RESUMEN EJECUTIVO
En noviembre del 2008, en el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) se llevó a cabo una reestructuración en todos los departamentos y en todos los niveles, generando un nuevo organigrama funcional, desde ese momento el área de infraestructura civil pasó a llamarse Área Funcional Mantenimiento Civil (AFMC) asumiendo toda el área de construcción, mantenimiento de edificios y zonas verdes de la GAM; al existir una nueva Unidad Estratégica de Negocios (UEN) en donde fue incorporada esta área funcional se dió toda una nueva estructuración en la metodología de gestionar las órdenes de trabajo y manejo del portafolio de proyectos.
El AFMC del AyA ha enfocado sus esfuerzos y recursos hacia una gestión por proyectos para llevar a cabo su planificación estratégica; es aquí donde la Dirección tiene la necesidad de administrar todos estos proyectos y determinar cuáles impactarán sus objetivos estratégicos y con base en ello definir la asignación de recursos. Como objetivo general se planteó proponer una guía para la implementación metodológica de trabajo para la gestión del portafolio de proyectos del área funcional de Mantenimiento Civil de la Unidad Estratégica de Negocios Producción y Distribución del AyA; para lograr este objetivo se plantearon como objetivos específicos realizar un diagnóstico de la situación actual del área funcional en la gestión de portafolio de proyectos para identificar las oportunidades de mejora, realizar una investigación de dos instituciones sobre mejores prácticas en la gestión de portafolios de proyectos, para estudiar sus prácticas y concluir oportunidades de implementación en la organización, se diseñó una propuesta metodológica para la gestión del portafolio de proyectos del área funcional con base en el Estándar del Portafolio de Proyectos PMI y según los procedimientos y prácticas de la Institución, se definió un plan o guía de implementación de la metodología propuesta, que incluya los entregables y sus respectivos responsables para implementar dentro del AFMC del AyA.
Con este trabajo se elaboró una guía de implementación metodológica para la creación del Portafolio de Proyectos del AFMC de la UEN de producción y distribución del AyA; se utilizaron como fuentes primarias, la información de los ingenieros de infraestructura civil, criterio experto y juicio experto de ingenieros en esta área; como fuentes secundarias los procesos y procedimientos de esas instituciones, manuales internos sobre procedimientos, el PMI y el PPM, procesos y procedimientos internos; como entregables se obtuvo un diagnóstico de la situación actual, cuadro comparativo, propuesta metodológica y plan de implementación.
Dentro de las conclusiones a las que se ha llegado con este proyecto final de graduación se puede decir de que es importante tener una guía para la implementación de una propuesta metodológica que sea estandarizada para SGSGAM y en especial para la UEN de producción y distribución, esto para
manejar de forma ordenada y adecuada utilizando las mejores prácticas del PMBOK, los proyectos de esta unidad y ser un modelo piloto para las demás UENs. Se ha contado con el respaldo por parte de las jefaturas para llevar a cabo este estudio, esto es primordial por los recursos que se necesitan y que conlleva un buen manejo de los proyectos y con gente dispuesta al cambio, las jefaturas son consientes que esto es necesario para lograr el éxito en los cambios en la cultura organizacional y quebrar paradigmas y claro está con un buen sistema de comunicación en todos los sentidos y con todas las áreas involucradas. Por ahora se cuenta en el servidor de base de datos del AyA, donde están las matrices o plantillas con la información general de los proyectos, la idea es que todos los involucrados tengan en algún momento alguna forma de acceder a esta página y puedan ver los avances de los proyectos, costos, tiempos. etc.
La elaboración de plantillas o matrices han sido de acuerdo a las realidades institucionales, se maneja cierta información que es valiosa para esta unidad sobre costos, tiempos y calidad de cada proyecto, utilizando siempre las mejores prácticas y con el único fin de mejorar este proceso y darle un estándar a las solicitudes entrantes, bajo el criterio de lograr los objetivos estratégicos de esta SGSGAM, para esto es importante ir fortaleciendo ciertas unidades que son estratégicas dentro del rol de procedimientos de la UEN, como se menciona en las conclusiones en las gestiones de proyectos fue necesario redefinir los procesos para hacerlo más efectivo y enfocado a la administración de proyectos.
En este momento el personal se encuentra motivado para el cambio sin embargo siempre existe gente que se resiste, pero se está gestionando dentro de lo posible los procedimientos básicos como reclutamiento y selección de personal para conformar un área funcional que se dedique a la gestión de forma adecuada y genere información de las lecciones aprendidas de cada proyecto dentro de la institución. Existe la responsabilidad y el compromiso por hacer las cosas bien desde el punto de vista de la administración de proyectos, optimizando los recursos desde las jefaturas hasta los no profesionales que quieren formar parte de esta cultura de las buenas prácticas en los proyectos por el bien institucional.
Como parte de las recomendaciones que se pueden dar para este PFG se encuentra la utilización de la guía de implementación metodológica propuesta para el manejo de los proyectos y de su portafolio a nivel de SGSGAM, este, de acuerdo a la necesidad de cada proyecto puede variar pero se mantendría un esquema práctico de cómo manejarlo de acuerdo a las buenas prácticas y de acuerdo a las necesidades reales de la institución. Lo que se pretende recomendar, es tener una buena comunicación y conocimiento sobre los avances, costos y los tiempos en que se ejercen los proyectos de construcción en general de la UEN, además de la escogencia correcta de los proyectos tomando en cuenta los grupos de procesos de alineación, de seguimiento y control, de acuerdo a los objetivos estratégicos de la institución y así priorizar de acuerdo a las necesidades del AyA.
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