RESUMEN EJECUTIVO
El Banco de Costa Rica fue fundado el 20 de abril de 1877: a lo largo de su historia y hasta el día de hoy, 132 años después, ha sido una de las principales instituciones financieras del país. Durante su historia se ha tenido que ajustar a grandes cambios, tanto a nivel interno como aquellos exigidos por entes externos, con el objetivo de mantenerse vigente y competitivo, en un mercado financiero de competencia de clase mundial.
Para mantener al BCR competitivo dentro del mercado financiero nacional, se requiere constantemente la demanda de nuevos servicios y la necesidad de mejorar los actuales, además tiene que preocuparse de mantener la cartera de clientes actual e inclusive incrementarlos; sin embargo, el sistema tecnológico con el que cuenta en la actualidad no permite la agilidad en los tiempos de respuesta, e inclusive hace que resulte muy caro cualquier modificación.
A raíz de este problema es que la Gerencia General planteó la necesidad de adquirir una nueva plataforma informática que cumpla con los estándares mundiales de los sistemas de banca. Dicha propuesta fue avalada por la Junta Directiva General y a partir de ese momento se estableció como un objetivo estratégico la conformación de un equipo de proyecto que se encargara de confeccionar, bajo los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa, un cartel de licitaciones para la adquisición de un Sistema Integrado Bancario (Core), para el Banco de Costa Rica, lo que a su vez dio origen a este proyecto.
Tomando como referencia lo indicado anteriormente, el objetivo general del presente trabajo es establecer un Plan de Gestión de Proyectos para la confección de un cartel de licitaciones que le permita al Banco de Costa Rica adquirir un Core Bancario de nivel mundial, por medio del cual pueda responder de forma ágil a las necesidades de sus clientes.
Uno de los principales objetivos de este plan de gestión es que sirva de referencia a otros proyectos similares, ya que el BCR por ser una institución pública constantemente tiene que estar confeccionando carteles de licitación para poder adquirir bienes o servicios y a su vez, cumplir con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.
Como objetivos específicos, se establece la necesidad de diseñar el plan de gestión del alcance, para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, también es necesario identificar las principales actividades que hay que desarrollar para plasmarlas en el cronograma, dentro de esta planificación la gestión del recurso humano es fundamental para la definición de roles y responsabilidades de las personas que integran el equipo del proyecto, así como la gestión de comunicaciones, que establece la periodicidad y tipo de informes necesarios para los interesados del proyecto.
Este plan de proyecto se propuso integrar los procesos de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicación, de manera que permita planificar los entregables y estrategias necesarias para su adecuada ejecución y posterior control.
La principal problemática identificada en la metodología que actualmente se utiliza en el BCR para la confección de carteles de licitación, consiste en que se concentra en los procedimientos apropiados para el levantamiento de requerimientos, sin embargo, en lo que respecta a la confección del cartel de licitaciones es limitada, lo que provoca que no se siga un procedimiento estandarizado, dejando un vacío importante para un adecuado plan de gestión al momento de confeccionar el cartel de licitaciones.
El presente trabajo pretende plantear un plan de gestión de proyecto para la confección del cartel de licitaciones, que sirva de modelo para proyectos similares e inclusive incorporar dentro de la normativa del Banco, algunas de las propuestas desarrolladas en este trabajo.
Para lograr los objetivos de este trabajo se utilizó el método de investigación análisis-síntesis, que consiste en descomponer una unidad en sus elementos más simples, examinar cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto, además, se utilizó la investigación mixta, utilizando recursos documentales de la confección de otros carteles de licitación y realizando trabajos de campo por medio de entrevistas a diferentes funcionarios expertos que pudieran ayudar a la realización de este proyecto.
Dentro de las principales conclusiones y recomendaciones a las que se llegó a la hora de desarrollar este trabajo, resalta la importancia de desarrollar un plan de gestión para la confección del cartel de licitaciones, que le permitirá al Banco de Costa Rica adquirir el Core Bancario, de acuerdo con las nuevas soluciones tecnológicas de clase mundial que actualmente se encuentran a disposición.
Es evidente que la metodología que actualmente se utiliza en el BCR para la confección de carteles de licitación requiere de ajustes importantes, dentro de los que se propone utilizar la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) propuesta, para definir los principales entregables del cartel de licitaciones.
Otra recomendación es ampliar el alcance en la Gestión de Recursos Humanos, a fin de utilizar las matrices desarrolladas en este trabajo, como punto de referencia en trabajos de similar naturaleza, y que además, el plan de proyecto desarrollado en este trabajo sea utilizado por la PMO del Banco como insumo para nuevos proyectos, lo cual podría ayudar en la ejecución exitosa de los proyectos
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