RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad Nacional de Colombia (UN) es una entidad pública de educación superior, cuyos ejes misionales son la formación, la investigación y la extensión, desarrollándolos a la par de las ciencias y las artes para alcanzar la excelencia. Dentro de su estructura cuenta con la Vicerrectoría de Investigación cuya finalidad es fomentar el desarrollo y la consolidación de la investigación y la extensión en la UN, constituida formalmente a través de la Resolución 032 del 30 de agosto de 2005 junto con las Direcciones de Investigación de las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, desde donde se orienta y organiza la política de investigación de la Universidad; asimismo, apoyan y gestionan todo lo relacionado con la investigación al interior de cada una de las sedes en concordancia con las políticas misionales de la UN.
La Vicerrectoría de Investigación (VRI) y las Direcciones de investigación de Sedes han implementado el mecanismo de convocatorias internas, nacionales y de sede, que otorga apoyos financieros a través de proyectos de investigación científica, creación artística e innovación, dirigidas a docentes, estudiantes de posgrados y grupos de investigación, estos proyectos se someten a un proceso de evaluación por pares y una vez aprobados y financiados inician su ejecución requiriendo un seguimiento exhaustivo en la parte técnica y financiera, durante los últimos años han sido las Direcciones de Investigación quienes realizan las actividades relacionadas con el seguimiento a la ejecución de los proyectos aprobados, implementando diferentes procedimientos para una adecuada gestión y acompañamiento a los investigadores.
Estos procedimientos se han ajustado con el apoyo y la amplia participación de los docentes, quienes son los usuarios potenciales que aplican para la consecución de recursos a través de las convocatorias; a pesar de lo anterior se han evidenciado problemas en el trascurso de la ejecución y desarrollo de estos procesos, sin una metodología estandarizada.
El objetivo general de este proyecto es diseñar una propuesta metodológica que incorpore herramientas del PMI como alternativa de mejoramiento al proceso de seguimiento y control a proyectos de investigación, creación artística e innovación que llevan a cabo las Direcciones de Investigación de la UN, con el fin de permitir a mediano y largo plazo estandarizar e implementar una metodología que ofrezca información confiable, optimice los recursos y agilice los trámites administrativos, fortaleciendo la gestión de la investigación en la UN.
Para lograr lo anterior, se desarrollaron los siguientes objetivos específicos: (i) se analizaron los procesos y procedimientos relacionados con el seguimiento y control que se realiza a los proyectos financiados en la UN; (ii) se elaboró un diagnóstico de acuerdo a los resultados que arrojó el análisis, que permitieron identificar las fortalezas, deficiencias y necesidades existentes, y a partir de esto; (iii) se diseñó una propuesta metodológica que incluye herramientas del PMI, para lograr el mejoramiento del proceso de seguimiento y control para estos proyectos, dentro del marco del funcionamiento misional y normativo de la Universidad.
Para el desarrollo del proyecto se utilizaron las técnicas de investigación documental y de campo, analizando la información consignada en las fuentes seleccionadas, determinando los riesgos en cada una de las actividades planteadas en los procesos a estudiar; detectando las necesidades, problemas y las posibles causas que los originan; se diseñaron instrumentos para la recolección de datos, como entrevistas. Dichos instrumentos sirvieron para obtener la información necesaria para el logro de la investigación.
El método de investigación que se utilizó fue el analítico - sintético que permitió analizar uno a uno los pasos y actividades de los procesos y procedimientos a estudiar, detectar las deficiencias y fortalezas en éstos; conocer las experiencias, opiniones y sugerencias de los involucrados en estos procesos, permitiendo así aunar los criterios recopilados con el fin de realizar un diagnóstico del estado, las necesidades y riesgos enfocados en la administración de proyectos.
Con base en los resultados del análisis documental y el diagnóstico del estado actual de las actividades de seguimiento a proyectos que se desarrollan a nivel nacional en la UN, se logró realizar una propuesta metodológica que incluye la fusión de dos subprocesos, el diseño de un nuevo despliegue de procedimientos de acuerdo a la integración entre los procesos y las 9 áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos del PMI – 2008, que tiene como fin mejorar las capacidades de investigación de la Universidad y lograr una visibilidad y proyección a nivel nacional e internacional
Esta propuesta metodológica incluye el diseño de formatos que requieren revisión y aprobación por parte del Comité del Sistema de Mejor Gestión de la UN – SIMEGE, pues se determinó que la metodología actual no está documentada, ni a dado los resultados esperados, por lo que las herramientas propuestas ayudarán a mejorar los hallazgos encontrados.
Del estudio desarrollado en este PFG se concluye que es muy importante para la UN efectuar un seguimiento y control adecuado, ágil, confiable, que involucre las mejores prácticas de la administración de proyectos, por lo que se recomienda a las Directivas de la Universidad Nacional que consideren y autoricen esta metodología propuesta, con el fin de que a mediano plazo, luego de todos los desarrollos y ajustes tecnológicos necesarios, se logre su implementación y estandarización a nivel nacional.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1129.pdf
