RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto consistió en diseñar una Oficina de Administración de Proyectos PMO en la División de Gestión de Red y Mantenimiento DGRM, del Sector de Telecomunicaciones del Instituto Costarricense de Electricidad ICE.
El ICE comprende el Sector Electricidad y el Sector Telecomunicaciones, fundados en el año 1949 y 1963 respectivamente. Después de 48 años de fundado el Sector Telecomunicaciones, en el año 2011 se rompe el monopolio que lo caracterizaba y se ve inmerso en un entorno competitivo emprendiendo acciones de planteamiento y replanteamiento de estrategias para hacerle frente a la incorporación en el mercado de nuevas Operadoras y a un cliente más exigente en cuanto servicios de telecomunicaciones se refiere.
Como parte de dicho planteamiento, la DGRM ha sido pilar fundamental en proyectos de gran impacto para el Sector de Telecomunicaciones como lo es el caso del Proyecto de Gestión de la Red Avanzada de Internet y el Proyecto de Seguridad de la Red Avanzada de Internet, costo valorado en millones de dólares. Ante tal responsabilidad surge la necesidad de diseñar una estructura organizacional y funcional por medio de una PMO que asegure el desarrollo efectivo y eficiente de los proyectos en cuanto a su desarrollo y la utilización de los recursos productivos necesarios para su adecuada ejecución, objetivo general del presente proyecto.
Para lograrlo fue necesario: determinar el grado de nivel de madurez de la organización en administración de proyectos para identificar los aspectos de mejora en los cuales ejecutar acciones para crear una cultura efectiva en el tema, definir la configuración básica de los procesos que conforman la PMO para delimitar y definir sus fronteras, mapear los procesos y flujo de información que conforman la PMO para identificar puntos críticos de control de los procesos y facilitar la estandarización y toma de decisiones acertada, evitando reprocesos, duplicidades, y mal manejo de recursos entre otros, definir los indicadores de gestión de eficiencia de cada uno de los procesos asociados a la PMO con el objetivo de diseñar una herramienta de medición en línea y oportuna que sea insumo básico para la definición de estrategias en la organización en lo referente a administración de proyectos, determinar las necesidades en materia de documentación relacionados a los procesos de la PMO para proceder a elaborar plan de desarrollo de dicha documentación y contribuir con el Sistema de Gestión de Calidad de la organización y elaborar un cronograma de implementación de la PMO con los recursos humanos, materiales y económicos asociados, para guiar el proceso de acuerdo con la cutltura de la organización.
La PMO diseñada incluye: configuración básica y mapeo de los procesos propuestos, identificación de puntos críticos de control de los procesos, indicadores asociados a los puntos críticos de control, identificación de la documentación necesaria para el buen funcionamiento de los procesos, constitución del portafolio de proyectos de la División para finalizar con un plan de implementación integrando los componentes y definiendo tiempo en duración, fechas y costos estimados asociados.
Como principales conclusiones se señalaron: El nivel de madurez de la organización en administración de proyectos fue MEDIO BAJO al obtener un porcentaje consolidado del 49%, la PMO propuesta se clasifica como Torre de Control en un Nivel III, los procesos propuestos para conformar la PMO-DGRM fueron: Gestión de Solicitudes, Identificación y Priorización, Estudios de factibilidad, Gestión metodológica, Gestión de herramientas de proyectos, Gestión (alcance, tiempo y costo), Gestión de Calidad, Gestión de riesgo, Gestión de la adquisiciones, Administración de documentación, Evaluación Integral de proyectos, Formulación y desarrollo de nuevos proyectos, Desarrollo de metodologías los cuales logran integrar las Áreas de conocimiento de la administración de proyectos bajo la normativa y sistemas de información estandarizados a nivel institucional.
La conclusión más relevante se resume en la evidencia de la necesidad de la creación y desarrollo de la PMO debido a que actualmente no se disponen de los controles necesarios que garanticen la eficiencia y efectividad en el desarrollo de los proyectos de la DGRM que conduzcan al éxito de los mismos; ya que no se mide ni administra de forma optima el tiempo, calidad, alcance y costo durante la ejecución de los mismos.
La PMO propuesta se estima estaría implementada en un 100% para finales del mes de mayo del año en curso con un costo aproximado a los ¢6 000 000.
Para lograr que la PMO funcione con eficiencia se recomendó: Los indicadores propuestos para cada proceso se deben integrar al plan de trabajo de la DGRM y al plan de trabajo de la Gestión Empresarial, Se recomendó volver a ejecutar el diagnóstico de madurez tres, seis, y un año después de implementada la PMO para verificar la curva de aprendizaje en su funcionamiento, una vez en funcionamiento la PMO se recomendó ejecutar el plan de auditorías para realizar las verificaciones de controles, documentación e indicadores, se deben definir metas para cada uno de los indicadores propuestos y se propuso realizar una sesión de trabajo con los principales afectados e involucrados y definir dichas metas con base en históricos y criterio experto.
El proyecto tiene el patrocinio del Jefe de División por lo que será implementado dentro de la organización actual de la División Gestión de Red y Mantenimiento de acuerdo al Plan de Implementación anexado al documento.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP11456.pdf
