RESUMEN EJECUTIVO
La Caja Costarricense del Seguro Social es la institución encargada de atender los regímenes de salud y de pensiones a nivel nacional. Para esta labor cuenta con una estructura organizacional compleja conformada por Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias funcionales.
Dentro del marco institucional la Gerencia Médica está encargada de llevar, la planificación, la dirección y la evaluación estratégica para la provisión de los servicios y la participación social.
La Gerencia Médica, administrativamente se encuentra conformada por seis Direcciones, que tienen a cargo la articulación de las directrices estratégicas,tácticas y operativas de los niveles locales (Áreas de Salud, Hospitales Periféricos y Hospitales Regionales).
Dentro de estas Direcciones se encuentra la Dirección de Proyección de Servicios de Salud que tiene la finalidad de elaborar y divulgar la planificación de la Gerencia Médica; dentro de este contexto debe realizar un diagnóstico constante de la situación actual de los servicios de salud y la proyección de estos, con el propósito de responder a las necesidades de la población.
Por tener este rol institucional la Dirección de Proyección ha definido dentro de sus estrategias, la coordinación de proyectos estratégicos, mediante la conformación de una organización de tipo matricial para planificar el fortalecimiento o mejora de servicios, definiendo la ubicación de nuevas tecnologías su capacidad o la apertura de nuevos servicios, según las necesidades de respuesta a los perfiles epidemiológicos de la población.
Para regular está labor la Dirección de Proyección vio la necesidad de patrocinar un proyecto de desarrollo de metodología, para definir y estandarizar elementos claves en la planificación de los proyectos de fortalecimiento.
Debido a lo anterior este proyecto, tuvo como objetivo general, Proponer una metodología basada en la Guía de Fundamentos PMBOK para la administración de proyectos de fortalecimiento en equipamiento o apertura de servicios en Dirección de Proyección de Servicios de Salud de la Gerencia Médica y para cumplir se consideró necesario, realizar el diagnóstico en la Dirección de Proyección, del proceso de ejecución de proyectos de equipamiento y apertura de servicios de salud, diseñar el procedimiento metodológico del alcance, tiempo y recursos humanos para la administración proyectos, definir estructura organizativa, para el mantenimiento y actualización de la metodología, elaborar el plan de capacitación para desarrollo del recurso humano en la aplicación de la metodología definida, definir un plan de implementación que guíe el proceso.
Debido a lo anterior este proyecto, tuvo como objetivo general, Proponer una metodología basada en la Guía de Fundamentos PMBOK para la administración de proyectos de fortalecimiento en equipamiento o apertura de servicios en Dirección de Proyección de Servicios de Salud de la Gerencia Médica y para cumplir se consideró necesario, realizar el diagnóstico en la Dirección de Proyección, del proceso de ejecución de proyectos de equipamiento y apertura de servicios de salud, diseñar el procedimiento metodológico del alcance, tiempo y recursos humanos para la administración proyectos, definir estructura organizativa, para el mantenimiento y actualización de la metodología, elaborar el plan de capacitación para desarrollo del recurso humano en la aplicación de la metodología definida, definir un plan de implementación que guíe el proceso.
Para alcanzar lo esperado de estos objetivos se utilizó como metodología de investigación, una técnica mixta, a través de actividades realizadas para obtener información de fuentes primarias, como en el caso de las observaciones y entrevistas en el campo de trabajo las cuales se combinaron con documentación de fuentes secundarias como; Documento de Análisis de la Gerencia Médica,DEFOE SOC- 07-, Guía del PMBOK 2004 entre otras.
Durante la etapa diagnóstica del proyecto, se utilizó el método analítico - sintético a través de una encuesta para definir la situación actual de la Dirección de Proyección en gestión de proyectos de fortalecimiento.
Seguidamente a través de la síntesis de la información, se hizo uso del método observación para identificar fuentes de información con buenas prácticas en Administración de Proyectos(practicadas y documentadas) y por último se aplicó el método deductivo para incorporar la información recopilada de esas buenas prácticas en la metodología producto de este proyecto.
Seguidamente a través de la síntesis de la información, se hizo uso del método observación para identificar fuentes de información con buenas prácticas en Administración de Proyectos(practicadas y documentadas) y por último se aplicó el método deductivo para incorporar la información recopilada de esas buenas prácticas en la metodología producto de este proyecto.
Los resultados de la encuesta, aplicada a la Dirección de Proyección se encuentran en la primera sección del capítulo 4, en ésta, se observaron debilidades, en planificación de tiempos y recursos, documentación escueta,limitaciones para coordinación del equipo humano especialmente para ubicarlo según sus capacidades y conocimiento en metodología proyectos y herramientas limitado. Así las cosas y según estos resultados, se hizo priorización de temas con base en PMI (Proyect Management Institute, 2004) para proponer la metodología.
En la segunda parte del Desarrollo, se realizó una propuesta para la Planificación del Alcance, que incluye nueve plantillas con sus respectivos procedimientos para documentar la autorización planificación y gestión del Alcance.
En la sección tercera se realizó una propuesta para la Gestión del Tiempo, que incluyó cinco procedimientos y cinco plantillas que abarcan toda la etapa de planificación del tiempo, A través de la sección cuarta del capítulo, se realizó una propuesta de estructura de organización para proyectos ya que la actual es funcional y además se establece un procedimiento con cuatro plantillas, herramientas y procedimientos estandarizados para la planificación del Recurso Humano por proyectos y según sus perfiles profesionales.
Por último para aplicación y mantenimiento de lo mencionado, mediante sección 4 se realizó un plan de capacitación para el personal que incluye horas necesarias y temas a trabajar mediante charas tipo tutoría para enseñar el uso de las plantillas y la puesta en marcha de los procedimientos y en la sección cinco se indicó mediante otro plan como llevar la metodología propuesta a ejecución.
Como paso siguiente se recomienda a la Dirección de Proyección avalar la Metodología para iniciar con las capacitaciones y su respectiva implementación siempre bajo el proceso de mejora continua y por la parte de las jefaturas de Áreas se recomienda dar el apoyo necesario, para que el personal se involucre en los procesos por proyectos ya que este nuevo sistema no deja de romper paradigmas en los métodos de trabajo y su efectividad está relacionado al respaldo.
El desarrollo de procedimientos metodológicos para la Gestión de las Áreas de conocimientos de Alcance, Tiempo y Recursos Humanos en los procesos de planificación representa el inicio de un proceso de madurez en administración de proyectos que utilizado adecuadamente se convierte en una herramienta para mejorar los procesos de planificación en proyectos y por ende repercute en decisiones más acertadas y con mayor beneficio para la institución.
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