RESUMEN EJECUTIVO
En la Cadena de Almacenes Superior existe una alta dependencia de la infraestructura de tecnología de información y comunicaciones, razón por la cual, la calidad y rapidez de sus desarrollos tecnológicos son un elemento fundamental para el logro de los objetivos y desarrollo del negocio.
En la construcción de los componentes de tecnología que deben soportar las iniciativas del negocio en todos sus frentes, no se ha logrado el nivel de eficiencia esperado por la alta gerencia de la empresa, por la lentitud en su ejecución, la mala comunicación entre las áreas participantes ni el nivel deseado de efectividad y eficiencia en el apoyo de los desarrollos tecnológicos a las iniciativas de la organización.
Los proyectos de la empresa normalmente incluyen un componente de tecnología, sumado a muchos elementos de carácter comercial como publicidad en diferentes medios, elaboración de material promocional para colocar en tiendas, además de negociaciones con proveedores de los productos que se venden en las tiendas de la empresa para apoyar el proyecto.
La Dirección de Organización y Procesos, que tiene a su cargo la elaboración de Requerimientos de los proyectos, no alcanza a realizar la recopilación detallada de especificaciones de los elementos de tecnología para el proyecto, y muchas veces no incluye en sus planes de trabajo, los desarrollos a realizar por el área de Tecnología, ocasionando apuros de última hora con los problemas correspondientes de disponibilidad escasa de recursos, ejecución de desarrollo en tiempos muy ajustados, con resultados de mala calidad en los entregables.
Por parte del área de tecnología, se percibe una gran voluntad de colaborar, pero se trabaja en gran medida con base en instrucciones verbales y por depuración de sus desarrollos en las etapas de pruebas del software. Se evidencia falta casi total de definición y de planeación.
Los objetivos específicos fueron: analizar la situación actual de la organización para identificar la cultura existente relacionado con la Administración de proyectos; establecer la estructura de la PMO que mejor se ajusta a la organización para administrar sus proyectos; definir los roles y responsabilidades de la PMO para gestionar los proyectos de la organización, y proponer un plan de implementación para guiar el desarrollo del proyecto.
Se utilizaron los métodos de investigación lógicos y los empíricos. Los primeros son todos aquellos que se basan en la utilización del pensamiento en sus funciones de deducción, análisis y síntesis, mientras que los métodos empíricos, se aproximan al conocimiento del objeto mediante su conocimiento directo y el uso de la experiencia, entre los cuales encontramos la observación y la
experimentación.
Estos métodos fueron seleccionados considerando que el análisis fundamental fue basado en las experiencias y antecedentes de hechos sucedidos en la empresa, y las soluciones formuladas con base en recomendaciones generadas por estándares de industria que se han generado con base en buenas prácticas obtenidas de la experiencia con las mismas.
Como resultado del trabajo, se identificaron las debilidades en el desarrollo de proyectos de tecnología como ausencia de documentación, bajo nivel de formalidad en las definiciones de requerimientos y necesidades, desarrollo simultáneo y sin control centralizado de cambios sobre un mismo aplicativo de software; y una serie de inconvenientes de tipo administrativo para el manejo de proyectos, especialmente la ejecución de iniciativas de desarrollo de sistemas o cambios a los sistemas actuales, alterando el proceso definido por la misma organización; los cuales se propone resolver en sus aspectos críticos con acciones de corto plazo mediante la creación de una PMO básica con funciones de gestión de iniciación de proyectos, de definición y control de alcance; y de planeación de múltiples proyectos interdependientes.
Para las organizaciones de hoy, se requiere una organización dinámica y estructurada, con la flexiblidad suficiente para adaptarse a las necesidades del negocio, sin peder el control ni deteriorar la calidad de los productos entregados.
Es por esto que se llego a una estructura y funciones de la Oficina de gestión de Proyectos, PMO, que permite un control total de los cambios en la infraestructura y ambiente tecnológico de la compañía, independientemente del alcance adicional del proyecto desde el punto de vista corporativo
Se implementan controles para garantizar la calidad del software, el control de cambios simultáneos sobre un mismo aplicativo, y un modelo de control integral sobre los diferentes componentes tecnológicos de la empresa.
Se implementa también una serie de prácticas básicas para mejorar la calidad de la documentación de los sistemas, principalmente en las definicines de alcance y controles de cambios sobre este; fuentes mas importantes de la problemática existente.
En el mediano plazo, se busca consolidar procesos y el trabajo colaborativo más fuerte entre las áreas; y en el largo plazo, se propone una evaluación formal de la madurez de la gestión de proyectos mediante el modelo OPM3 y formular un nuevo plan de acción, ante la nueva situación que se haya logrado a esa fecha.
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