RESUMEN EJECUTIVO
En el mercado existen alrededor de 20 Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión (SAFI), las cuales poseen sistemas automatizados para administrar la parte operativa de sus funciones diarias. La Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) posee reglamentación que deben cumplir las SAFI para poder operar en el mercado.
Al poseer las SAFI estándares que garanticen cierta igualdad entre ellas, el ofrecer información de calidad y un servicio al cliente excepcional se convierte en las armas para lograr ser la primera SAFI del mercado.
Por tal motivo, BCR SAFI ha visto la necesidad de contar con una herramienta integral que les permita darles a sus clientes una ventaja competitiva sobre el resto del mercado, de esta forma ha incluido entre sus planes estratégicos el cambio de la infraestructura tecnológica.
Actualmente BCR SAFI posee un sistema que fue desarrollado en los años noventas. Este sistema se ha utilizado por más de 10 años para administrar sus fondos. A partir del 2005 se contrataron recursos internos de TI para llevar a cabo el soporte del sistema.
El sistema administra bien la operativa de la SAFI, pero no posee ventajas competitivas en servicio al cliente, análisis de datos y análisis del mercado, sobre todo para la toma de decisiones estratégicas.
Normalmente los usuarios se quejan de que convertir la información operativa en información útil para servicio al cliente, estrategia o análisis implica llevar a cabo un laborioso trabajo manual; provocando en consecuencia horarios laborales extensos.
También se dan casos de clientes que se trasladan a otra SAFI debido a que sus demandas de informacion no les son satisfechas. Además, se ha dado un aumento en el gasto de TI debido al aumento de personal contratado para darle soporte al sistema.
El presente documento es una propuesta de un plan estratégico para el desarrollo de este cambio tecnológico en BCR SAFI. El objetivo principal de este documento es el de establecer un plan de gestión de proyecto que le permita a la sociedad administradora de fondos de inversión, el desarrollo de un sistema administrador de fondos de inversión.
Como objetivos específicos tenemos el establecer el Plan del Alcance del proyecto para asegurarse de que se determinen todas las tareas necesarias para desarrollar el sistema. Así como lograr una adecuada Gestión del Tiempo, donde se determinarán las secuencias y los tiempos de tareas por realizar.
Además se pretende llevar a cabo una adecuada administración del Recurso Humano, donde se determinará la organización de las personas interesadas en el proyecto y finalmente establecer el Plan de Comunicación que les permita a los integrantes del equipo de trabajo disponer a tiempo y eficazmente de la Informacion del desarrollo del proyecto.
Esto se logrará mediante la creación de un sistema que tenga la capacidad de ofrecer a los usuarios todos los procesos necesarios para la administración y control eficiente, oportuno y efectivo de los fondos de inversión ya sean abiertos, cerrados e inmobiliarios, mediante un sistema por medio del cual BCR SAFI pueda ofrecer un buen servicio a sus clientes, mediante la actualización de la plataforma del sistema administrador de fondos de inversión que le permita un crecimiento eficiente de la SAFI, la eficientización la operativa de los usuarios y el incremento del control operativo.
Las fuentes primarias de información que se utilizarán en el proyecto serán los usuarios de BCR SAFI sobre todo aquellos con grandes conocimientos del negocio, la PMO corporativa y el plan estratégico de BCR SAFI, el cual se debe tomar en cuenta en todos los proyectos que se lleven a cabo en la SAFI.
Las fuentes de información secundarias que se utilizarán serán el PMBok y sus lineamientos en el desarrollo de proyectos, la normativa interna del conglomerado de desarrollo de proyectos y los perfiles y roles de los integrantes del proyecto.
Las técnicas que se utilizarán para obtener toda la información necesaria para el desarrollo de este proyecto se obtendrá por medio de Observación y Entrevistas y el método de investigación que se utilizará será el método analítico - sintético, se llevará a cabo análisis de la información junto con la experiencia de usuario para integrarla y desarrollar una propuesta de proyecto.
Como conclusiones importantes se pueden señalar las siguientes; el desarrollo de un plan de proyecto permitió un adecuado seguimiento en la ejecución y control del proyecto. Además se logró involucrar a todos los interesados del proyecto en el objetivo y alcances principales del proyecto, de esta forma todos conocían las tareas planificadas por realizar.
Una vez definas todas las actividades por desarrollar, así como sus duraciones, se logró desarrollar un cronograma de trabajo acorde, aceptado e interiorizado por todos los interesados, de esta forma se logró cumplir con las fechas propuestas sin problema alguno.
Una adecuada administración del recurso humano permitió que cada uno de los interesados del proyecto tuviera claro cuales eran sus responsabilidades e hicieran todo lo necesario por cumplirlas.
Gracias al plan de comunicación se logró plasmar de forma ordenada las necesidades de información de cada uno de los interesados para que de esta forma la información y comunicación fluyera sin problemas durante el desarrollo del proyecto.
Como recomendaciones importantes se pueden citar las siguientes; se debe incrementar la política de capacitación de la normativa de la PMO del conglomerado, ya que muchos de los coordinadores de los proyectos no conocen la normativa actual.
Además se debe continuar evangelizando a toda la corporación en cuanto a la importancia de realizar sus productos a través de proyectos. Se deben llevar a cabo un estudio de cargas de trabajo periódicas para los funcionarios del área de la PMO, para que de esta forma puedan ofrecer toda la ayuda que necesitan los administradores de proyectos.
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1136.pdf
