martes, 19 de octubre de 2010

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PMO) EN LA GERENCIA DEINFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGIA DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

RESUMEN EJECUTIVO

La administración profesional de proyectos se ha constituido como un factor crítico de éxito para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del negocio, dentro de un marco de eficiencia y eficacia, tomando como referencia las mejores prácticas aceptadas a nivel mundial.
En este sentido, la cantidad y complejidad de los proyectos que se desarrollan en la Gerencia de Infraestructura y Tecnología (GIT) de la Caja Costarricense de Seguro Social, obligan a la organización a implementar mecanismos de acción para el desarrollo de proyectos conforme las estrategias y prioridades institucionales, bajo un marco integrado y estructurado, que oriente el desarrollo de la gestión de proyectos, tomando como base su nivel de madurez y las competencias de los funcionarios involucrados.
El objetivo general del presente proyecto consiste en establecer las líneas de acción necesarias para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Gerencia referida, partiendo del análisis del nivel de madurez actual, utilizando el modelo PMMM (Kerzner, 2001).
Asimismo, en aras de establecer un enfoque integrado para el establecimiento de la PMO, se evaluaron las competencias del recurso humano que actualmente labora en la administración de proyectos, tomando como referencia el PCMD Framework (PMI, 2006) y se analizó la estructura organizacional de la Gerencia de Infraestructura y Tecnología.
Para la valoración de los elementos referidos se aplicaron diversos instrumentos a los Directores de Sede y personal operativo de la GIT (fuentes primarias de información), los cuales permitieron la obtención de resultados generales, facilitando el análisis y formulación integral de la propuesta de implementación de la PMO, en concordancia con las mejores prácticas.
El enfoque analítico-sintético de los factores señalados, permitió a partir del estudio individual de los componentes evaluados, formular una estrategia sistémica y holística, con base en el nivel de madurez de la organización y las competencias de los recursos que gestionan proyectos, estableciendo las actividades a corto, mediano y largo plazo para la implementación exitosa de una PMO.
De los resultados obtenidos, se observó que la GIT no cumple con los criterios mínimos establecidos por Kerzner en ninguno de los niveles del Modelo PMMM, no obstante, se evidencia un desarrollo gradual de la función de Administración de Proyectos en la organización.
Es relevante señalar que como parte del análisis realizado, el estudio de las competencias personales y de rendimiento del recurso humano que participa en la gestión de proyectos en la GIT, se desprenden oportunidades de mejora importantes, dado que se presenta un nivel medio en las habilidades de los Administradores para el desarrollo de su función.
Tomando como referencia los resultados obtenidos en los aspectos evaluados, se logra establecer una estrategia a corto, mediano y largo plazo para la implementación de la PMO en la GIT, donde de forma gradual, la organización evolucione y aumente su madurez en la administración de proyectos.
Si bien es cierto es necesario iniciar la implementación de la PMO con funciones que no representan elevados niveles de complejidad, dado el nivel de madurez actual de la organización, la puesta en marcha de ésta, acompañada de un proceso de formación y educación continua permitirá que la GIT logré el desarrollo paulatino de una cultura de administración de proyectos, en beneficio de la organización y el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.
Con la implementación de la PMO, el apoyo de la alta Gerencia, el compromiso de los niveles Directivos y la disposición y crecimiento de los recursos humanos que participan en la administración de proyectos, la GIT dispondrá de una unidad estratégica, que permitirá impulsar y fortalecer el desarrollo de su gestión, orientándose al cumplimiento de resultados en términos de tiempo, costo, alcance y calidad.
Con un adecuado control y desarrollo de proyectos de infraestructura, equipamiento y tecnologías de información y comunicaciones, mediante el funcionamiento de una PMO en la GIT, la Caja Costarricense de Seguro Social dispondrá de mayores y más oportunos recursos para la atención de los servicios de salud y pensiones a la población costarricense. Asimismo, se evidenció que la estructura organizacional vigente corresponde a un esquema funcional, el cual según las mejores prácticas, no permite un desarrollo eficiente de Proyectos, limitando la autoridad de los Administradores de Proyectos y la disposición de los recursos requeridos para su ejecución.


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