RESUMEN EJECUTIVO
Amway fue fundada hace 50 años y tiene como fin la venta directa de sus productos alrededor de más de 82 países, con ventas de aproximadamente $8.2 billones. El crecimiento de la organización en regiones como Asia, Europa y Latinoamérica, ha provocado que la empresa tenga que enfocarse en un nuevo plan estratégico que permita acrecentar aun más sus ventas en estas regiones. Como parte de este plan estratégico, se decide crear centros de servicios en cada una de las regiones mencionadas que permitan realizar un acercamiento a los mercados de manera más eficiente y eficaz.
Para la región de Latinoamérica, se toma la decisión de crear en Costa Rica el centro de servicio denominado Amway-Enterprise Process Center, el cual brinda servicios financieros tanto a su casa matriz en los Estados Unidos como a la región latinoamericana.
Amway-Enterprise Process Center se encuentra en un período de transición de los procesos financieros, lo cual le permite a la organización realizar mejoras a las actividades para proveer un servicio de alta calidad a todos sus clientes, tanto internos como externos. Por tal motivo, la organización ha empezado a enfocarse en desarrollar proyectos que permitan mejorar los procesos financieros que tiene a su cargo.
Amway-Enterprise Process Center actualmente cuenta con poca experiencia en el tema de Administración de Proyectos. La empresa no utiliza una metodología estándar, ni normas y procedimientos que ayuden a regular la ejecución de los proyectos de la organización. Por tal motivo, se ha analizado la importancia de la aplicación de la Administración de Proyectos en la entidad, con el fin de mejorar y agilizar los procesos durante la ejecución de los proyectos.
La organización desea un crecimiento eficiente y eficaz, por lo cual utilizar la metodología de la Administración de Proyectos tiene un gran valor agregado, y la mejor opción es implementando una Oficina de Administración de Proyectos en la empresa, la cual garantizaría la utilización de una metodología estandarizada de administración de proyectos.
El objetivo general de este trabajo es elaborar una propuesta para la creación e implementación de una oficina de administración de proyectos que permita ejecutar con éxito los proyectos de la organización en términos de tiempo, costo y calidad.
Los objetivos específicos son: describir la capacidad de respuesta de la empresa para apoyar las necesidades de la nueva oficina de proyectos, de conformidad al tipo de estructura organizacional actual de Amway-Enterprise Process Center; diagnosticar la situación actual de Amway-Enterprise Process Center con el fin de medir su grado de madurez en términos de administración de proyectos; definir el tipo de Oficina de Administración de Proyectos para AmwayEnterprise Process Center que llene las necesidades de cada una de las áreas funcionales de la entidad; definir la estructura organizacional de la Oficina de Proyectos para Amway-Enterprise Process Center: equipamiento humano, funciones y responsabilidades, presupuesto de operación, requerimiento de equipo tecnológico, de los integrantes y cultura organizacional; definir el plan de capacitación que necesita la entidad para fortalecer el conocimiento de Administración de Proyectos en Amway-Enterprise Process Center.
Para alcanzar lo propuesto anteriormente, se utilizó el método de investigación analítico-sintético.
La metodología se aplicó desde el inicio del proceso; se realizó una investigación tanto documental como de campo para la obtención de los resultados del trabajo. Una vez obtenida y recopilada la información, se procesó y se analizaron los resultados para determinar la mejor propuesta de acuerdo con las necesidades de la organización.
Los resultados se obtuvieron mediante los objetivos establecidos en el presente documento, los cuales hacen referencia al grado de madurez de la entidad en términos de la Administración de Proyectos, a la situación actual de esta y la definición de la mejor estructura organizacional que la Oficina de Administración de Proyectos debería desarrollar.
Los resultados de la investigación fueron: el grado de madurez en que se encuentra la organización es de un nivel bajo de conocimiento de la Administración de Proyectos, en donde existe una ausencia de procesos, alineamientos, políticas y una metodología definida que permita desarrollar los proyectos de manera eficiente y eficaz.
Tampoco cuenta con una base de datos que permita almacenar los proyectos de manera correcta. Bajo estas circunstancias, Amway-Enterprise Process Center muestra una carencia referente a la Administración de Proyectos que le permita planificar y ejecutar correctamente los proyectos.
Dentro de las medidas que se deben ejecutar en la organización está la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos en un corto plazo, en donde se defina una metodología de acuerdo con las necesidades de la entidad, creación y aplicación de normas, procedimientos, plantillas, base de datos de fácil acceso para los involucrados de los proyectos, cambio de cultura organizacional en donde la Administración de Proyectos tenga un impacto positivo dentro de la organización; esto con el fin de que Amway-Enterprise Process Center obtenga los beneficios de la Administración de Proyectos.
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