Resumen Ejecutivo
En nuestro medio la madurez en el tema de control de cambios en la gestión de proyectos es básica, por tanto es destacable la necesidad de poner en práctica un proceso real, efectivo, fácil de implementar y que cumpla con todos los requerimientos propios de la Organización, de forma tal que no se convierta en una traba en la ejecución de actividades sino en un apoyo para la toma de decisiones y el impacto no altere la ejecución del proyecto y el producto.
El objetivo del presente trabajo es elaborar una propuesta de un modelo de aprobación y seguimiento para el proceso de control integrado de cambios, con el fin de mantener una gestión efectiva en las diversas modificaciones que pueden presentarse en la ejecución de un proyecto y evitar así que el producto se vea afectado por dichas modificaciones.
Para tal efecto se desarrolla el diagrama de flujo de actividades del proceso,identificando los insumos requeridos y las tareas principales a realizar, se define las políticas, normas y procedimientos del proceso con el propósito de especificar las reglas bajo las cuales dicho proceso debe funcionar, así como los pasos a seguir en la ejecución de las actividades.
Además para un mayor detalle se definen los roles y responsabilidades relacionados con el proceso, determinando los perfiles del personal involucrado en la ejecución de las actividades.
Adicionalmente, como valor agregado se identifican dos herramientas/sistema de información que permiten la automatización del proceso acorde al modelo propuesto, ofreciendo así posibles soluciones tecnológicas existentes en el mercado.
Las fuentes de investigación utilizadas para el desarrollo del trabajo son el conocimiento del autor tanto en la necesidad identificada como en la elaboración de modelos, la experiencia de otros especialistas en el área de administración de proyectos y principalmente la documentación, a la cual el autor tiene acceso.
Esto último define la investigación como documental, ya que los libros son la principal fuente de investigación, ya sean creados por entes o personas expertas en el tema.
El método de investigación utilizado es el analítico – sintético, el cual permite analizar las situaciones presentadas tanto para el autor como para sus colegas en la vida real y la información que proveen los libros y mejores prácticas relacionadas; además permite obtener un conocimiento global y forma el modelo con base en el entendimiento de cada uno de sus componentes.
Cabe destacar la observación directa e indirecta para recopilación de datos.
Cabe destacar la observación directa e indirecta para recopilación de datos.
En conclusión, la propuesta detallada en este documento es la respuesta a un proceso de control integrado de cambios sujeto a la mejora continua, aplicable a cualquier organización siempre y cuando se sigan los objetivos expuestos en este documento; favoreciendo la administración de la información y la alimentación efectiva de las lecciones aprendidas, así como una comunicación fluida con los interesados.
Aquellas organizaciones que decidan implementar el proceso propuesto obtendrán un mayor grado de madurez en el manejo de proyectos y un incremento enresultados satisfactorios, ya que los eventos inesperados en el desarrollo decualquier proyecto serán controlados de una forma disciplinada y por ende laobtención de los objetivos será en menor medida impactada; esto finalmente facilitará el seguimiento de la estrategia del negocio y el logro de las metas propuestas por las áreas, departamentos y la organización como un todo.
Finalmente, cabe destacar para quienes se encuentren interesados en el proceso,que se recomienda valorar si la presente propuesta cumple con las expectativas y/o satisface las necesidades de lo que se desea desarrollar en la organización,previo a realizar cualquier tipo de esfuerzo; y de ser una identificación positiva subdividir en proyectos la puesta en marcha, considerando como mínimo un proyecto de diseño del proceso y otro de implementación del proceso; y dependiendo de las metas y requerimientos es posible que la implementación del software se convierta en un proyecto separado.
Adicionalmente, es importante resaltar que una vez finalizada la implementación se debe continuar con la mejora continua del proceso, ya que esta es la clave,como en cualquier otro proceso dentro de la organización, para asegurar la alineación con los objetivos del negocio y mantener su efectividad según la demanda del entorno que lo rodea.
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