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RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad de Costa Rica es una institución pública de educación superior que entre sus actividades principales tiene la ejecución de proyectos relacionados al que hacer de las vicerrectorías de investigación, docencia y acción social.
Por el intermedio de la Vicerrectoría de Acción Social (VAS) y el quehacer de las distintas facultades y escuelas a través de los proyectos que ejecutan, la Institución recibe el insumo de las necesidades propias de la sociedad,permitiéndose obtener una visión estratégica para ubicarse en el punto preciso y dar una respuesta efectiva al desarrollo del país.
La escuela de Lenguas Modernas en particular, tiene una amplia gama de proyectos de acción social activos, sin embargo no existe una capacitación formal para los funcionarios que ejecutan los proyectos; en su mayoría académicos docentes sin ninguna o muy poca experiencia en administración de proyectos; la gestión de la planificación, la ejecución, el seguimiento y el control no se ha aplicado de manera consistente por lo que los resultados de los proyectos no siempre han cumplido con los objetivos establecidos.
Ante este panorama surge la necesidad de facilitar a los funcionarios responsables de proyectos de acción social de la escuela de Lenguas Modernas las metodologías y herramientas reconocidas internacionalmente como “las mejores prácticas” que les permitirán lograr con éxito la planificación, ejecución y seguimiento de los objetivos planteados, tener información objetiva y actualizada de los proyectos en ejecución,propiciaría además, una toma de decisiones más certera.
Considerando la situación mencionada anteriormente, se establece como objetivo principal la elaboración de un plan de gestión para la administración de proyectos de acción social de la Vicerrectoria de Acción Social de la UCR para garantizar el desarrollo óptimo de los proyectos utilizando conocimientos específicos de las áreas de integración, alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.
Los objetivos específicos serán: definir las necesidades reales de la escuela de Lenguas Modernas para la gestión de los proyectos que ejecuta; elaborar un plan de gestión para la administración de proyectos de acción social el cual pueda ser utilizado por los funcionarios como herramienta para el desarrollo optimo de los proyectos en los cuales participan; elaborar un compendio con las plantillas creadas y finalmente , elaborar un mapa de procesos que muestre las relaciones entre las plantillas creadas y los momentos adecuados para el uso de las mismas.
Para el plan de gestión, se utilizará la investigación de tipo mixta y comprenderá tanto la parte documental como la investigación de campo. Además se utilizará el método inductivo-deductivo; se harán observaciones por entrevistas estructuradas e informales a los funcionarios y docentes así como observaciones por encuestas.
Asimismo se aplicara el juicio de experto, el análisis de la información, consultas a guías y normas vigentes, herramientas de los procesos de planeación, ejecución,seguimiento y control así como programas de computo tales como MS Project, Excel, Word. Con la información que se ha recabado hasta el momento y a través del trabajo de campo, se ha observado que si bien los proyectos cuentan con una planificación adecuada, los reportes de avances se dan cada año, la Vicerrectoría trabaja con muestras y solo interviene en caso de anomalías.
La plataforma de software que se utiliza no permite sacar reportes. Por otra parte los funcionarios reciben el curso llamado Docencia Universitaria en el cual solo se les da una pincelada de administración de proyectos; si hay iniciativas de acompañamiento pero si se perciben deficiencias en capacitación para los funcionarios que les dote de la formación necesaria para la planificación, ejecución y control de los proyectos que ejecutan.
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