RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una empresa que se ha dedicado a brindar servicios a nivel nacional e internacional de telecomunicaciones y eléctricos. El ICE tiene la responsabilidad de desarrollar las telecomunicaciones del país como una verdadera herramienta de crecimiento económico, social y tecnológico, cuyo objetivo primordial es modernizar y expandir las telecomunicaciones por todo el territorio nacional.
Actualmente brinda servicios de banda ancha, tanto en las comunicaciones básicas como en las comunicaciones móviles, comunicaciones globales y comunicaciones IP, redes inalámbricas WIMAX, tecnología móvil 3G, plataformas IPTV, VoIP, Fibra Óptica, Triple Play, dotando al país de una conectividad de alta calidad y ancho de banda, de tal forma que el mundo de las oportunidades sea accesible para cada uno de los habitantes.
El presente trabajo se realizó en la Subdirección Ejecución de Proyectos DDIBA (DEP) del ICE Sector Telecomunicaciones. Dicha área es la encargada de coordinar la instalación y construcción de soluciones de red y proyectos para garantizar que su entrega sea tanto operable como comercializable, en forma oportuna, al menor costo y en cumplimiento con las normas técnicas y de calidad respectivas. La DEP maneja un amplio portafolio de proyectos, que por supuesto requieren de una metodología de dirección adecuada, esto debido a la gran demanda de servicios y planes de expansión del ICE.
Dado a las necesidades de comunicación en lo interno de la DEP, y como ejecutora debe cuidar lo que se presupuesta para el proyecto en tiempo y costo, mediante una comparación permanente entre lo real y lo presupuestado. Estas comparaciones han presentado grandes desviaciones, identificando como causas las malas prácticas en los procedimientos administrativos al momento de confeccionar los presupuestos, personal no capacitado para estas labores, o malos métodos empleados en la asignación de los costos reales.
Otra causa es que se utilizan los recursos de cada una de las áreas funcionales en forma desintegrada y utilizando varios métodos de recopilación y distribución del desempeño y, como resultado, provocan problemas técnicos y de comunicación entre el personal técnico y las áreas funcionales.
Además, se identificaron necesidades de capacitación de los entradores de datos y los presupuestadores y capacitación de conocimientos de adminstración de proyectos, de relaciones entre al personal técnico y las áreas funcionales, mal manejo de la información por parte de los entradores de datos, no hay seguimiento ni control de la información aportada al Sistema Gestión de Proyectos (SGP) por parte de los entradores de datos, ni comparación de la elaboración de los presupuestos con presupuestos anteriores.
Con el desarrollo de la propuesta metodológica se planteó implementar, mejorar y fortalecer los procesos de rendimiento, costos y el cierre parcial de los proyectos, de esta manera integrando a las áreas funcionales de la DEP en lo referente a la recopilación y distribución de la información del desempeño de los proyectos que se están ejecutando simultáneamente; la metodología se aplicó en el seguimiento y control del tiempo, costo, desempeño y las comunicaciones a nivel operativo.
El objetivo primordial fue proponer una metodología para el seguimiento y control de los proyectos de la DEP implementando, mejorando y fortaleciendo el rendimiento, los costos y los cierres de los proyectos.
La metodología empleada fue analítica – sintética, partiendo de la idea general que se tiene hacia una descomposición, enumeración y ordenación de cada uno de los detalles; también se utilizó el método de las entrevistas y la observación de campo, identificando las necesidades en el control del tiempo y los costos. En las entrevistas se involucraron a entradores de datos, personal técnico, áreas funcionales y de apoyo a la gestión y encargados de realizar los presupuestos.
Concluído el PFG, se cumplió con el primer objetivo específico, el cual consistía en realizar un análisis de la situación actual en la DEP. A partir del diagnótico resultante se concluye que en la DEP no se ha logrado estandarizar los mètodos de recopilación de los datos que alimentan los diferentes sistemas de información, pero existen un gran ámbito de necesidades y oportunidades que pueden ser explotadas para mejorar la gestión en la toma decisiones.
Según las necesidades y oportunidades detectadas, fue alcanzado el segundo objetivo específico, que consistío en proponer una metodología para el seguimiento y control de los proyectos de la DEP, dado al poco conocimiento de los involucrados directos que no están debidamente alineados son la administración de proyectos.
Una vez alcanzado el tercer objetivo específico, se desarrollaron los reportes para la captura y control de los datos, donde se esperan implementar, mejorar y fortalecer los procesos de rendimiento, costos y el cierre de los proyectos fomentando una mejora contínua, y de esta manera integrar las áreas funcionales de la DEP.
Dado al desconocimento de la administración de proyectos y mejorar la comunicación en la DEP por parte de los involucrados, y según estas necesidades indentificadas en el análisis de la situación actual, se planteó un plan de capacitación, cuyo objetivo primordial es el aplicar las buenas prácticas en Administración de Proyectos, para mejorar las competencias del personal y lograr un mejor desempeño del proyecto.
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