RESUMEN EJECUTIVO
El Banco de Costa Rica, es una institución que ofrece servicios y productos financieros a nivel nacional y centroamericano, desenvolviéndose en un mercado económico y financiero competente y cambiante. Como toda organización, cuenta con un plan estratégico y un orden regulatorio que cumplir, y para ello, utiliza instrumentos como son los proyectos.
Dado lo anterior, es que el BCR ha reconocido la importancia de la administración de proyectos para el éxito de los mismos y ha dirigido esfuerzos para implementar esta disciplina en todos los niveles, consciente de los problemas que se han presentando a lo largo del tiempo con la implementación de los proyectos y que al final no han resultado exitosos, por factores de alcance, tiempo, calidad o costos.
Dentro de sus esfuerzos se encuentran la creación de la Oficina de Proyectos y la definición de la Normativa para la Administración de Proyectos en el Conglomerado BCR; sin embargo, aún les falta madurar y no adquieren el nivel requerido de un Plan de Gestión de proyecto.
El objeto de esta tesina es elaborar el Plan de Gestión del proyecto denominado
“Implementación de un sistema de software para la administración, control y consolidación de cuentas por cobrar no asociadas a operaciones crediticias, para la División de Operaciones del Banco de Costa Rica”; enfocado en las áreas de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones; entregables que se pretende fortalezcan la administración de proyectos del Banco y la gestión de la Oficina de Proyectos y la División de Tecnología.
Se tomó como referencia el proyecto en cuestión, pues presenta características que son representativas para la elaboración de planes más completos y adecuados a la realidad del Banco. La implementación del sistema de software abarca la administración y control de las cuentas por cobrar no asociadas a operaciones crediticias, así como su consolidación para el reporte de información al ente regulador; solución que apoyará la operativa de las oficinas a nivel nacional y el cumplimiento regulatorio.
Como objetivos específicos de este trabajo, se encuentran el análisis de las plantillas disponibles para la administración de proyectos, con el fin último de mejorarlas y contar con un buen Plan de Gestión de proyecto.
La definición completa del trabajo a realizar y entregables que deriven en el logro de las expectativas de los interesados se alcanzará mediante el desarrollo del plan de gestión del alcance. La implementación del plan de gestión del tiempo, el cual permitirá la estimación de tiempos para las actividades y la relación entre las mismas, permitiendo así, una mejor ejecución del proyecto y el cumplimiento del alcance del proyecto en el plazo establecido.
Asimismo, la definición de roles y responsabilidades permitirá que los miembros del equipo tengan claridad de su papel y desempeño dentro del proyecto, esto mediante la elaboración del plan de los recursos humanos.
Por último, se contará con una estrategia de comunicación efectiva y oportuna, mediante la confección del plan de gestión de las comunicaciones.
En suma, el plan de gestión para este proyecto, el cual se orientó en los procesos de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicación, permitirá una adecuada planificación, ejecución y control; actividades que se necesitan reforzar en materia de administración de proyectos en el Banco y que se pueden alcanzar a corto plazo.
El método de investigación analítico – sintético, se empleó para conseguir los objetivos de este trabajo, permitiendo un análisis por objetos de estudio y luego consolidando
los resultados en una propuesta integrada del plan de gestión del proyecto. Igualmente, la selección y aplicación adecuada de la técnica documental, campo y mixta, mediante la utilización de instrumentos como las reuniones, entrevistas, documentación histórica de proyectos, bibliografía sobre administración de proyectos así como herramientas tecnológicas, resultó en un trabajo de síntesis efectivo de información relevante y selecta para la elaboraciónde los planes objeto de este trabajo.
Como principales resultados de este trabajo se tienen los planes de alcance, tiempo, recurso humano y comunicación, necesarios para alcanzar el éxito del proyecto en cuestión y alineado a la realidad del Banco de Costa Rica.
Entre las conclusiones principales se rescatan: la necesidad de la planificación en la administración de proyectos; se logró plasmar el alcance del proyecto identificando toda actividad requerida para alcanzar los objetivos del proyecto; los miembros del equipo conocen su papel, responsabilidades y capacitación dentro del proyecto mediante la gestión del plan de recurso humano; el desglose de actividades del proyecto, con sus tiempos y responsables generado en el plan de tiempo brindó claridad y un mejor seguimiento en la ejecución; y por último, el plan de gestión de la comunicación colaboró en una comunicación efectiva y oportuna a los interesados; aspectos que necesitan reforzarse en la administración de proyectos del Banco.
A nivel de recomendaciones, las principales son las siguientes: permear en el Banco la importancia de una buena administración de proyectos, base para el logro de proyectos exitosos mediante un efectivo control y seguimiento de los planes desarrollados para los mismos; implementar las mejoras indicadas en este trabajo para los planes desarrollados en la Normativa para la Administración deProyectos en el Conglomerado BCR, lo cual derivará en la mejora de aspectos que se encuentran débiles en la misma; hacer consciencia de la importancia de la planificación, aspecto primordial para que los proyectos se cumplan en tiempo,costo y alcance, todo en pro de gestionar proyectos con calidad; finalmente;valorar el recurso humano, su incorporación oportuna en el proyecto y su preparación para asumir su rol y responsabilidades.
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