RESUMEN EJECUTIVO
Es común que varios de los paquetes de trabajo a ser desarrollados en los proyectos sean asignados a contratistas bajo la figura de contratos de precio fijo, y generalmente el líder del proyecto traspasa la responsabilidad del cumplimiento del proyecto a los mismos.
Esto se sustenta en las cláusulas de penalidad y garantía que se incluyen en los contratos por los trabajos a ser realizados, pero en caso de que no se cumplan los acuerdos negociados el impacto en el proyecto se ve reflejado en sobrecostos y tiempos de finalización más tardíos que los indicados en el Plan de Gestión del Proyecto.
El modo “tradicional de controlar” los proyectos (especialmente aquellos con una participación importante de terceros) durante su ejecución, básicamente se ha soportado en los reportes entregados por los contratistas o proveedores; y en el mejor de los casos, comparando lo planificado con lo avanzado (siempre y cuando el Gerente de Proyecto haya llevado algún registro de manera periódica), con un enfoque en el control del tiempo y no los costos, porque en principio se tiene firmado un contrato de precio fijo.
Para el control del rendimiento de los costos del proyecto, se aplican los principios expuestos en el Sistema de Gestión del Valor Ganado (EVMS – Earned Value Management System), sistema detallado en la sección 7.3.2 del PMBOK® (PMI, 2008) correspondiente a las herramientas y técnicas para el control de los costos del proyecto, y también es mencionado en la sección 6.6.2 correspondiente a las herramientas y técnicas para el control del cronograma del proyecto.
Debido a que los indicadores del EVM se basan en el comportamiento de los costos del proyecto, para el monitoreo y control del rendimiento del tiempo, se aplican los principios del Programa Ganado (ES – Earned Schedule), metodología creada por el Sr. Walter Lipke en el año 2003, que corrige la inconsistencia de medir tiempos a partir de costos.
El objetivo general del presente Plan de Proyecto Final de Graduación fue aplicar el análisis de la Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado a un Proyecto Piloto generado en el Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo perteneciente al Area Técnica de la Empresa CLARO Ecuador; para medir, monitorear y controlar las dimensiones de tiempo y costo.
Los objetivos específicos fueron: identificar las herramientas y técnicas más relevantes de las áreas de gestión de tiempo y costo del PMBOK® para el control y monitoreo de proyectos, evaluar las implicaciones de los indicadores de desempeño del valor ganado y su impacto en la probabilidad de terminar un proyecto dentro de los criterios de éxito del mismo, demostrar la importancia de establecer apropiadamente el cronograma del proyecto como base del análisis del valor ganado para definir los períodos de tiempo donde será requerida la generación de los indicadores de desempeño, identificar las ventajas del uso de la simulación Monte Carlo aplicado al valor ganado para estimar el costo final del proyecto, establecer una metodología para el costeo y presupuestación del proyecto piloto generado en el Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo para la Empresa CLARO Ecuador, desarrollar un plan de capacitación dirigido a los líderes de proyectos del Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo de la Empresa CLARO Ecuador para familiarizarlos con el uso y aplicación del análisis del valor ganado.
Para alcanzar los objetivos planteados se utilizaron las metodologías de investigación analítica y sintética, con lo cual se relacionó la aplicabilidad del Sistema de Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado de acuerdo a su nivel de significancia con los Grupos de Procesos y Areas de Conocimiento del PMBOK® 2008, y como su uso permite ejercer un control eficiente sobre los proyectos, e incrementa las probabilidades de éxito de los mismos.
Como conclusión, el uso de herramientas integrales de monitoreo y control, como son el análisis de la Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado, permiten potenciar el gerenciamiento de los proyectos. Al utilizar los principios que gobiernan estas herramientas (los mismos que son aplicables a cualquier tipo de proyectos independientemente de la industria, y la composición del equipo de proyecto), mejoran el proceso de toma de decisiones, porque brindan un sustento a la gestión del Gerente del Proyecto al identificar y controlar de manera temprana las posibles variaciones durante la fase de ejecución del proyecto.
Las variaciones surgen de la comparación del rendimiento actual respecto al planeado o esperado (desviación potencial de las líneas bases del costo y cronograma), y con este registro del comportamiento del proyecto, es posible hacer un análisis confiable de tendencia para pronosticar cuál será el rendimiento del mismo en la completación en tiempo y costo.
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