RESUMEN EJECUTIVO
Las empresas del sector tecnológico se caracterizan por su capacidad de trabajar sobre metodologías que les permitan una mayor productividad y calidad en sus entregas.
Es por esto que buscan trabajar sobre buenas prácticas y herramientas existentes las cuales permitan que sus equipos de trabajo actúen de manera más eficiente, entre ellas se encuentran metodologías utilizadas en el sector como la metodología, SCRUM, Metodología LEAN enfocada en tecnología, y las buenas practicas del ITL.
La empresa HBSIS, ha venido trabajando hace 25 años ofreciendo soluciones en diferentes sectores lo cual le ha permitido un posicionamiento en el mercado.
Desde sus inicios, la organización ha trabajado bajo prácticas y estándares de proyectos los cuales les han permitido hacer entrega de soluciones al mercado generando más acercamiento con sus clientes.
Sin embargo, dentro de la empresa no existe una oficina que convoque, gestione y estandarice los procesos que se llevan a cabo en la organización, lo cual hace que los proyectos sean más difíciles de ser realizados, se limita el seguimiento, la comunicación y la consolidación de actividades internas similares que sean necesarias para generar nuevas alternativas, y metodologías concretas que garanticen el crecimiento y competitividad de la empresa.
Con la implementación de una PMO en la organización, se ayudará a la organización y a su equipo de gerentes de proyectos con el entendimiento y aplicación de prácticas de gerencia de proyectos.
Igualmente se trabajarán aspectos tales como estrategias, procesos, habilidades para mejorar el desarrollo frente a los proyectos con el uso de la tecnología, sistemas, controles
Ante la problemática y la misma justificación, se planteó como objetivo general elaborar una propuesta para el diseño y la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en la empresa HBSIS, la cual brindará soporte a los encargados y gerentes de proyectos de la empresa, promoviendo la utilización de métodos y procesos de gestión de proyectos.
Para alcanzar el anterior propósito, se formularon los siguientes objetivos específicos: Identificar las expectativas que tiene la alta gerencia de una PMO para que sirva de guía en establecer el modelo de PMO adecuado en la empresa ,definir las funciones, alcance y responsabilidades que la oficina de proyectos tendrá dentro de la organización para que pueda cumplir con sus labores, diseñar un plan de implementación por etapas para la oficina de proyectos para que su entrada en funcionamiento no impacte de manera negativa en los proyectos actuales que la organización maneja, desarrollar índices de desempeño y metas a corto y mediano plazo que permitan medir la eficiencia de la oficina de proyectos para poder definir su gestión como exitosa.
La metodología que se usó en este trabajo académico se basa en el método analítico-sintético, pues permite examinar y recolectar los elementos que se encuentran alrededor de lo que se quiere analizar y después buscar la relación entre estos para generar informaciones sobre la situación actual en la que se encuentra la empresa, también se usó un método observacional para ver el comportamiento de los trabajadores en el área de proyectos de la empresa con las herramientas actuales, esto con el fin de entender que puntos pueden ser reforzados para mejorar su productividad y que herramientas de la PMO pueden verse como una prioridad para su implementación, y como último paso, se hizo una recolección de las informaciones con el método estadístico para de esta manera, generar una propuesta para el diseño y la implementación de una oficina de administración de proyectos en la empresa HBSIS.
Como conclusiones se tiene que, por las informaciones definidas por la empresa encontramos que tienen herramientas y metodologías de trabajo que le resultan eficientes para su día a día actual, sin embargo, no cuentan con modelos e informaciones abiertas para todas las personas. Igualmente, no todos sus equipos de trabajo se encuentran con la capacitación necesaria en proyectos proveniente de cursos o capacitaciones, lo que ha llevado a problemas de comunicación interna y falta de calidad en sus entregables puesto que sus conocimientos no tienen una base teórica fuerte.
Para esto, se concluyó que la mejor PMO para este tipo de empresa sería una Tipo “coach” la cual le brinde soporte en procesos y a su vez capacitación a sus equipos de trabajo mejorando a su vez los flujos de comunicación internos de los equipos de trabajo y su empresa. Se espera que esta implementación tenga una duración de un año en donde comience con un equipo pequeño que comience con la estructuración y análisis de las metodologías y herramientas con las cuales la empresa cuenta; Después de este tiempo se realizarán mediciones mensuales, bimestrales o semestrales para revisar los avances que la oficina de proyectos ha tenido en la organización.
Como principales recomendaciones quedaron establecidas las siguientes: Realizar un análisis de madurez de la empresa que permita entender la situación actual de la empresa y sobre esto entender los puntos fuertes y débiles de la organización.
Posterior a esto, crear un cronograma de capacitaciones internas y externas para los equipos de proyectos en los diferentes niveles de gestión. Igualmente, desarrollar formatos y flujogramas en pro de mejorar la comunicación interna y con esto mejorar la calidad de los entregables. Por parte de la oficina, se espera desarrolle las obligaciones que han sido pactadas desde el inicio del proyecto, por esto es importante se haga una revisión semestral sobre las actividades que se están desarrollando por parte de esta.
Esta PMO debe estar ubicada en el cronograma como tipo Staff, en donde pueda ayudarles a todas las áreas sin tener un control total de ellas ayudando a cumplir los objetivos que cada una de estas se propone. Para que esta PMO prospere y funcione dentro de la organización, es necesario la revisión bimestral o en un periodo de tiempo mayor de los riesgos que se puedan presentar en la organización, de la misma forma, es importante que los líderes de cada sector y equipo motiven al personal que se encuentra bajo su cargo los cuales son quienes directamente verán las ventajas de la implementación de la oficina de administración de proyectos.
Descargar Aquí :
