alineen a la metodología propuesta; definir la estrategia de implementación más adecuada para la organización, que guíe el proceso de inducción; identificar el rol y las competencias del responsable del control de la propuesta metodológica.

El proyecto se trabajó con fuentes de información primarias (usuarios) y secundarias (libros, revistas, internet), y las técnicas de investigación que se consideró importantes han sido la documental y la de campo, entre las herramientas con las que se planeó trabajar fue el PMBOK, los diferentes Software (MS Project, WBS), la realización de entrevistas, Plantillas, Métodos de Investigación descriptiva, explorativa, analítico – sintético y la revisión de la documentación que se consideró importante. 

Sava ha sido una empresa que se ha preocupado en satisfacer a sus clientes,pero por la falta de conocimiento en la Administración de Proyectos, ha provocado atrasos en los diferentes departamentos, debido a que cada profesional tiene su propia forma de trabajar, pero gracias a la metodología propuesta es que se permitió crear una propuesta que permite el desarrollo de los sistemas de una forma más ágil y más rápida, al lograr organizar el trabajo desde un inicio, se podrá ahorrar en tiempo, costo y mejorar la calidad de los procesos.

El departamento de informática no contaba con procedimientos estándares, lo cual existe la probabilidad de realizar los mismos errores para cada proyecto que se estaba realizando, por lo que esta metodología ha colaborado en el beneficio de todo el personal responsable de cada proceso, logró cumplir con las necesidades y las expectativas de los interesados.

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Propuesta de Implementación de una Oficina de Administración de Proyectos para los Programas de Servicio Comunitario Internacional International Service Learning) en una Universidad

RESUMEN EJECUTIVO

Costa Rica se encuentra en un proceso económico e histórico de globalización que incluye una proliferación de alianzas internacionales y grupos corporativos educativos con programas universitarios innovadores. 

Como parte importante de esta “internacionalización”, los programas permiten el intercambio de experiencias culturales así como de participación activa en proyectos comunitarios o de responsabilidad social corporativa.

En este contexto, la Universidad Bilingüe busca la implementación de sus programas comunitarios en los programas de intercambio que ofrece internacionalmente, para fortalecer las bases del idioma inglés o del español para los extranjeros; y para que los estudiantes puedan aprender a lidiar con culturas diferentes a las de su país de origen. 

Estos programas de apoyo comunitario se promueven para cumplir con una parte importante de la misión de la universidad así como para competir con otros países en Europa y Latinoamérica que ofrecen programas de intercambio internacionales.

 La Universidad Bilingüe actualmente cuenta con un programa de intercambios académicos donde los estudiantes de Estados Unidos y Europa pueden venir a estudiar español y llevar programas cortos o semestres completos.

 La dirección estratégica de la universidad es la de fortalecer los intercambios con instituciones en el extranjero en busca de mejores y más amplios servicios internacionales para ofrecer en otros países.

Para fines de esta propuesta, es importante considerar que existe una carencia de una metodologìa de administraciòn de proyectos que defina la forma en que se organizan, administran, y coordinan los proyectos comunitarios que se pueden promover internacionalmente en la universidad.

Por falta de una estructuración fundamentada en los principios básicos de la Administración de Proyectos, la universidad no ha podido evaluar los proyectos auto-sostenibles y de generación de beneficios sociales. Además, no existe un método para el seguimiento y evaluación de los proyectos que se pueden desarrollar.

El objetivo general de esta investigación fue desarrollar una propuesta para la Implementación de una oficina de administración de proyectos para los programas de Servicio Comunitario Internacional (Service Learning) en la Universidad Bilingüe.

Para lograr este objetivo general, se realizó un análisis de algunas universidades internacionales que tenían una estructura administrativa formal para desarrollar programas comunitarios internacionales. Con estos ejemplos, se pudo hacer una propuesta de la estructura organizativa que debe tener la universidad para la implementación de la oficina y administración de los proyectos comunitarios internacionales.

Además, se definió el alcance y las actividades que se pueden desarrollar en un programa de este tipo así como el tipo de proyectos y la metodología de seguimiento y evaluación que se debe utilizar para los proyectos de service learning.

Finalmente, con esta investigación, se logró plantear una estrategia de implementación de la oficina de administración de proyectos para los programas en cuestión.

La mayoría de los objetivos de este trabajo, se basaron en una investigación realizada a la Universidad de Alicante en España, universidad escogida por conveniencia, por ser un modelo que tiene una PMO para manejar proyectos internacionales.

Se realizó una observación directa como método de investigación en una visita realizada a la universidad; y se recopilaron manuales de universidades e instituciones que han trabajado y aplicado mejores prácticas en la implementación de programas de service Learning.

Los principales resultados y conclusiones de este trabajo, se presentaron después de un análisis de modelos de universidades que cuentan con proyectos de Aprendizaje en Servicio (Service Learning). 

Se revisaron las estructuras institucionales que pueden sostener y apoyar el “service-learning” y otras formas de compromiso cívico y comunitario. Se definieron algunas figuras o estructuras existentes en universidades que cuentan con proyectos de aprendizaje en servicio.

Finalmente se hizo una propuesta para crear la oficina de proyectos que maneje los proyectos de Service Learning que se promoverán internacionalmente en la Universidad Bilingüe.

De acuerdo a las investigaciones analizadas en el trabajo, se destacó que la forma más adecuada de administración de la actividad internacional es una gestión centralizada en una oficina o centro responsable de la coordinación del conjunto de los esfuerzos encaminados hacia ese fin. Se recomendó que dicha oficina estuviera en un nivel jerárquico adecuado en el organigrama, dependiendo del rector o de la máxima autoridad de la universidad.

Otra propuesta importante que se pudo generar de este trabajo, fue la creación de un comité para la internacionalización, del que formen parte los responsables de las otras funciones universitarias y de la administración.

Con respecto a la metodología para el seguimiento y evaluación de proyectos de Service Learning, se presentaron propuestas para facilitar la puesta en marcha de un proyecto. 

Adicionalmente, se presentaron formularios y herramientas para el manejo de programas de Service Learning, además de un cronograma de tiempo y recursos para la implementación de la PMO.

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Programa social de crecimiento integral de los ciudadanos de San Vicente de Grecia

RESUMEN EJECUTIVO

Hace nueve años nace en la ciudad de Grecia la Iglesia Oasis de Esperanza, la cual por encargo del pastor Raúl Vargas, se crea con el apoyo de una pareja formada por un matrimonio joven. Esta pareja conformada por Oldemar Sandí y Yendry Pérez, comienzan una ardua labor en un pueblo que los recibe amablemente y así constituyen con la ayuda, en el principio, de diez familias; la iglesia más grande en el pueblo de Grecia, conformada por un aproximado de mil miembros.

La iglesia Oasis de Esperanza fue creciendo en miembros y números de reuniones, por esta razón se amplía el ámbito en el cual debe proyectarse a la comunidad.

Fue así como hace aproximadamente más de un año, se presenta la necesidad de llevar bienestar a los miembros de la comunidad de bajos recursos mediante distintos medios, pues se identifica el Barrio San Vicente de Grecia, como un barrio que requiere mucha ayuda social y espiritual.

Pero en diciembre del año 2009, se presenta la idea de formar un proyecto estructurado de ayuda social que cubra las necesidades básicas de personas que realmente requieran asistencia y beneficios por parte de la iglesia.

Se formó un equipo de trabajo conformado por nueve personas, que en sus tiempos libres decidieron hacer este proyecto llamado: Programa social de crecimiento integral de los ciudadanos de San Vicente de Grecia.

El objetivo principal del proyecto fue definido como Crear un programa de asistencia social para los ciudadanos de la comunidad de San Vicente de Grecia utilizando las áreas de alcance, tiempo, recursos humanos y riesgos definidas en el PMBOK, con el fin de solventar la necesidad de una documentación que promueva el establecimiento de proyectos elaborados de manera metódica y documentada.

Como objetivos específicos, se decidió: definir el alcance del programa de asistencia social para identificar las tareas a realizarse para la implementación del proyecto, determinar el tiempo de las tareas para facilitar el seguimiento y control del proyecto, detectar los posibles riesgos que puedan suceder en la ejecución del proyecto para determinar un plan de acción si éstos se materializarán y así minimizar los posibles contratiempos en cualquier área identificada y definir una estructura para el manejo del recurso humano, en el cual se muestren los participantes del proyecto y se definan sus roles fue necesario para la elaboración de este proyecto, valorar los insumos proporcionados por las distintas personas que colaboraron con el proyecto, así como la literatura existente en el ámbito de la gestión de proyectos, se utilizó un enfoque que permitió analizar estas referencias por medio de investigación de campo e investigación documental.

Dichas investigaciones se ejecutaron en las etapas tempranas del proyecto, de forma que los resultados obtenidos durante este proceso pudieran ser sintetizados y utilizados como base para el desarrollo de los entregables planteados dentro del alcance de esta iniciativa.

Para la elaboración del proyecto se tomarán como fuente de información, las fuentes primarias constituidas por los relatos de las personas involucradas en el proyecto y que tienen injerencia importante en la realización del mismo; así mismo las fuentes secundarias constituidas por documentación existente que permita obtener datos y metodología esencial para construir de la mejor manera la base del proyecto.

Adicionalmente, se realizó una investigación mixta, la cual permite documentar datos documentales y de campo.

El método utilizado principalmente, se basó en observación por entrevistas, confeccionadas a un gran número de personas de manera informal, la cual pudieran otorgar información necesaria para priorizar todas las necesidades de la comunidad de San Vicente de Grecia.

Por parte de la iglesia Oasis de Esperanza, se necesita definir un orden documental que asegure una forma de planificar un proyecto y llevarlo a su ejecución y control efectivamente. Por esta razón se decidió ejecutar este proyecto que ayudará en futuros proyectos.

Se concluyó que las buenas prácticas establecidas por el Project Managment Institute (PMI), son fundamentales en proyectos de ayuda social y que los resultados desarrollados en este trabajo de tesis permitirán al comité de Asistencia de ayuda a la comunidad de San Vicente, desarrollar futuros proyectos, promoviendo la documentación ordenada y esquematizada.

Se recomendó a la iglesia Oasis de Esperanza Grecia establecer de forma gradual capacitaciones para la adopción de buenas prácticas en administración de proyectos para todos los empleados administrativos de la Iglesia Oasis de Esperanza Grecia para incorporar una cultura organizacional de documentación en los proyectos.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP823.pdf

Plan de gestión del Alcance, Costo, Tiempo y Calidad del Proyecto “Obras de Post Cierre del Relleno Sanitario Río Azul"

RESUMEN EJECUTIVO

WPP Continental de Costa Rica es una empresa dedicada a la industria del manejo de los desechos sólidos en Costa Rica y Centroamérica, asumiendo por más de 15 años la administración de rellenos sanitarios. Ha tenido bajo su cargo proyectos como “Los Mangos” en Alajuela, “Los Pinos” en Cartago y el relleno sanitario “Río Azul”; este último en las etapas de operación y cierre técnico.

La razón de ser del proyecto “Obras de Post Cierre”, surge de la necesidad de mitigar los efectos indeseables en la salud pública y el medio ambiente, emanados por los procesos de descomposición de las basuras allí dispuestas y que no fueron mitigados durante las etapas de operación y cierre técnico anteriormente mencionadas.

De la mano de tal necesidad y sumado a la importancia del proyecto para todos los involucrados: Ministerio de Salud, comunidades, medios de comunicación autoridades ambientales, entes educativos y la empresa ejecutora; surge el presente documento el cual se desarrolla con el fin de obtener un plan de gestión del proyecto, de manera que se apliquen las mejores prácticas de la administración de proyectos, para garantizar su éxito cumpliendo con los objetivos de alcance, costo y tiempo dentro de un marco de calidad y satisfacción de los involucrados.

El presente Plan se pretende dejar como pilar para el departamento de ingeniería de WPP Continental y especialmente sus directores de proyecto, demostrando una gestión más ordena durante las diferentes etapas, definiendo el alcance, creando las herramientas necesarias para su cumplimiento en la etapa de ejecución, bajo el costo y tiempo determinado y en fiel cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos. Desde el punto de vista metodológico el plan se desarrollará una estrategia de investigación mixta, fundamentada el trabajo realizado en el campo y el análisis por medio de información documental, de manera que se logre el éxito en cada uno de los objetivos específicos.

La información necesaria para el desarrollo del proyecto tendrá dos vertientes principales: La información destinada para la correcta ejecución del proyecto de acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por el Project Management Institute (PMI). Las cuales están expuestas en el PMBOOK versión 2004.

La información propia del proyecto está constituida por el cartel de licitación, la documentación que brinda la empresa ejecutora, instituida de proyectos anteriores y experiencias del departamento de ingeniería.

El Plan de Gestión del Alcance se desarrolla usando como insumos principales el cartel de licitación y a su vez el contrato pactado entre el Ministerio de Salud y WPP Continental.

Se tiene como resultado principal el acta, la EDT y su diccionario explicativo de cada uno de los entregables y actividades que conforman el proyecto.

Por su parte se presentan los machotes de plantillas a utilizar en las etapas de ejecución. Con relación al Plan de Gestión del Tiempo, se usa como entrada la EDT elaborada y sus paquetes de trabajo definidos, además de algunos otros insumos derivados en el Plan de Gestión del Alcance.

Al final resulta como salidas las tablas descriptivas de definición, secuencia, estimación de recursos y duración de las actividades, así como el cronograma de actividades, en donde se muestra gráficamente la lógica secuencial de la ejecución del proyecto.

La información primaria para la obtención de los costos se obtiene de proyectos anteriores, en donde existen actividades similares a las que se van a desarrollar en el presente proyecto.

La Gestión de la Calidad esta enfocada a la supervisión de las actividades a desarrollar, con el fin principal de dar cumplimiento a las métricas establecidas en los planos constructivos y especificaciones técnicas. 

Es así como se propone una política de calidad y se supone la aprobación del comité ejecutivo de la organización, se crean los estándares para el proyecto, se definen los involucrados y su rol, se presenta la matriz de aseguramiento, se planifica la administración de los cambios y el rumbo de las acciones correctivas. 

Con el presente plan se puede concluir que se dejan los instrumentos necesarios a nivel de planeación para una administración profesional del alcance, costo, tiempo y calidad en la etapa de ejecución y a satisfacción de los involucrados. 

En el entorno de la recomendación y específicamente en la etapa de ejecución, se recalca el involucramiento de los miembros del equipo del proyecto y demás departamentos de la empresa, con el fin de que adopten el plan y lo tomen como la herramienta principal de trabajo y como eje principal para el éxito del mismo.

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PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DEL OFICENTRO DE LA IGLESIA MISION CARISMATICA INTERNACIONAL SAN JOSE, COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO

Misión Carismática Internacional de Colombia es una iglesia cristiana fundamentada en principios y valores establecidos en la Palabra de Dios. En 1983 fue el año donde César y Claudia Castellanos dieron el paso de fe hacia la promesa, es así como deciden abrir en la sala de su casa una pequeña célula de 8 personas.

En el 2009 es cuando la Iglesia Cristiana de Restauración Nueva Vida (RENUEVA) viene a ser parte de la Misión Carismática Internacional y pasar a ser Misión Carismática Internacional de Costa Rica (MCI Costa Rica).

El desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto propuesto en este trabajo surgió de la necesidad de que la Iglesia MCI Costa Rica no contaba con la infraestructura necesaria para realizar sus actividades regulares, debido a su gran crecimiento y sus metas futuras de tener la capacidad de congregarse con 5000 mil miembros.

La Iglesia MCI Costa Rica se ve en la necesidad de buscar un nuevo terreno con el fin de edificar una nueva Iglesia que le permita realizar todas sus actividades regulares y otras partes de la operación normal tales como: administrativas,ensayos de alabanza y danza, sonido, cafetería, bodega, mantenimiento y parqueo.

Debido a que la Iglesia no contaba con la edificación y capacidad necesaria para realizar sus actividades regulares, se era necesario alquilar otras instalaciones o centros recreativos tales como gimnasios, fincas o centro recreacionales con el fin de realizar las actividades regulares de cultos, red de jóvenes, encuentros y otras actividades especiales. 

El no contar con las instalaciones adecuadas creó un alto aumento en los costos de la operación de la Iglesia debido a que se tenía que alquilar otras instalaciones y transportes para realizar las actividades regulares o especiales.

El Plan de Gestión de Proyecto planteó como objetivo general desarrollar un Plan de Gestión de proyectos para la construcción del Oficentro de la Iglesia MCI Costa Rica en la ciudad de San José y como objetivos específicos: diseñar un plan de gestión, que se enfoque en las áreas de conocimiento de Alcance, Tiempo, Recurso Humanos y Comunicaciones, para su posterior implementación; elaborar un conjunto de herramientas sobre el Alcance, Tiempo, Recurso Humanos y Comunicaciones, para su correcto seguimiento y control del proyecto, e identificar los roles y responsabilidades de los principales involucrados del proyecto, a fin de guiar su accionar durante el desarrollo del proyecto.

El Plan de Gestión de Proyecto fue desarrollado con el objetivo de crear un documento donde plantee un plan enfocado a la administración de proyectos en el proceso constructivo con el fin de generar un mejor control de las actividades a desarrollar, mejor utilización de recursos, permitiendo crear una oportunidad donde se garanticen resultados y evite conflictos y de contar con una herramienta de gestión de proyectos, y que sea una guía para la realización en diferentes partes del proyecto, lográndolo por medio de la elaboración de un plan de gestión de Alcance, un plan de gestión de Tiempo, un plan de gestión de comunicaciones y un plan de gestión de Recursos Humanos para la construcción del Oficentro de la nueva Iglesia MCI Costa Rica.

Con la guía para la administración de proyectos se pretende minimizar y hasta eliminar todos aquellos aspectos que se inducen incorrectamente en la planificación del proyecto causando pérdida de tiempo, de recursos tanto materiales como los esfuerzos humanos y crear una eficiente comunicación durante el proceso de ejecución del proyecto.

Para el desarrollo del Plan de Gestión de Proyecto se hizo uso de la técnica de investigación mixta como fuente documental, la guía de los fundamentos de la dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2008), la extensión de construcción delPMBOK (PMI, 2002) y La Guía de Administración Profesional de Proyectos(Chamoun, 2002), así como el uso de datos existentes en proyectos similares llevados con anterioridad.

La investigación se realizó bajo el método “analítico-sintético”, permitiendo documentar lo qué se debe hacer, cómo se debe hacer y creando una base de datos de lecciones aprendidas para futuros proyectos, para lo cual se hizo uso de la guía de los fundamentos de la dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2008).

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PLAN DE GESTION PARA EL EQUIPAMIENTO MÉDICO DEL PROYECTO CENTRO DE ATENCION INTEGRAL EN SALUD DE SIQUIRRES

RESUMEN EJECUTIVO

Este Proyecto Final de Graduación trata sobre la un plan de gestión para el equipamiento médico para el proyecto de construcción y equipamiento del Centrode Atención Integral en Salud de Siquirres el cual se va a desarrollar en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), esta es una institución gubernamental que desde su creación en el año de 1941, se encarga de promover la seguridad social de todos los habitantes del país, sean asegurados o no.

Actualmente los habitantes del cantón de Siquirres carecen de un centro de salud acorde a las demandas médicas de los habitantes de la región, por lo cual constantemente se remiten pacientes a Hospitales como: Tony Facio, Guápiles y Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, aumentando las listas de espera y generando inconvenientes de tiempos, costos y confort a los usuarios por los traslados, tanto a los hospitales de la región como de la capital.

En respuesta a esta necesidad, la Gerencia Médica de la CCSS, solicitó a la Dirección de Planificación Institucional (DPI) realizar un estudio de prefactibilidad para dotar a la población de Siquirres de un nuevo centro de Salud. 

El estudio recomendó la construcción de un nuevo centro de salud. Con esta recomendación nace el proyecto de construcción y equipamiento del CAIS de Siquirres, el cual consiste en la construcción, adquisición, instalación, puesta en marcha de una infraestructura que albergara el equipamiento médico.

Este PFG se centró en la planificación de este proyecto tanto para el componente de infraestructura como del equipo médico de alta, mediana y baja complejidad.

El objetivo general de este PFG es: Desarrollar un plan de gestión de alcance,tiempo, calidad y adquisiciones; para el equipamiento médico para atender a la población adscrita al Área de Salud de Siquirres, con un presupuesto de trece millones de dólares y que se entregue para su funcionamiento a la unidad usuaria en el cuarto trimestre del 2013.

Y los objetivos específicos son: 1) Desarrollar el plan de gestión del alcance para entender la necesidad del cliente y definir lo que requiere. 2) Desarrollar el plan de gestión del tiempo del proyecto para establecer una línea base de cómo se va a desarrollar cada entregable del proyecto en el tiempo. 3) Desarrollar el plan de gestión de la calidad del proyecto para garantizar que el producto final satisfaga las necesidades del cliente. 4) Desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones acorde a los lineamientos establecidos por la LCA y los estándares del PMI, para la adquisición de determinado bien.

Este PFG se desarrolló dentro del marco institucional de la CCSS y su normativa,así como la administración de proyectos dentro de cuatro de las nueve áreas de conocimiento: alcance, tiempo, calidad y adquisiciones.

Para lograr los objetivos de este proyecto se aplicaron las siguientes herramientas: juicio experto, herramientas desarrolladas por la institución, herramientas propias y recomendadas de la administración de proyectos, lluvia de ideas, sesiones de trabajo, entre otras.

Con la metodología y las herramientas establecidas se obtuvo el plan de gestión del alcance, que incluye la EDT del proyecto, su diccionario y la definición del alcance del proyecto.

Con este plan de gestión se definieron tres grandes entregables para el proyecto: Diseño, Licitación y Ejecución, las cuales incorporan un total de ciento cincuenta y un tareas.

Se obtuvo el plan de gestión del tiempo, que abarca el cronograma del proyecto y su ruta critica, cuyo resultado es de gran importancia para el seguimiento y control del proyecto.

El cronograma dio como resultado una duración de novecientos diecinueve días para el desarrollo de todos los entregables, productos y tareas identificadas.

El resultado obtenido para el plan de gestión de la calidad dio como resultado una matriz con los criterios de calidad identificados para los entregables principales del proyecto que son: el Diseño y la Ejecución.

Con estos criterios se diseñaron diagramas de flujo de los procesos y listas de verificación: además se incorporaron formularios existentes para el aseguramiento de la calidad y se mejoraron en algunos casos.

Respecto al plan de gestión de las adquisiciones se logro identificar las actividades del proceso adquisitivo, diseñando diagramas de flujo del proceso licitatorio, cuadro de participantes y resumen para recomendar técnicamente, bitácora para la administración del contrato y matriz de lecciones aprendidas.

Como recomendaciones están: 1) La continuación con las otras áreas del conocimiento no desarrolladas, para la adecuada planificación del proyecto. 2) La utilización de plantillas de trabajo para retroalimentar otros proyectos de la CCSS.3) Se solicita a la GIT que con los proyectos se desarrollen las Actas de Constitución, para así obtener desde la designación; los objetivos el alcance, los involucrados, y demás información necesaria para poder proyectar el equipamiento, el equipo de trabajo y demás recursos de acuerdo a las necesidades del proyecto. 4) A la GIT promover espacios que hagan conocer las experiencias novedosas y creativas que integren las consideraciones en el ámbito de trabajo, provocando y convocando a nuevas iniciativas en utilizar herramientas y metodologías en la planificación de sus proyectos.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP819.pdf

METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE FORTALECIMIENTO DE SERVCIOS DE SALUD. DIRECCIÓN DE PROYECCION DE SERVICIOS DE SALUD DE LA CCSS

RESUMEN EJECUTIVO

La Caja Costarricense del Seguro Social es la institución encargada de atender los regímenes de salud y de pensiones a nivel nacional. Para esta labor cuenta con una estructura organizacional compleja conformada por Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias funcionales.

Dentro del marco institucional la Gerencia Médica está encargada de llevar, la planificación, la dirección y la evaluación estratégica para la provisión de los servicios y la participación social.

La Gerencia Médica, administrativamente se encuentra conformada por seis Direcciones, que tienen a cargo la articulación de las directrices estratégicas,tácticas y operativas de los niveles locales (Áreas de Salud, Hospitales Periféricos y Hospitales Regionales).

Dentro de estas Direcciones se encuentra la Dirección de Proyección de Servicios de Salud que tiene la finalidad de elaborar y divulgar la planificación de la Gerencia Médica; dentro de este contexto debe realizar un diagnóstico constante de la situación actual de los servicios de salud y la proyección de estos, con el propósito de responder a las necesidades de la población.

Por tener este rol institucional la Dirección de Proyección ha definido dentro de sus estrategias, la coordinación de proyectos estratégicos, mediante la conformación de una organización de tipo matricial para planificar el fortalecimiento o mejora de servicios, definiendo la ubicación de nuevas tecnologías su capacidad o la apertura de nuevos servicios, según las necesidades de respuesta a los perfiles epidemiológicos de la población.

Para regular está labor la Dirección de Proyección vio la necesidad de patrocinar un proyecto de desarrollo de metodología, para definir y estandarizar elementos claves en la planificación de los proyectos de fortalecimiento. 

Debido a lo anterior este proyecto, tuvo como objetivo general, Proponer una metodología basada en la Guía de Fundamentos PMBOK para la administración de proyectos de fortalecimiento en equipamiento o apertura de servicios en Dirección de Proyección de Servicios de Salud de la Gerencia Médica y para cumplir se consideró necesario, realizar el diagnóstico en la Dirección de Proyección, del proceso de ejecución de proyectos de equipamiento y apertura de servicios de salud, diseñar el procedimiento metodológico del alcance, tiempo y recursos humanos para la administración proyectos, definir estructura organizativa, para el mantenimiento y actualización de la metodología, elaborar el plan de capacitación para desarrollo del recurso humano en la aplicación de la metodología definida, definir un plan de implementación que guíe el proceso.

Para alcanzar lo esperado de estos objetivos se utilizó como metodología de investigación, una técnica mixta, a través de actividades realizadas para obtener información de fuentes primarias, como en el caso de las observaciones y entrevistas en el campo de trabajo las cuales se combinaron con documentación de fuentes secundarias como; Documento de Análisis de la Gerencia Médica,DEFOE SOC- 07-, Guía del PMBOK 2004 entre otras.

Durante la etapa diagnóstica del proyecto, se utilizó el método analítico - sintético a través de una encuesta para definir la situación actual de la Dirección de Proyección en gestión de proyectos de fortalecimiento. 

Seguidamente a través de la síntesis de la información, se hizo uso del método observación para identificar fuentes de información con buenas prácticas en Administración de Proyectos(practicadas y documentadas) y por último se aplicó el método deductivo para incorporar la información recopilada de esas buenas prácticas en la metodología producto de este proyecto.

Los resultados de la encuesta, aplicada a la Dirección de Proyección se encuentran en la primera sección del capítulo 4, en ésta, se observaron debilidades, en planificación de tiempos y recursos, documentación escueta,limitaciones para coordinación del equipo humano especialmente para ubicarlo según sus capacidades y conocimiento en metodología proyectos y herramientas limitado. Así las cosas y según estos resultados, se hizo priorización de temas con base en PMI (Proyect Management Institute, 2004) para proponer la metodología.

En la segunda parte del Desarrollo, se realizó una propuesta para la Planificación del Alcance, que incluye nueve plantillas con sus respectivos procedimientos para documentar la autorización planificación y gestión del Alcance.

En la sección tercera se realizó una propuesta para la Gestión del Tiempo, que incluyó cinco procedimientos y cinco plantillas que abarcan toda la etapa de planificación del tiempo, A través de la sección cuarta del capítulo, se realizó una propuesta de estructura de organización para proyectos ya que la actual es funcional y además se establece un procedimiento con cuatro plantillas, herramientas y procedimientos estandarizados para la planificación del Recurso Humano por proyectos y según sus perfiles profesionales.

Por último para aplicación y mantenimiento de lo mencionado, mediante sección 4 se realizó un plan de capacitación para el personal que incluye horas necesarias y temas a trabajar mediante charas tipo tutoría para enseñar el uso de las plantillas y la puesta en marcha de los procedimientos y en la sección cinco se indicó mediante otro plan como llevar la metodología propuesta a ejecución.

Como paso siguiente se recomienda a la Dirección de Proyección avalar la Metodología para iniciar con las capacitaciones y su respectiva implementación siempre bajo el proceso de mejora continua y por la parte de las jefaturas de Áreas se recomienda dar el apoyo necesario, para que el personal se involucre en los procesos por proyectos ya que este nuevo sistema no deja de romper paradigmas en los métodos de trabajo y su efectividad está relacionado al respaldo.

El desarrollo de procedimientos metodológicos para la Gestión de las Áreas de conocimientos de Alcance, Tiempo y Recursos Humanos en los procesos de planificación representa el inicio de un proceso de madurez en administración de proyectos que utilizado adecuadamente se convierte en una herramienta para mejorar los procesos de planificación en proyectos y por ende repercute en decisiones más acertadas y con mayor beneficio para la institución.

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PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE UN NUEVO CONCEPTO DE TARIMAS ESTANDARIZADAS PARA LA EMPRESA FERIA TARIMAS

RESUMEN EJECUTIVO

Las ferias del agricultor en Costa Rica son el mercado minorista de productos agrícolas más grande del país. Su principal objetivo es ofrecer productos muy frescos a precios más bajos, pues el agricultor vende directamente.

Hacienda Santa Anita S.A. (HSA) es una sociedad privada que maneja el negocio de Plaza Ferias – Alajuela en cuyos terrenos se realiza la Feria del Agricultor de dicha provincia. La misma se identifica por ser la más grande, segura y organizada del país.

El proyecto realizado consistió en desarrollar un Plan de Proyecto para Feria Tarimas, que permitiera programar las tareas coordinadas para poder velar que a través de las nueve áreas de conocimiento se pudiera analizar y buscar el éxito del proyecto mediante etapas bien definidas.

Con dicho Plan se elaboró el diseño y construcción de un nuevo concepto de tarimas estandarizadas; exhibidores dónde los agricultores exponen los diversos productos a vender dentro de las instalaciones de Plaza Ferias – Alajuela.

El propósito del Plan de Proyecto fue enfocarse en las cuatro Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos de la Triple Restricción (Alcance, Costo y Tiempo) así como la Calidad, ahora bien el proyecto no deja de lado las restantes áreas; Integración, Recurso Humano, Comunicación, Riesgos, y Adquisiciones; pero con la limitante que por el tipo de proyecto en estudio tendrán su profundidad en menor escala.

Para lograr lo propuesto anteriormente se creó el proyecto con un objetivo general de elaborar un Plan de Gestión de Proyecto de Integración, Alcance, Costo, Tiempo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones basado en las mejores prácticas propuestas por el PMI para la implementación de nuevas técnicas de diseño y construcción de tarimas, que resuelve la necesidad de la empresa Feria Tarimas de desarrollar dicho proyecto de manera organizada y en progresión lógica en Plaza Ferias-Alajuela.

Para obtener éste objetivo se llevaron a cabo los siguientes objetivos específicos; asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para lograr los objetivos planteados mediante un Plan de Gestión del Alcance. Estimar los costos de los paquetes de trabajo individuales con el fin de medir el rendimiento del proyecto y además planear cómo y cuándo se gastarán los fondos mediante un Plan de Gestión de Costo. Velar por el cumplimiento de la fecha de entrega del proyecto mediante la elaboración del cronograma del proyecto definiendo las actividades, su secuenciamiento, los recursos y duración necesaria mediante un Plan de Gestión del Tiempo. Identificar los estándares relevantes y determinar cómo satisfacerlos asegurando que el proyecto cumpla con las expectativas del cliente mediante un Plan de Gestión de Calidad. Elaborar en forma general para darle un mejor sustento a la investigación las otras Áreas del Conocimiento de Integración, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones de un Plan de Gestión de Proyecto.

El tipo de investigación que se utilizó en éste proyecto final de graduación fue mixta, esto quiere decir que corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental (libros especializados en Gerencia de Proyectos), con la de campo (entrevistas, cotizaciones, estudios de mercado y encuestas). Finalmente el método de investigación que se utilizó fue el analítico-sintético y estadístico que consiste en descomponer y distinguir los elementos de un todo así como revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado.

Al utilizar este Plan de Proyecto; Feria Tarimas, puede realizar y controlar mejor el proyecto de las tarimas estandarizadas que permitirá posicionar a Plaza Ferias más fuertemente en el mercado de ferias del agricultor, ya que podría ofrecer a sus clientes un proyecto basado en un estándar global como lo es el PMBOK.

Los resultados del proyecto son más que exitosos ya que se pudo implementar este Plan de Proyecto a la empresa Feria Tarimas, pero el mismo podrá ser igualmente adaptado a otro proyecto, ya sea de este mismo grupo empresarial u otro ajeno. Con la salvedad que al ser cada proyecto único deberá contemplarse sus aristas particulares.

Esta nueva forma de trabajo es la que puede hacer que Feria Tarimas y por ende Plaza Ferias se diferencia del resto de ferias del agriculor del país. Sería una empresa pionera de esta industria en establecer estándares de desarrollo para ayudar a los clientes y además les daría a los mismos, procesos claros que tiene que entregar para asegurar un proyecto de alta calidad entregado en los tiempos requeridos, bajo el costo determinado y con el alcance deseado.

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PROPUESTA METODOLOGICA PARA LA ELABORACION DE PLANEAMIENTOS MAESTROS EN PROYECTOS INMOBILIARIOS, BASADO EN LAS AREAS DEL CONOCIMIENTO ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y COMUNICACIONES.

RESUMEN EJECUTIVO

En el sector inmobiliario, existen múltiples casos cotidianos que han demostrado errores constantes en el desarrollo de proyectos inmobiliarios y los mismos se evidencian en la falta de información que contienen las propuestas de proyectos planteadas, la falta de elementos considerados que favorezcan su factibilidad y el

constante irrespeto al medio físico, legal y ambiental.

De esta manera muchos proyectos nacen y mueren sin concretar incluso las actividades básicas del planeamiento maestro.

Sabiendo que, Costa Rica constituye una fuente de oportunidades como solución a la problemática actual que incluye la calidad en la educación, el crecimiento del mercado inmobiliario y la confianza de inversión extranjera. Elementos que unidos a una correcta e integral propuesta metodológica para el planeamiento maestro,garantizarán la corrección de los problemas acarreados por su carencia.

Por consiguiente, la realización de planeamientos maestros para cualquier proyecto inmobiliario es vital ya que ayuda a visualizar, organizar, ordenar y estandarizar elementos que son indispensables tomarlos en cuenta para lograr la viabilidad y el éxito del proyecto.

De ahí que, el presente trabajo se basó en la elaboración de una propuesta metodológica para el desarrollo de planeamientos maestros en proyectos inmobiliarios basándose en las áreas del conocimiento de alcance, tiempo, costo y comunicaciones.

Su objetivo principal propone contribuir con una mejora en los procesos de planificación en proyectos inmobiliarios mediante la elaboración de la propuesta metodológica, con el fin de guiar al profesional en la creación de planeamientos maestros utilizando las áreas del conocimiento de alcance, tiempo, costo y

comunicaciones, en apego a las mejores prácticas del PMI.

El mismo se logrará mediante la elaboración de una propuesta metodológica que determine y contenga los elementos necesarios para que los planeamientos maestros incluyan los elementos del área de conocimiento en propuestos según elPMBoK.

Para el desarrollo de la propuesta metodológica se utilizó fuentes de investigación primarias y secundarias, realizando tanto entrevistas con profesionales en el área inmobiliaria y de administración de proyectos como también el juicio experto y libros de administración o dirección de proyectos.

Así mismo, para la investigación se utilizó el método analítico - sintético. El cual consiste en descomponer y distinguir los elementos de un todo así como revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado y a su vez, tiende a reconstruir un todo a partir de los elementos estudiados por el análisis.

Es deber del autor recomendar la implementación de esta propuesta metodológica a cualquier proyecto inmobiliario, para que se le demuestre a los distintos stakeholders que un manejo adecuado y controlado, conlleva de forma implícita mayores probabilidades de éxito en comparación de las maneras empíricas que

actualmente se realizan.

La propuesta metodológica planteada es flexible, la cual permite mediante juicio experto, lecciones aprendidas y mejoras continuas la ampliación y complementación de información que se considere importante anexar para el bien de su aplicación y funcionamiento, por lo tanto se recomienda la ayuda

posteriormente del desarrollo de las demás áreas que indica el PMBOK.

Cabe recalcar que la propuesta metodológica está dirigida a toda aquella persona que pretenda desarrollar un planeamiento maestro para proyectos inmobiliarios, y a su vez, deberá contar con conocimientos básicos en administración de proyectos.

Dado lo anterior podríamos concluir que ésta propuesta metodológica puede ser aplicada a todos los futuros proyectos inmobiliarios del país. Y con la utilización de la misma podríamos asegurar tanto el éxito como también la vialidad de los futuros proyectos. A su vez obtener un proceso establecido, monitoreado y controlado para poder contar con posibles soluciones para cualquier imprevisto bajo los lineamientos que el PMBOK recomienda utilizar.

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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO CIVIL UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS, PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS

RESUMEN EJECUTIVO

En noviembre del 2008, en el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) se llevó a cabo una reestructuración en todos los departamentos y en todos los niveles, generando un nuevo organigrama funcional, desde ese momento el área de infraestructura civil pasó a llamarse Área Funcional Mantenimiento Civil (AFMC) asumiendo toda el área de construcción, mantenimiento de edificios y zonas verdes de la GAM; al existir una nueva Unidad Estratégica de Negocios (UEN) en donde fue incorporada esta área funcional se dió toda una nueva estructuración en la metodología de gestionar las órdenes de trabajo y manejo del portafolio de proyectos.

El AFMC del AyA ha enfocado sus esfuerzos y recursos hacia una gestión por proyectos para llevar a cabo su planificación estratégica; es aquí donde la Dirección tiene la necesidad de administrar todos estos proyectos y determinar cuáles impactarán sus objetivos estratégicos y con base en ello definir la asignación de recursos. Como objetivo general se planteó proponer una guía para la implementación metodológica de trabajo para la gestión del portafolio de proyectos del área funcional de Mantenimiento Civil de la Unidad Estratégica de Negocios Producción y Distribución del AyA; para lograr este objetivo se plantearon como objetivos específicos realizar un diagnóstico de la situación actual del área funcional en la gestión de portafolio de proyectos para identificar las oportunidades de mejora, realizar una investigación de dos instituciones sobre mejores prácticas en la gestión de portafolios de proyectos, para estudiar sus prácticas y concluir oportunidades de implementación en la organización, se diseñó una propuesta metodológica para la gestión del portafolio de proyectos del área funcional con base en el Estándar del Portafolio de Proyectos PMI y según los procedimientos y prácticas de la Institución, se definió un plan o guía de implementación de la metodología propuesta, que incluya los entregables y sus respectivos responsables para implementar dentro del AFMC del AyA.

Con este trabajo se elaboró una guía de implementación metodológica para la creación del Portafolio de Proyectos del AFMC de la UEN de producción y distribución del AyA; se utilizaron como fuentes primarias, la información de los ingenieros de infraestructura civil, criterio experto y juicio experto de ingenieros en esta área; como fuentes secundarias los procesos y procedimientos de esas instituciones, manuales internos sobre procedimientos, el PMI y el PPM, procesos y procedimientos internos; como entregables se obtuvo un diagnóstico de la situación actual, cuadro comparativo, propuesta metodológica y plan de implementación.

Dentro de las conclusiones a las que se ha llegado con este proyecto final de graduación se puede decir de que es importante tener una guía para la implementación de una propuesta metodológica que sea estandarizada para SGSGAM y en especial para la UEN de producción y distribución, esto para

manejar de forma ordenada y adecuada utilizando las mejores prácticas del PMBOK, los proyectos de esta unidad y ser un modelo piloto para las demás UENs. Se ha contado con el respaldo por parte de las jefaturas para llevar a cabo este estudio, esto es primordial por los recursos que se necesitan y que conlleva un buen manejo de los proyectos y con gente dispuesta al cambio, las jefaturas son consientes que esto es necesario para lograr el éxito en los cambios en la cultura organizacional y quebrar paradigmas y claro está con un buen sistema de comunicación en todos los sentidos y con todas las áreas involucradas. Por ahora se cuenta en el servidor de base de datos del AyA, donde están las matrices o plantillas con la información general de los proyectos, la idea es que todos los involucrados tengan en algún momento alguna forma de acceder a esta página y puedan ver los avances de los proyectos, costos, tiempos. etc.

La elaboración de plantillas o matrices han sido de acuerdo a las realidades institucionales, se maneja cierta información que es valiosa para esta unidad sobre costos, tiempos y calidad de cada proyecto, utilizando siempre las mejores prácticas y con el único fin de mejorar este proceso y darle un estándar a las solicitudes entrantes, bajo el criterio de lograr los objetivos estratégicos de esta SGSGAM, para esto es importante ir fortaleciendo ciertas unidades que son estratégicas dentro del rol de procedimientos de la UEN, como se menciona en las conclusiones en las gestiones de proyectos fue necesario redefinir los procesos para hacerlo más efectivo y enfocado a la administración de proyectos.

En este momento el personal se encuentra motivado para el cambio sin embargo siempre existe gente que se resiste, pero se está gestionando dentro de lo posible los procedimientos básicos como reclutamiento y selección de personal para conformar un área funcional que se dedique a la gestión de forma adecuada y genere información de las lecciones aprendidas de cada proyecto dentro de la institución. Existe la responsabilidad y el compromiso por hacer las cosas bien desde el punto de vista de la administración de proyectos, optimizando los recursos desde las jefaturas hasta los no profesionales que quieren formar parte de esta cultura de las buenas prácticas en los proyectos por el bien institucional.

Como parte de las recomendaciones que se pueden dar para este PFG se encuentra la utilización de la guía de implementación metodológica propuesta para el manejo de los proyectos y de su portafolio a nivel de SGSGAM, este, de acuerdo a la necesidad de cada proyecto puede variar pero se mantendría un esquema práctico de cómo manejarlo de acuerdo a las buenas prácticas y de acuerdo a las necesidades reales de la institución. Lo que se pretende recomendar, es tener una buena comunicación y conocimiento sobre los avances, costos y los tiempos en que se ejercen los proyectos de construcción en general de la UEN, además de la escogencia correcta de los proyectos tomando en cuenta los grupos de procesos de alineación, de seguimiento y control, de acuerdo a los objetivos estratégicos de la institución y así priorizar de acuerdo a las necesidades del AyA.

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PLAN DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA DE ADMINISTRACIÓN DE PRUEBAS PARA EL ÁREA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL BANCO DE COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO

En los últimos años el tema de calidad en las instituciones ha tomado gran importancia, muchas la han convertido en una poderosa herramienta de mejoramiento continuo y de innovación.

El Banco de Costa Rica con el objetivo de mejorar constantemente los servicios ofrecidos a sus clientes, creo la oficina de Aseguramiento de la Calidad de Proyectos de Software, con el fin de velar que sus productos desarrollados oadquiridos cumplan con una serie de criterios de calidad, garantizando de esta

forma, que el usuario final tenga un producto con un grado mínimo o nulo de errores.

Sin embargo, la oficina de Aseguramiento de la Calidad del Banco de Costa Rica, aun no posee una herramienta tecnológica que permita administrar, documentar,evaluar y retroalimentar de una forma eficiente y oportuna las gestiones de la oficina.

El presente trabajo pretende solventar dicha necesidad, su objetivo es la identificación y desarrollo de cada uno de los elementos que conformaron el plan para el desarrollo de una herramienta de software para la administración de pruebas de la oficina de Aseguramiento de la Calidad de Proyectos (SQA).

El Plan para el desarrollo de la herramienta que se elaboró, integra los procesos de alcance, tiempo, recursos humanos, comunicaciones y calidad.

De tal manera que facilite la planificación de las estrategias, entregables y recursos asociados necesarios para el éxito del proyecto; agregando valor al proceso de administración de proyectos con respecto a su planificación, ejecución, control y cierre.

Para alcanzar dicho objetivo, se procedió inicialmente a la identificación y recopilación de datos de las principales fuentes de información directa, tanto dentro de la institución como fuera de la misma, utilizando el método de investigación análisis-sintético, con el fin de tener una perspectiva más amplia de

la problemática, las tendencias actuales en cuanto al aseguramiento de la calidad en proyectos de software y las necesidades de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

Como resultado de dicha investigación y de la aplicación de la herramienta de juicio experto entre los diferentes funcionarios de la institución, se logro realizar un análisis detallado de la problemática actual de la oficina y de esta forma sintetizar los principales elementos necesarios para generar una propuesta objetiva apegada a las mejores prácticas que establece el PMI, las cuales fueron agrupadas y desarrolladas en los diferentes planes de este documento.

Como valor adicional de cada uno de los planes desarrollados, además de ser los insumos principales para el desarrollo del proyecto planteado, son convertirse en un marco de referencia para futuros proyectos que posean características similares bajo el entorno de la institución.

Al finalizar este trabajo se logro inferir de forma resumida que los diferentes planes propuestos en este documento permitirán definir las estrategias que facilitarán la ejecución, control y seguimiento de este proyecto y similares, de una forma estructurada, documentada y alineada a las mejores prácticas establecidas por el PMI.

Sin embargo, con el fin de fortalecer los resultados de este plan, se identificaron un conjunto de recomendaciones en las que se puede resumir, que una herramienta de software sin importar su orientación, no tendrá el impacto deseado sino se cuenta con el apoyo respectivo de la gerencia, las modificaciones

necesarias a la normativa de la institución, el mejoramiento constante de los procesos internos de las oficinas impactadas y principalmente establecer los mecanismos y estrategias para lograr la identificación y compromiso de los usuarios finales con la herramienta.

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METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA EMPRESA ARTECO S.A.

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa ARTECO S.A., es una empresa pequeña dedicada al diseño y construcción de obras civiles, que trabaja bajo distintas modalidades, como lo son obras por contrato de monto fijo, contrato por administración de obras, contrato llave en mano, etc.

Esta empresa como muchas otras en el país funciona y se desarrolla de acuerdo a la experiencia, y no porque exista algún tipo de documentación o algún otro elemento en el campo de la Administración de Proyectos. Es por eso que se considera de gran importancia el poder brindarle a esta empresa la documentación necesaria para la planeación mediante la administración de proyectos.

Este Proyecto fue realizado con el fin de proponer a la empresa ARTECO S.A., una metodología para la aplicación de la Administración de proyectos, de manera que sea utilizada en los proyectos de construcción que desarrolla. Para poder alcanzar el objetivo general de este Proyecto, y llegar a su conclusión

de una manera exitosa, fue necesario cumplir con cada uno de los objetivos específicos planteados, los que consistieron en; identificar las prácticas utilizadas actualmente para el desarrollo de proyectos constructivos en la empresa ARTECO S.A. se determinó las oportunidades de mejora; se desarrolló una propuesta de procesos y procedimientos para la administración de proyectos, se establecieron las herramientas necesarias para la recopilación, acceso y almacenamiento de la información de los proyectos constructivos, se definió la estructura organizativa responsable del control y mantenimiento de la metodología de la Administración

de Proyectos y se definió la estrategia a utilizar para la implementación de la propuesta mediante un plan piloto, así como el responsable de su ejecución, seguimiento y control posterior.

Para efectos de este Proyecto, se procedió a realizar entrevistas aprovechando la vasta experiencia en el ámbito de proyectos del Gerente General de la Empresa ARTECO S.A. en cada una de las partes del trabajo, con el fin de obtener la mayor información de primera mano.

Posteriormente, se realizó la revisión y análisis de los libros relacionados a la Administración de Proyectos y documentación como reglamentos y códigos, afines a la construcción, con el fin de poder contar en cada una de las etapas, con la información que requiere la empresa para la aplicación de la Administración de

Proyectos, lo que al final del Proyecto se traduce en proporcionar una metodología que resulta aplicable a la empresa y a sus necesidades.

Además se utilizó la investigación de tipo cualitativo y el método analítico –sintético; cualitativo, porque se utilizó la observación de la manera en la que se realizan los proyectos, además de realizar entrevistas, por lo que lleva inmerso el criterio del entrevistado, pero es importante recalcar que el entrevistado es quien

más conoce del negocio, por lo que sus apreciaciones fueron sumamente valiosas. Con respecto al método analítico-sintético, se realizó este tipo de análisis, de la siguiente manera, primero se vio “el todo de la empresa”, o sea la forma general en que se manejan los proyectos, posteriormente se fue profundizando en cada una de las áreas que se tocaron en este documento, de esta manera se le brindó a la empresa una forma de trabajo para cada una de las partes, con sus respectivas plantillas y documentación y al final la sumatoria de todas estas partes es la metodología del Proyecto en sí. Con la elaboración de este proyecto, se concluye que la empresa ARTECO S.A., obtendrá grandes beneficios con la aplicación de las buenas prácticas de la Administración de Proyectos, los cuales se detallan a continuación; permite no solo enfocar todos los proyectos de la misma forma, sino que también estandarizarlos, además mantener una línea de trabajo en proyectos futuros con la que se repitan las fases exitosas de los proyectos y mantener un sistema de mejora continua para los futuros proyectos, lo que permite contar con una base de información, con la documentación, resultados, lecciones aprendidas, etc., la que podrá ser utilizada cada vez que se inicia un proyecto de manera que no sea necesario comenzar de cero en cada proyecto que implementa la organización.Otra ventaja consiste en que al establecerse una metodología es posible lograr una organización con los tiempos del proyecto, de cumplimiento y estimación del mismo. Lo anterior permite que se disminuya el riesgo de implementación y brinda una mejora en el trabajo, la ecuación costo/beneficio de los recursos, produce un aumento de la satisfacción del cliente interno y desarrolla las habilidades del equipo.

Se recomendó la aplicación de la Metodología en Administración de Proyectos y las herramientas propuestas en el presente proyecto lo que le permitirá mejorar su forma de trabajo y asegurar el éxito de futuros proyectos. Así como la aplicación de la estrategia de implementación propuesta, el ejecutar un plan piloto para iniciar el proceso y la futura apertura de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).

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