RESUMEN EJECUTIVO
El Ministerio de Educación Pública (MEP) de Costa Rica es el rector de la educación en el país y el garante de la educación gratuita y obligatoria, fundado en 1847. Su principal objetivo es garantizar la prestación de los servicios de educación, para lo cual la gestión de recursos humanos es primordial, las clases no se pueden impartir si no se cuenta con un docente nombrado, es por esta relación que la Dirección de Recursos Humanos (DRH) del MEP es un componente clave en la obtención del objetivo mencionado, la falta de modernización de los procesos de la DRH aunado al crecimiento de la población y el incremento en la cobertura nacional ha provocado un aumento el volumen de trámites que deben ser realizados por los funcionarios de la DRH.
Este proyecto encuentra su justificación en la necesidad de contar con información de la gestión de recursos humanos de manera automatizada, presentada en forma de indicadores de gestión de los distintos procesos de la DRH para la toma de decisiones, por medio de los indicadores de gestión un jefe de cualquier nivel jerárquico en la DRH puede conocer en tiempo real el estado de los procesos que tiene a su cargo mediante un sistema de semáforo donde los colores representan el estado de alerta de la gestión, siendo el verde equivalente a bueno, el amarillo al regular y rojo deficiente, con esta información se le facilita la toma de decisiones tras haber ubicado el punto exacto que genera problemas en el proceso.
El objetivo general de este proyecto fue elaborar el plan de gestión del proyecto de diseño del Sistema de Medición y Evaluación de la Gestión de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública, para generar información veraz y en tiempo real sobre los indicadores de gestión de los distintos procesos de la DRH. Los objetivos específicos fueron: elaborar un plan de gestión de la integración del proyecto para concentrar la información aportada por todos los planes, establecer el plan de gestión del alcance para conocer los elementos que conforman el producto y el proyecto, elaborar el plan de gestión del cronograma para determinar el momento de inicio y fin de las actividades, así como su relación de secuencia y flexibilidad, definir el plan de gestión del costo para conocer la inversión y la distribución de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, así como la eficiencia en el uso de los mismos, generar el plan de gestión de la calidad para controlar que las actividades se realicen de la mejor manera y se cumplan con las especificaciones de los entregables, establecer el plan de gestión de Recursos Humanos para contar con miembros del equipo con las capacidades necesarias para desarrollar el proyecto, crear el plan de gestión de las comunicaciones para mantener un adecuado manejo de la información del proyecto, definir un plan de gestión de Riesgos para reducir la posibilidad de que las amenazas del proyecto se materialicen y se aprovechen las oportunidades, elaborar un plan de gestión de interesados del proyecto para incrementar el apoyo al proyecto y reducir los detractores.
El Ministerio de Educación Pública (MEP) de Costa Rica es el rector de la educación en el país y el garante de la educación gratuita y obligatoria, fundado en 1847. Su principal objetivo es garantizar la prestación de los servicios de educación, para lo cual la gestión de recursos humanos es primordial, las clases no se pueden impartir si no se cuenta con un docente nombrado, es por esta relación que la Dirección de Recursos Humanos (DRH) del MEP es un componente clave en la obtención del objetivo mencionado, la falta de modernización de los procesos de la DRH aunado al crecimiento de la población y el incremento en la cobertura nacional ha provocado un aumento el volumen de trámites que deben ser realizados por los funcionarios de la DRH.
Este proyecto encuentra su justificación en la necesidad de contar con información de la gestión de recursos humanos de manera automatizada, presentada en forma de indicadores de gestión de los distintos procesos de la DRH para la toma de decisiones, por medio de los indicadores de gestión un jefe de cualquier nivel jerárquico en la DRH puede conocer en tiempo real el estado de los procesos que tiene a su cargo mediante un sistema de semáforo donde los colores representan el estado de alerta de la gestión, siendo el verde equivalente a bueno, el amarillo al regular y rojo deficiente, con esta información se le facilita la toma de decisiones tras haber ubicado el punto exacto que genera problemas en el proceso.
El objetivo general de este proyecto fue elaborar el plan de gestión del proyecto de diseño del Sistema de Medición y Evaluación de la Gestión de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública, para generar información veraz y en tiempo real sobre los indicadores de gestión de los distintos procesos de la DRH. Los objetivos específicos fueron: elaborar un plan de gestión de la integración del proyecto para concentrar la información aportada por todos los planes, establecer el plan de gestión del alcance para conocer los elementos que conforman el producto y el proyecto, elaborar el plan de gestión del cronograma para determinar el momento de inicio y fin de las actividades, así como su relación de secuencia y flexibilidad, definir el plan de gestión del costo para conocer la inversión y la distribución de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, así como la eficiencia en el uso de los mismos, generar el plan de gestión de la calidad para controlar que las actividades se realicen de la mejor manera y se cumplan con las especificaciones de los entregables, establecer el plan de gestión de Recursos Humanos para contar con miembros del equipo con las capacidades necesarias para desarrollar el proyecto, crear el plan de gestión de las comunicaciones para mantener un adecuado manejo de la información del proyecto, definir un plan de gestión de Riesgos para reducir la posibilidad de que las amenazas del proyecto se materialicen y se aprovechen las oportunidades, elaborar un plan de gestión de interesados del proyecto para incrementar el apoyo al proyecto y reducir los detractores.
Se utilizó la metodología Inductiva—Deductiva y análisis-síntesis para analizar la gestión por procesos de la DRH ya que está estructurada en megaprocesos que se descomponen en procesos y estos en procedimientos, como los indicadores de gestión son una parte integral de estos procesos ramificados, para comprenderlos es necesario analizarlos de lo general a lo específico y viceversa.
También se utilizó la metodología de Análisis—Síntesis donde se tomó el sistema INTEGRA 2 y se descompuso en los distintos módulos que contiene para analizar de forma individual las características de la información que contiene, la unificación de estos componentes.
La acción de planificar resultó de gran importancia ya que permitió identificar distintas variables que influían directamente en el proyecto, gracias a este ejercicio se reconoció que, al tener cargas laborales elevadas en temporadas específicas del año, los recursos para el proyecto se restringían, lo que afecto el cronograma de manera negativa.
Un elemento muy importante fue detectar la gran influencia y el impacto que tienen los jefes de departamentos y unidades, son capaces de cerrar proyectos gracias a su influencia en la toma de decisiones de la Dirección de Recursos Humanos, y al ser dueños de algunos recursos pueden impactar directamente en el desarrollo del proyecto, son interesados deben gestionarse de manera cuidadosa para que apoyen he impulsen el proyecto.
Las recomendaciones giraron en torno al aseguramiento del recurso humano ya que las características específicas de la DRH hacen que los recursos del proyecto y el equipo de proyecto salgan de la misma fuente, que, es la fuerza laboral de la institución y como la UGC es la encargada técnica del diseño de los proyectos, se recomendó que tomaran medidas para que se consideren los picos de actividad que hay en ciertas temporadas del año, así como establecer mejores relaciones con los Jefes de la unidad ya que son dueños de los recursos y mucha influencia.
Por último, se definió que es necesario formalizar algunas acciones como la asignación de personal a los proyectos, la cual debe ser firmada por la Directora de Recursos Humanos para que tenga valides, por otra parte, la comunicación y los reportes de los proyectos deben ser por escrito, ya que, es un requisito legal en la función pública, así como, un requerimiento de Control Interno.
También se utilizó la metodología de Análisis—Síntesis donde se tomó el sistema INTEGRA 2 y se descompuso en los distintos módulos que contiene para analizar de forma individual las características de la información que contiene, la unificación de estos componentes.
La acción de planificar resultó de gran importancia ya que permitió identificar distintas variables que influían directamente en el proyecto, gracias a este ejercicio se reconoció que, al tener cargas laborales elevadas en temporadas específicas del año, los recursos para el proyecto se restringían, lo que afecto el cronograma de manera negativa.
Un elemento muy importante fue detectar la gran influencia y el impacto que tienen los jefes de departamentos y unidades, son capaces de cerrar proyectos gracias a su influencia en la toma de decisiones de la Dirección de Recursos Humanos, y al ser dueños de algunos recursos pueden impactar directamente en el desarrollo del proyecto, son interesados deben gestionarse de manera cuidadosa para que apoyen he impulsen el proyecto.
Las recomendaciones giraron en torno al aseguramiento del recurso humano ya que las características específicas de la DRH hacen que los recursos del proyecto y el equipo de proyecto salgan de la misma fuente, que, es la fuerza laboral de la institución y como la UGC es la encargada técnica del diseño de los proyectos, se recomendó que tomaran medidas para que se consideren los picos de actividad que hay en ciertas temporadas del año, así como establecer mejores relaciones con los Jefes de la unidad ya que son dueños de los recursos y mucha influencia.
Por último, se definió que es necesario formalizar algunas acciones como la asignación de personal a los proyectos, la cual debe ser firmada por la Directora de Recursos Humanos para que tenga valides, por otra parte, la comunicación y los reportes de los proyectos deben ser por escrito, ya que, es un requisito legal en la función pública, así como, un requerimiento de Control Interno.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1943.pdf
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1943.pdf
