RESUMEN EJECUTIVO
La Corporación para la Investigación y Desarrollo en Ciencia de Materiales – CIMA, es una entidad sin ánimo de lucro, cuya misión es realizar transferencia y aplicación de nuevas tecnologías, consultorías y apoyo a programas de investigación.
Lo anterior lo realiza mediante la ejecución de proyectos, obtenidos bajo licitaciones que en su mayoría genera la empresa colombiana de petróleos. Este manejo ha llevado a CIMA a ser una organización proyectizada, es por esto que la dirección se interesa en la adopción de una metodología de gestión de proyectos, dentro de estas metodologías, un tema que cobra importancia determinante en la finalización exitosa, es la gestión de Riesgos, la cual identifica las amenazas y oportunidades potenciales y la forma de enfrentarlos.
Debido a la naturaleza de los proyectos y al tiempo que se otorga para presentar las licitaciones, CIMA enfrenta el problema de realizar el análisis de riesgos de los proyectos en un corto periodo de tiempo, lo cual le ha impedido tener un proceso documentado de la gestión del riesgo, debiendo recurrir al conocimiento y experiencia de sus directores de proyecto y recordación mental de los inconvenientes presentados, con este panorama se llegan a situaciones de repetición de esfuerzos, demoras en las entregas, desmotivación de trabajadores y un mayor costo en los proyectos.
CIMA detecto como una falencia en sus procesos la gestión de riesgos, por lo que un diseño que le permita fortalecer este punto garantizará un mejor resultado interno y externo en la ejecución de los diversos proyectos que se implementen.
El objetivo general de este proyecto fue: Diseñar el plan de gestión de riesgos para los proyectos de consultoría de estudios técnicos y diagnóstico del estado mecánico y de corrosión de tuberías, tanques y vasijas para empresas del sector de hidrocarburos. Este diseño permitió hacer un seguimiento y análisis de los riesgos involucrados en estos proyectos y un plan de respuesta, así mismo, servirá como base de consulta e información para futuros proyectos.
Los objetivos Específicos del proyecto fueron: Realizar el estudio de madurez de la administración de riesgos en los proyectos desarrollados en CIMA, definir la metodología, formatos que se implementarán en la gestión de riesgos, elaborar las categorias de riesgos, definir los niveles de probabilidad e impacto dando origen a una matriz, la cual ayudará a priorizar los riesgos y definir los roles y responsabilidades para el equipo de la gestión de riesgos.
Para el diseño de la gestión de riesgos de proyectos a desarrollar en la empresa CIMA, se realizó una investigación de campo, usando fuentes primarias que consistió en analizar la documentación existente de los proyectos realizados por la organización en los últimos dos años, específicamente la parte concerniente a los riesgos detectados, el plan de respuesta a estos y el seguimiento realizado.
Esta visión del estado actual se complementó con encuestas realizadas a los directores de proyectos sobre la percepción que se tenía del manejo de los riesgos en cuanto a tiempos de análisis, calidad de la información, seguimiento de los planes de respuestas, documentación requerida y necesidades observadas. Se tuvo como guía las diferentes fuentes de documentación del manejo de riesgos que usan los estándares PMI.
La metodología empleada fué de tipo investigación mixta que combina la investigación de campo y la investigación documental, para obtener la información que se analizó y se tomo como base para determinar las necesidades requeridas y las posibles alternativas de solución.
Dentro de las conclusiones se destaca la definición de una metodología basada en los procesos del estándar del PMBOK (PMI, 2008), para el manejo de una gestión efectiva y aplicable, lo que ayudará a mejorar la comunicación, estandarizar los términos usados y tener un marco general. Como herramientas se crearon plantillas de Identificación de riesgos, plan de respuestas a los riesgos e informe de monitoreo de riesgos.
Las categorías de riesgos quedaron definidas para CIMA mediante una RBS de cuatro niveles, inicialmente las causas de riesgos se dividieron en cuatro categorias: Técnicas, gestión, comerciales y externos, y a su vez estas se subdividieron en subcategorias. Adicionalmente se destaca la elaboración de la matriz RACI en la cual se encuentran por cada una de las actividades determinadas a realizar en la gestión de riesgos, los cargos involucrados en su desarrollo.
Como recomendaciones principales se tiene la implementación de un plan de capacitación que facilite el empoderamiento de la cultura proactiva en la gestión de proyectos, la implementación de lecciones aprendidas que permitan tener una referencia de proyectos anteriores y la elaboración de una plantilla que incluya los posibles riesgos que se puedan generar en los proyectos, esto con el fin de, adicional a la RBS, brindar a los gestores de proyectos una ayuda en el proceso de identificación de los riesgos.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1140.pdf
