PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE PROJECT TO ORGANIZE AND HOST A FOREIGN INVESTMENT MISSION FOR A DELEGATION OF TAIWANESE INVESTORS

 

EXECUTIVE SUMMARY

The Belize Trade and Investment Development Service (BELTRAIDE), founded in late 1997, acted as the national economic development and investment promotion agency for the country of Belize. 

The main functions of the organization were carried out by its four units: BelizeINVEST, EXPORTBelize, the Small Business Development Center, and the Belize Training and Employment Center. For the purpose of the Final Graduation Project, the organization framework was mainly concerned with the BelizeINVEST unit of BELTRAIDE, which was the area of the organization responsible for executing the project that was under study.

The main team that was responsible for executing the project was the Investment Generation subunit, for which the project was led and managed by an Investment Associate, namely Mr. Kavanny Penner. 

The project that was utilized to illustrate the application of PMI best practices involved the coordinating and hosting of a Foreign Investment Mission for a delegation of Taiwanese investors. The executing team established that in order to execute a successful project, a robust Project Management Plan (PMP) was to be developed to optimize organizational resources and maximize the benefits derived from the project.

The problem that formed the basis for the project was BELTRAIDE’s lack of a formal and structured approach to Project Management. 

The organization’s project activities were not aligned with the world-class standards of PMI, which caused the organization to wrongly estimate project resources and impeded its ability to receive benefits from projects. In this respect, the Final Graduation Project sought to illustrate how a robust Project Management Plan, following the standards and best practices of PMI, would increase the effectiveness and efficiency of the organization’s project undertakings.

The purpose of the Final Graduation Project (FGP) was to investigate how applying a structured and world-class approach to project management at BELTRAIDE would optimize the use of its resources and maximize the benefits received by the organization for the projects it undertook. The main project justification was to illustrate how and why BELTRAIDE should have applied PMI’s standards to create a structured and formal approach to project management, which encouraged the organization to adopt the studied management approach.

The FGP’s general objective was to develop a Project Management Plan for the project to coordinate and host a Foreign Investment Mission, to serve as an integrated methodological framework for the effective management of the project's knowledge areas and activities.

 The specific objectives were to construct a project charter that will grant the project manager the authority to utilize organizational resources to produce the project management plan and execute the project, to create a scope management plan to ensure the project successfully defines, validates, controls, and fulfills all of the requirements that constitute its scope and avoids gold plating, to formulate a schedule management plan that will guide how and when the project will produce its outputs/products to satisfy the project's scope and successfully complete the project, to produce a cost management plan to serve as a tool to guide the estimating, budgeting, managing, and monitoring and controlling of project costs to ensure the project is completed within the approved budget, to develop a quality, resource, and procurement management plan to define, manage, and control the project's quality requirements, identify, acquire, and manage project resources, and guide the process of conducting and controlling procurements for the successful execution of the project within its baselines, to design a stakeholder and communications management plan to foster the adequate identification, management, and engagement of the project's stakeholders, and to effectively develop and implement a communication strategy to satisfy the project and its stakeholders’ communication needs, and to formulate a risk management plan that will identify, analyze, prioritize, respond, and monitor project risks in an effort to maximize the probability of project success.

To aid the development of these plans, a combination of primary sources, such as interviews and observations, and secondary sources, such as the Project Management Institute’s Guide (PMBOK), were used. Furthermore, three research methods were used to develop the plan, namely Analytical, Qualitative, and Quantitative research. 

The project’s research methods encompassed the use of analytical research to analyze multiple sources of information to formulate the deliverables of the project. The Qualitative research approach was utilized to develop the most effective Project Management Plan from a qualitative perspective. Lastly, quantitative methods were mainly used in the project’s schedule and cost management areas, to measure performance by applying the Actual Versus Planned Cost Analysis. 

The research methods were combined with the relevant tools and took into account the assumptions and constraints that were present in the project, to produce the list of deliverables as defined in the project’s objectives.

The Foreign Investment Mission Project Manage Plan was created to satisfy the FGP’s general requirements, for the endeavor to organize and host a Foreign Investment Mission for a delegation of Taiwanese investors. 

The creation of this Project Management Plan was guided by the Project’s theoretical and methodological framework. This plan illustrated how applying a formal and structured approach to project management increased the organization’s ability to execute its functions, mission, and vision, improved its chances to successfully execute a project, and maximized its project benefits. 

Furthermore, it consisted of the Project Charter, Scope Management Plan, Schedule Management Plan, Cost Management Plan, Quality, Resource and Procurement Management Plan, Stakeholder and Communications Management Plan, and the Risk Management Plan.

Following the Completion of the FGP, the primary recommendation issued to BELTRAIDE was to adopt the PMI PMBOK Guide, Standards, and Best Practices to implement a structured and world-class approach to its project management. 

This will result in the implementation of other recommendations, such as to develop a Lessons Learned Repository, train project managers, and implement a formal set of quality standards.

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Estudiante : KAVANNY EDWARD PENNER

Tutor: Sara Fonseca Bolaños

Lector: Carlos Castro

Lector: Evelyn Hernández

DESIGN OF A CROSS-TRAINING PROGRAM FOR QUALITY PROCESS INSPECTORS AND QUALITY FINAL INSPECTORS ON A MEDICAL DEVICE INDUSTRY

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

In a modern global marketplace, quality is a key competency which companies derive competitive advantage. Accomplishing quality is essential to competition in business, including medical device industries.

The meaning of quality in medical industries has developed over time to create maintainable sources of competitive benefits.

 A medical device industry will benefit most through concentrating on the key processes that provide their clients with quality products and services. Therefore, assuring quality management throughout the company and promoting staff members knowledge about quality standards and processes within the company is crucial for the organization success.

A medical device industry founded in 1891, has one of the main manufacturing plants for the assembly of medical devices in Costa Rica. The Corporation headquartered in Europe is formerly one of the largest electronics companies in the world, currently focused in the area of health technology, with other divisions being successfully divested.

New challenges faced by managers are addressed to improve organization’s performance and future competition. To date, the organization does not always have available quality inspectors trained and competent on quality inspections for all products that the company manufactures. For this reason, in case of absenteeism of any nature, coverage is assured, and it can cause serious problems to metrics and product release.

The general objective of this Final Graduation Project (FGP) was to develop a Cross-Training Program for Quality Process Inspectors and Quality Final Inspectors to balance workforce on a medical device industry in Alajuela, Costa Rica. 

This Cross-Training Program design deals with what is quality, cost of quality, linking quality management system to organizational performance, its impact to an organization, its approaches of implementing the QMS (Quality Management System) and the quality journey.

The specific objectives were to perform a diagnosis of the Quality Management System at a medical device manufacturing plant in order to determine the gaps that Quality Process Inspectors have in terms of training in order to identify and address their training needs, to design a Training Program for Quality Process Inspectors at a medical device manufacturing plant that meets the needs of the Quality Management System and calibrate the Team´s capability and to plan a cross training among applicable areas of Quality Process Inspectors with identification of timing, costs, participants, logistics and methodology in order to have more inspectors trained on certain areas.

The methodology used for the development of this Cross-Training Program was analytical. The main sources used to gather information included interviews to the Company´s Quality Personnel (Inspector, Technicians and Managers) in order to understand the way Quality Inspectors are trained, the areas each one of them is trained on and the needed resources in order to provide them with a Cross-Training. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Sixth Edition was also used as a support source.

The diagnosis of the Quality Management System helped to determine the gaps that Quality Process Inspectors have in terms of training. Even though results

showed that certain Inspectors were already trained on different areas, it was identified that most of them don´t handle multiple certifications. Therefore, the need of a training made sense in order to maximize the use of the company resources and guarantee coverage when the resources report illness or take vacations. 

It was also concluded that the lack of multitasked inspectors currently impacts the ability of having one single inspector in-charge of multiple tasks such as performing an inspection of a lot or batch and releasing the same production order, which is costing more money and resources to the organization.

The design of a Training Program for Quality Process Inspectors helped to structure the main elements required to provide adequately trained resources for quality inspection activities and therefore assure the quality system is functioning properly. 

Thus, it was concluded that designing a Training Program to provide effectively trained and efficient resources will help decrease the current difficulties faced in terms of providing immediate coverage for unforeseen events such as resignations without notice or dismissals, maternity leaves, vacations and other long-term medical leaves. This will avoid denying vacation days requested by employees.

The cross training among applicable areas of Quality Process Inspectors considered the development of a model of a four-stage cross-training process to have more inspectors trained on certain areas and have them prepared in case of absenteeism of different natures. The training model was defined pairs between themselves and was designed based on areas that have affinity in terms of activities.

 It was concluded that having crossed trained resources throughout this cross-training model will also help provide quicker answers to manufacturing teams in the organization when requesting overtime for quality inspectors upon increases in production lines. Given these requests are usually made in real time, fast coordination is required and having on-site trained resources will avoid having to call inspectors to check availability and paying for their transportation to the manufacturing plant.

Based on these conclusions, Supervisory and Management Teams should consider a new revision of the SWOT Analysis performed in this Final Graduation Project in aims to understand additional gaps not related to cross-training needs. A mapping of all tasks is recommended to be performed as well as a definition of each area´s metrics. In addition, activity times need to be tracked in order to establish standard times so a standard work can be created for Quality Process Inspectors that can will help understand capacity of each inspector per area.

Further research is needed to regulate performance of Quality Inspectors through a periodic evaluation system that needs to be designed by Quality Supervisor that can improve performance of the resources. Finally, analyzing the leadership system for an average of 50 Quality Inspectors across 24/7 shifts and several areas is also recommended to Quality Management.

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Estudiante: ADRIANA MARIA BARRANTES GUTIERREZ

Tutor: Karolina Jiménez Monge

Lector: Sophia Crawford

Lector: Cristian Soto

TO DEVELOP A PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO) PROPOSAL FOR THE ENGINEERING DEPARTMENT OF THE SAINT LUCIA AIR AND SEA PORTS AUTHORITY (SLASPA).

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

The Saint Lucia Air and Sea Ports Authority (SLASPA) was established by an Act of Parliament, No. 10 of 1983. This Act brought together the Civil Aviation Department of the Ministry of Communications and Works and the Port Authority. 

SLASPA is responsible for managing and providing a high level of quality service at the main ports of entry to the island including two principal seaports, Castries and Vieux Fort, and the George F.L. Charles and Hewanorra International Airports, as well as the smaller points of entry: Soufriere, Marigot, and Rodney Bay Marina. SLASPA has a unique position for the island by providing avenues to generate initiatives for maximizing the assets held in its name and to offer value-added services to its clientele. SLASPA is managed by a team of professionals headed by a General Manager, and reports to the Board of Directors.

The challenge that we currently face is that of ageing infrastructure as SLASPA’s major air and sea ports were built in the 70s and 80s. The Engineering Department is required to execute an increasing number of projects upon request from SLASPA’s stakeholders.

 Further, there is also an increasingly consistent demand for major maintenance projects and capital projects primarily due to a majority of SLASPA's facilities being close to the end of their useful life cycle or at the end of it. Currently, the same team that manages maintenance is also responsible for the management and implementation of projects.

The Engineering Department in the absence of a PMO has resulted in a low rate of project implementation. Over the past years and as is with many cases, few performance indicators are utilized which results in the lack of project implementation. 

Low rate of project implementation has resulted in projects repeatedly being rolled over to the next financial year. The purpose of this case study is to analyze the existing organizational structure of SLASPA’s Engineering Department to successfully manage and implement projects prior to the problems stated above. Hence, the intention is to develop a feasible PMO proposal that is suitable for the Engineering Department mandate.

The Final Graduation Project (FGP) general objective was to develop a Project Management Office (PMO) proposal for the Engineering Department of the Saint Lucia Air and Sea Ports Authority (SLASPA). 

The specific objectives were to assess the needs of the Engineering Department, to determine its project management strategy, strengths, weaknesses and areas of improvement, to analyze the different PMO types and select the best option for the department, to determine the strategic purpose of the PMO, and lastly to develop the scope of the PMO for the Engineering Department.

For the purpose of this FGP, the types of information sources that were used are primary and secondary namely SLASPA archives, personal experiences, the PMBOK Guide, literature reviews, internet, documentaries and academic journals. Information sources can also be printed or presented in an electronic format.

 The research methods used were primarily analytic-synthetic, deductive–inductive and observation. The research tools utilized were the six sigma maturity assessment model, Meetings, Expert judgment, Stakeholders consultation, and expert’s advice.

This FGP assumptions and constraints were also highlighted, along with its deliverables.The results of the analytical method propelled the analysis of the different types of PMOs in order to determine the best suitable for the SLASPA Engineering Department‘s development. 

The maturity assessment results highlighted the Engineering Department strengths and weaknesses in certain project management areas, including leadership alignment, leadership approach to lean six sigma, approach to errors and partial training for employees. Upon the analysis of the three basic types of PMOs, it was concluded that a Hybrid of supporting and controlling PMO was most suitable at this time.

Conclusion to the main objective of this research was that a PMO was necessary and should be developed to maximize the rate of project implementation on the Engineering Department.

Given the results of this research, it was recommended that the Engineering Department implement a PMO to its organizational structure to optimize the results of successful future projects; Upon the implementation of the new PMO, an annual review program should be established to assess the needs of the PMO, its project management strategy, as well as strengths, weaknesses and areas of improvement. 

A maturity assessment should be conducted at least every three years to update the status of the Engineering Department, and a routine review program annually to analyze the relevance of the PMO, and to advise key stakeholders if and when the PMO would be better served with another PMO type.

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Estudiante ; SAYDIA CHARLES

Tutor: Eng. Alberto Redondo Salas, MPM

Lector: Xavier Salas Ceciliano

Lector: Evelyn Hernández Rojas

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE IMPLEMENTATION OF A CHILD CARE CENTER IN CARACOL, HAITI

 

EXECUTIVE SUMMARY

The main goal of this research is to create a project management plan. Everest is one of the companies in the textile sector that recently settled down in Haiti. Along with the technologies that the company uses in Taiwan, the company is working on different projects in Haiti.

 One of the concerns of the company is the well-being of pregnant and lactating women. Although Everest has several technicians who are qualified for working on the projects, the completion takes longer than the allotted time, which often represents constraints in the operations of the factory because the planning must have changes. Therefore, a supervision mechanism was defined, which is the assignment of a project manager to start the activities.

The company is oriented towards social responsibility taking into account the needs of the community by creating a way to keep its workforce.

 The factory has recruited a consultant because a project management plan was necessary to deal with the current practice. One of the benefits is better accountability because strict supervision is necessary for the execution of such logistic project. Stakeholders will also be involved to ensure that the implementation of the day care is sustainable.

The final graduation project general objective is to create a project management plan for the implementation of the childcare facility.

 The specific objectives are to develop an integration management in case a stakeholder requests a change during the execution of the project and use the project charter as a guide that includes roles, responsibilities and key milestones; develop a scope management plan for resource allocation in order to achieve the project on time within the budget and quality expected by the stakeholders; develop a schedule management plan in order to set up a planning and respect the tasks included in the execution agenda, to develop a quality management plan that will ensure a continuous control of deliverables against established standards; to develop a resource management plan in order to take into account the different elements necessary in the execution of the project; to create a communication plan where the stakeholders will be informed in a timely manner about the different executions or realizations; to produce a risk management plan in order to finalize the project on time and have the resources necessary to increase efficiency; to develop a procurement management plan that will allow a better acquisition of resources according to the defined criteria; and to implement a stakeholder management plan to gather information and take into account the recommendations.

The methodology used for the research was analytical. The information is gathered from A Guide to Project Management, Sixth Edition. Previous data were also consulted, such as graphs, tools, and emails. In addition, interviews were held with all stakeholders. That information will be used to create the project management plan for the child care facility.

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Estudiante :Clifford Bastien

Tutor: Jorge Trejos

Lector: Róger Valverde

Lector: Carlos Brenes Mena

January, 2021

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR A BABY FRIENDLY CORNER AT CARACOL INDUSTRIAL PARK

 EXECUTIVE SUMMARY

The industry apparel in Haiti creates jobs for roughly 53,000 workers and 90 percent of the country’s exports earnings. The workforce is composed of 68% of women and their income support several family member. Better Work Haiti (BWH) is currently active in 36 factories and only one factory registered with BWH counts 7248 women workers. Some factories offer basic medical service but there is no breastfeeding corners or child daycare. 

Considering the high proportion of women in reproductive age in the garment industry in Haiti and specific needs of lactating women and their infants, it is important to provide additional services to working mothers that would benefits to both mother-baby dyad and factories. Breastfeeding, as simple as it can appear, can save numerous lives and increase the rate of survival of infants and young children. 

The promotion of breastfeeding, especially in developing countries, is a public health issue of critical importance. BWH is concerned about lactating women’s experiences, including barriers and facilitators that surround exclusive breastfeeding. 

The world Health Organization (WHO) recommends exclusive breastfeeding until the age of six months, and thereafter continued breastfeeding with the addition of complementary foods for up to two years. 

However, maternity leave periods expire before the WHO recommended period of exclusive breastfeeding, and hence workplace arrangements to enable women to continue to breastfeed upon return to work are important to meet international recommendations and are in the best health interests of mother and child.

It is in this context that Better Work Haiti would like to support a project name Baby Friendly Corner in the Industrial Park of Caracol in the North East of Haiti. This project has for objective to transform a physical space into a day care to support 200 lactating women workers and their infants. 

The Centre for Promotion of Women Workers, better known by its French acronym CPFO will implement this project. The Centre has been working with women workers since 1985. UNICEF, a world leader in promoting global healthcare for children, will offer technical support for that project.

This present work has been developed as a contribution to support the weakness in the area of project management methodology reveals in the discussion with the implementing partner. Without a project management plan, the project will not be able to give the expected results and stakeholders will not be satisfied.

.The general objective for this project is to develop a project management plan for the project Baby Friendly Corner to facilitate CPFO to manage effectively the resources and maintain stakeholder engagement with respect with donor’s quality requirements. 

The specific objectives are to create a project charter that authorizes the project and give authority to the project manager to use the organizational resources to the project ; to develop a scope management plan to ensure that the project includes all the work required to complete successfully the activity of the project; to develop a workable schedule management plan to assign the duration of work packages create a cost management plan to assign costs to work packages, develop an effective quality management plan to shape the minimum standard of the stakeholders, develop a resource management plan to identify and acquire resources needed for the completion of the project; develop a communication management plan to define communication strategies; create a risk management plan to identify risks and plan risk responses; develop a procurement plan to acquire goods and services that are external to the project team; create a stakeholder management plan to identify stakeholders and their requirements and develop a stakeholder engagement plan to define how each stakeholder could affect or be affected by the project.

The methodology for the research was a combination of the three approaches, specifically the analytic, qualitative, and quantitative methods. Structured group discussions, interviews, and literature reviews were carried out during the research. Information was found in an assortment of sources including interviews, meetings minutes, and via internet sources but the Project Management Knowledge Guide (PMBOK® Guide) the sixth edition, was the main sources to collect information for this work. Before the selection of each tool for the management plan of the Baby Friendly Corner all the information was reviewed, verified and anayzed. 

The sixth edition of the (PMBOK® Guide) provides new approach an new methodology to the Project team in the development of that project management plan that will serve not only for the Baby Friendly Corner Project but for other projects that CPFO will have to manage in the future.

The methodology from the (PMBOK® Guide), a model for each of the processes responding to the different objectives of this work has been achieved. These results were achieved with to the support and collaboration of each of the stakeholders in this project. The project management plan allowed them to improve their way of managing project, by providing them with a methodology that they could adapt to the liking of the CPFO.

It is recommended that training on Quality and Quality requirements and on tools necessary for the institution to manage project in a more effectively be provided to the team to enable them to better meet the donors’ requirements. This will allow them not only to grow as an institution but also to better serve the community.

At the end the enthusiasm of the project team was remarkable and they admit that the tools will help them to better manage other projects and to fulfill donor’s requirements.

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Estudiante : ROSE ANNA JEANTY MICHEL

Tutor: Carlos Brenes Mena

Lector: Sara Fonseca

Lector: Paula Jensy Villalta Olivares

PROPUESTA PARA LA FORMALIZACIÓN DE UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO) PARA EL EQUIPO DE FUTBOL MUNICIPAL GRECIA

 

RESUMEN EJECUTIVO

Actualmente, la planificación y ejecución de proyectos en las organizaciones que gestionan los equipos de futbol de primera división se ven afectados por su poca estandarización de procesos y equipos de trabajo poco o nulamente definidos. 

Es usual observar estructuras organizacionales poco desarrolladas e identificadas como gerencias, direcciones, supervisores o encargados, hasta equipos de 2 personas acarreando las cargas de trabajo que se les interponen desde las Juntas Directivas de cada club, lo cual llega a provocar desfases en muchos de los casos a nivel de tiempo, costo y alcance a la hora de ejecutar los portafolios de proyectos que pueden desarrollar estas entidades.

La UNAFUT, como ente regulador, representante y fiscalizador de los clubes de primera división, tiene entre sus competencias escasas propuestas para promover o estimular esfuerzos en pro del mejoramiento de la parte administrativa de los clubes, como lo pueden ser solicitar requerimientos mínimos que puedan garantizar el empleo y manejo de recursos humanos, financieros y deportivos con una excelencia u orden mínimo que permita salvaguardar las instituciones y la sana y constante mejora de la competencia atlética en Costa Rica.

Es por ello que esta investigación y propuesta de PMO se realizó con el fin de poder brindar una herramienta organizacional a las entidades de futbol de Primera División de Costa Rica, usando como caso de estudio el club Municipal Grecia, con el cual se pretende presentar una propuesta inicial para mejorar las gestión y desarrollo de sus diferentes proyectos.

El objetivo general planteado fue desarrollar una propuesta para la implementación de una PMO para clubes de futbol de primera división usando como caso de estudio el Municipal Grecia, la cual pueda ayudar a estandarizar, direccionar y supervisar las carteras de proyectos que se ejecutan. 

Los objetivos específicos fueron elaborar un análisis de madurez en administración de proyectos del club, identificar el tipo de PMO que mejor compete a la organización para poder satisfacer sus requerimientos en administración de proyectos; desarrollar una propuesta de las características, funciones y responsabilidades que tendrá la PMO dentro del club, su ubicación dentro de la estructura organizativa, así como su nivel de autoridad, para definir el rol que esta desempeñará en la organización; y crear un plan de capacitación de personal para el mejoramiento de la madurez organizacional con el propósito de lograr una administración de proyectos más efectiva y exitosa.

La metodología de investigación de este proyecto es de tipo deductivo e inductivo, realizando análisis con base a la información suministrada, y apoyándose sobre la bibliografía necesaria para acomodar, clasificar y decodificar dicha información, así como los roles, responsabilidades, conocimientos actuales del recurso humano y la capacidad de las organizaciones para surgir en la propuesta de los cambios propuestos para evolucionar la organización, a través de la definición de procesos, así como las formas de trabajo que provean mayor optimización de recursos, ahorro de tiempo y aseguramiento de calidad en cada responsable.

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Estudiante: MANUEL ANTONIO BERNAL PACHECO

Tutor: LUIS DIEGO VILLALOBOS YOCK

Lector: JUAN CAMILO DELGADO ACEVEDO

Lector: RODOLFO UGALDE BINDA

PROPUESTA DE UNA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE NUEVAS OBRAS DE INGENIERÍA EN LA ORGANIZACIÓN DRINK´S DE COLOMBIA.

 

RESUMEN EJECUTIVO

Gaseosas Pool es una empresa de bebidas azucaradas y no azucaradas que pertenece a la organización Drink´s de Colombia, fundada en el año 2010.

 Con solo 10 años de historia la organización compite con marcas de productos similares y antiguas en Colombia, la iniciativa de esta organización surgió al ver el potencial que tenían las bebidas azucaradas en especial las gaseosas y embotellamiento de agua natural y mineral. 

Con el pasar del tiempo la marca se consolidó en Colombia e incursionó en mercados del exterior como Ecuador y Panamá con éxito, lo cual desencadenó una mayor producción, mayor número de empleados y crecimiento en el equipamiento físico, flota de transporte y bodegas de almacenamiento para el producto terminado, lo que llevó a la organización a realizar obras de infraestructura para aumentar la capacidad productiva. 

Consecuentemente la nueva capacidad de producción pasa de producir 5000 envases por hora a 20000 envases por hora, por lo cual surge la necesidad de construir nuevas bodegas de almacenamiento para sus productos en puntos clave del territorio colombiano, por esta razón la organización inicia nuevos emprendimientos de construcción de obras de ingeniería e infraestructura haciendo uso de inversión privada, contratando a la firma de construcción Luis MArquitecto como asesor y constructor principal, incorporado temporalmente al departamento de infraestructura de la organización Drink´s de Colombia.

 A la firma mencionada se le otorga el manejo de recursos y libertad de contratación de los contratistas que intervienen en el proceso de construcción de las obras antes mencionadas.

La infraestructura necesaria para albergar la cadena de producción se encuentra en constante cambio y crecimiento. La dirección de infraestructura de la organización se encarga de ejecutar las nuevas obras de ingeniería que requiere la compañía, aunque la organización en el pasado realizó y ejecutó por cuenta propia las obras, nunca existió una metodología en gestión de proyectos que dejará registro de experiencias adquiridas, proveedores de confianza y contratistas calificados, por lo cual la ejecución de nuevas obras se convierte en un proceso desgastante y repetitivo.

Por tal razón es necesario seguir una metodología de dirección de proyectos para la gestión de actividades durante todas las fases del proceso constructivo lo cual permitirá mitigar riesgos y a su vez lograr los objetivos propuestos dentro del alcance, el tiempo, costo y calidad que garanticen el éxito del proyecto.

El objetivo general de este trabajo es proponer una metodología de gestión de proyectos de construcción de nuevas obras de ingeniería para el Departamento de Infraestructura de la organización Drink´s de Colombia, con el fin de mejorar y perfeccionar los procesos de construcción, aplicándolos a sus nuevos proyectos de expansión para su planta física en Colombia. 

Los objetivos específicos se basan en realizar una evaluación a Drink´s de Colombia, respecto a su gestión de proyectos e identificar las áreas de mejora, con el fin de fortalecer el Departamento de Infraestructura y realizar la ejecución de proyectos de manera eficiente, eficaz y con la calidad esperada, por otra parte desarrollar una guía metodológica para la construcción de nuevos proyectos de infraestructura en la organización Drink´s de Colombia con la inclusión de las cinco fases en la gestión de proyecto las cuales son, inicio, planificación, ejecución, control y cierre de proyectos, integrando las buenas prácticas de gestión recolectadas por el Project Management Institute, asimismo planteamos la elaboración de un programa de capacitación en el cual los colaboradores de la empresa encuentren una guía metodológica de construcción de nuevos proyectos de infraestructura y así aplicar la metodología propuesta en las fases de inicio y planeamiento de construcción a la Etapa B de la planta de Gaseosas Pool.

La metodología usada en el desarrollo del PFG se fundamentó en la aplicación de los métodos analítico / sintético y la técnica de investigación de campo. La primera permitió desglosar el problema de estudio en sub problemas más manejables; la segunda metodología de investigación se direccionó a la recolección directa de datos a los ambientes en estudio, acompañada de entrevistas cara a cara con los involucrados directos e indirectos afectados por el proyecto.

Las conclusiones del desarrollo a la metodología implementada fueron: Se desarrolló y estableció una metodología de gestión de proyectos de construcción para incrementar la capacidad productiva de la organización Drink´s de Colombia.

La metodología simplificó la ejecución de los proyectos asignados al departamento de infraestructura, debido a la implementación de áreas del conocimiento establecidas por la guía del PMBOK sexta edición.

En la metodología integrada a la gestión de proyectos del departamento de infraestructura, fueron creados procedimientos y pasos a seguir a fin de optimizar y estandarizar los procedimientos y actividades inherentes a los proyectos de construcción de la organización.

La metodología presentada en el proyecto final de graduación respondió a la necesidad que tiene la organización Drink´s de Colombia de cambiar los paradigmas y costumbres en la ejecución de sus proyectos, por unas mejores prácticas las cuales garantizaran la ejecución de proyectos de una forma exitosa, que surgió del aprendizaje y experiencias vividas durante siete años ejecutando proyectos de construcción.

Las lecciones aprendidas y acciones de mejoras propuestas en el proyecto final de graduación fueron basadas en la opinión propia del autor, sustentadas y mejoradas por el estudio en gerencia de proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional UCI 2020. Las recomendaciones del desarrollo a la metodología implementada fueron:

La metodología es una guía estándar aplicable al campo de construcción y ejecución de obra y describe procedimientos estándar aplicables a diferentes tipologías de infraestructura y emprendimientos constructivos; debe ser ajustada cuando es implementada en un nuevo emprendimiento y a su vez debe ser actualizada con nuevas experiencias y lecciones aprendidas.

El usuario de la presente metodología debe estudiar y entender el documento como una ayuda o guía, que debe evaluar el paso a paso sin omisión, a fin de aplicar lo que es apropiado para su propio proyecto y obtener mejoras dicientes de sus proyectos de obra. La información contenida en esta guía, debe ser comunicada y compartida con los integrantes del equipo de proyecto para su correcta implementación.

Los formatos y plantillas de trabajo contenidos y descritos en el presente documento deben ser tratados como una guía que facilitará el trabajo, pero deben ser modificados y ajustados a otros proyectos que no fueron contemplados en el documento o que son de tipología diferente a los construidos para la organización Drink´s de Colombia.

Antes de emprender un proyecto de construcción, es recomendable capacitar y concientizar de los beneficios que conlleva la implementación en administración de proyectos y el uso a la metodología descrita en este trabajo, a todos los miembros del equipo de proyecto.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2117.pdf

Estudiante: LUIS FERNANDO MUÑOZ CALVACHE

Tutor: Ramiro Fonseca

Lector: Álvaro Mata Leitón

Lector: James Pérez 

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL DISEÑO DE UNA APLICACIÓN MÓVIL PARA UNA BANCA MICROFINANCIERA PERUANA

 

RESUMEN EJECUTIVO

Los microempresarios peruanos tienen la necesidad de seguir creciendo con su negocio propio y de adquirir un préstamo. Sin embargo, acercarse a una agencia del banco, significa una posible pérdida de ventas. 

Es por ello que surge la necesidad de acelerar los tiempos de otorgamiento de crédito, a través de una aplicación móvil, en donde el Asesor de Negocio se apersona al negocio/casa del cliente para iniciar la evaluación financiera. 

Se establece entonces la necesidad de elaborar el plan de gestión del proyecto con sus 9 áreas de conocimiento para cumplir con el objetivo del proyecto, con el fin de elaborar un plan de proyecto con la propuesta de aplicación móvil para contar con una agencia “virtual” desde un celular inteligente.

Para el presente trabajo se propone la elaboración del Plan de Gestión de proyecto para el diseño de una aplicación móvil para una banca micro financiera peruana con el uso de herramientas y técnicas que faciliten la puesta de marcha de los procesos de las distintas áreas del conocimiento planteadas por la Guía del PMBOK.

En el desarrollo del presente trabajo, se establecerán actividades como medidas necesarias para dar respuesta a cada una de las áreas del conocimiento tomando en cuenta las buenas prácticas y el análisis de los factores internos y externos que se ven envueltos dentro del contexto del proyecto.

El objetivo general de este proyecto fue elaborar un Plan de Gestión de Proyecto para el diseño de una aplicación móvil para un Asesor de Negocios en Perú, con el fin de optimizar los tiempos de desembolso de los créditos del sector microfinanzas.

 Los objetivos específicos fueron establecer el plan de gestión del alcance del proyecto para describir cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance del proyecto, desarrollar el plan de gestión de cronograma del proyecto para definir los plazos y secuencia de cada actividad involucrada para la finalización del proyecto, desarrollar el plan de gestión de costos del proyecto para determinar el presupuesto del proyecto, desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto para definir los estándares y requisitos de calidad que tendrá el proyecto, desarrollar un plan de gestión de los recursos para identificar y gestionar los recursos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto, desarrollar el plan de gestión del riesgo del proyecto para identificarlos y así manejarlos de manera oportuna, desarrollar el plan de gestión de los interesados del proyecto para determinar las necesidades de cada uno y definir la estrategia para involucrarlos de manera eficiente en el proyecto, desarrollar el plan de gestión de comunicación del proyecto para usar los canales correctos de comunicación dentro del proyecto y definir el plan de adquisiciones del proyecto para entender cómo se adquirirán los bienes y servicios del proyecto.

La metodología que se definió para el desarrollo de este proyecto fue por medio del método analítico-sintético la identificación, análisis y descomposición de información de diversas fuentes tales como: asesores en temas relacionados, la Central de Riesgos de Perú, potenciales proveedores del software para el desarrollo la aplicación móvil. Asimismo, se utilizó el método inductivo-deductivo para la realización de los planes de gestión.

Dentro de las conclusiones de mayor relevancia del proyecto, al desarrollar el plan de gestión del cronograma, específicamente el capítulo de duración de las actividades se observa que las actividades de Desarrollo Tecnológico y Lanzamiento del aplicativo móvil a nivel nacional son las actividades con mayor duración del proyecto. Es por eso que se busca contar con el equipo técnico que cuenta el mercado peruano con mayor especialización y puedan desarrollar un producto digital de calidad. Sobre la actividad de lanzamiento del aplicativo móvil, se cuenta con todo un plan de trabajo para que dicha actividad sea progresiva, es decir, que se irá realizando los lanzamientos por zona Sur, luego zona Norte, y así paulatinamente.

Otra conclusión es con respecto al plan de gestión de riesgo, específicamente sobre la situación global actual de la pandemia del covid -19. Hay varias actividades del proyecto que requieren de visita presenciales, es por eso que, dentro de la matriz de identificación de riesgos, se tiene como primer riesgo, la llegada de la vacuna contra la covid-19, para poder realizar los viajes y visitas presenciales dentro del país.

Por otro lado, como las recomendaciones más importantes se pueden citar.

Se recomienda revisar proyectos del rubro de microfinanzas que están iniciando el proceso de transformación digital en latino américa con el objetivo de conocer cómo han abordado el plan del proyecto y cuáles fueron los principales retos que tuvieron que enfrentar, y así, adicionarlo a la matriz de riesgo del actual plan del proyecto.

Se recomienda adoptar el concepto y las buenas prácticas de innovación dentro de las áreas internas del banco.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2116.pdf

Estudiante : DIANA CRISTINA EGOAVIL ORTIZ

Tutor: Yorleny Hidalgo Morales

Lector: Fabio Muñoz Jiménez

Lector: Joel Coronado Caycho

PLAN DE MEJORA PARA LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

 

 RESUMEN EJECUTIVO

El Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), como institución autónoma de educación superior, fue creada con la misión de contribuir con el desarrollo integral del país, considerando que uno de los factores claves del desarrollo integral es la competitividad y que la investigación es a su vez una herramienta fundamental en la búsqueda de la competitividad.

En la estructura institucional del ITCR, destaca como una de sus cuatro vicerrectorías, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, instancia que tiene como objetivo primordial el promover actividades de investigación y extensión que tengan un impacto positivo en el desarrollo sostenible del país, en las dimensiones; económica, social y ambiental, y para el desarrollo y alcance de este objetivo cuenta con cinco direcciones, dentro de ellas la Dirección de Proyectos la cual es responsable de garantizar que los proyectos de investigación y extensión estén vinculados a las necesidades de Costa Rica, con la finalidad de maximizar su impacto y que así sean fuentes de captación de fondos, nacionales e internacionales, adicionales para el financiamiento de las actividades científicas, tecnológicas y de innovación de la universidad, que contribuyan con el desarrollo del país.

Sin embargo, esta dirección enfrenta diferentes limitaciones, entre uno de los principales factores, está el hecho de que esta unidad organizativa se crea fruto de la necesidad de gestionar y dar seguimiento a los proyectos de investigación que se ejecutan a nivel institucional. 

Por esta razón, los responsables de establecer dichos procedimientos y trasmitir el conocimiento han sido los mismos funcionarios, lo que conlleva que mucho de este conocimiento se ha trasmitido de forma oral y práctica, dando paso a una gestión que podría definirse como empírica, con faltantes de documentación escrita, exceso de trámites y duplicidad de los mismos, con dependencia en algunos de estos funcionarios y en ocasiones con retrasos en los tiempos de respuesta.

En las últimas administraciones se han venido realizando cambios enfocados en elevar la calidad y el impacto de la investigación que realiza la institución. Entre los cambios más relevantes realizados hasta el momento se encuentra una propuesta de mejora a nivel de normativa, con la creación de un nuevo Reglamento General de Investigación y Extensión, la cual se encuentra en este momento en revisión del Consejo Institucional, además se está proponiendo el desarrollo un nuevo sistema informático que apoye la gestión de la investigación.

Es en este marco de referencia, que se presentó la oportunidad de trabajar adicionalmente en el fortalecimiento y la mejora de los diferentes procesos de gestión de proyectos, por lo que el objetivo general de este proyecto fue el de Desarrollar un plan de mejora para la metodología de gestión de proyectos de investigación utilizada por la Dirección de Proyectos del ITCR, con el fin de elevar la calidad de los procesos de gestión, mediante la aplicación del PMBOK.

Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la forma en que se gestionan los proyectos en la Dirección de Proyectos del ITCR para identificar las fortalezas y debilidades, efectuar un análisis comparativo entre los procesos utilizados en la gestión de proyectos por la Dirección de Proyectos del ITCR y el PMBOK, para identificar las diferencias existentes, identificar los procesos que se podían incorporar en el plan de mejora para fortalecer la metodología existente, elaborar procedimientos y plantillas para complementar los nuevos procesos incorporados a la metodología y finalmente, desarrollar un plan de implementación para guiar la puesta en marcha de la nueva metodología.

La metodología implementada en la presente investigación fue de tipo cualitativo, sustentada en fuentes de información primarias y secundarias, a través de investigación documental y de campo, entre las que destacó la elaboración y aplicación de una guía elaborada por la sustentante, donde se aplicaron entrevistas al personal de la Vicerrectoría de Investigación, tanto administrativos como investigadores, que mediante el método analítico sintético, permitió conocer la realidad de la Dirección de Proyectos. Lo anterior sin dejar de lado el estudio comparativo de los resultados generados versus la Guía del PMBOK, del cual se seleccionaron los procesos que integrarían el plan de mejora.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2115.pdf

Estudiante: PAULA LUCÍA ULLOA MENESES

Tutor: Ramiro Fonseca

Lector: Alexander Berrocal Jiménez

Lector: Patricia Vega Jiménez

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE UN COMPLEJO DE ALOJAMIENTO TURÍSTICO EN LA ZONA DE MONTEVERDE

 RESUMEN EJECUTIVO

Monteverde es un distrito localizado en el cantón de Puntarenas, el cual en los últimos años ha adquirido un importante atractivo turístico gracias a sus recursos naturales y principalmente a la popularidad de la Reserva Biológica Monteverde, localizada en la zona.

El proyecto nace como una oportunidad de los socios de emprender en una empresa de alojamiento turístico, la cual es una iniciativa que pretende desarrollar un proyecto con fines de lucro en Monteverde, es decir, que tiene como objetivo principal expandir y multiplicar un capital integrado por los socios, con la premisa básica de que los beneficios superen a los costos de manera que se logre obtener una ganancia mensual neta, esto de manera sostenible, tanto con la naturaleza como con la comunidad.

El objetivo general fue elaborar un plan de gestión de proyecto para el desarrollo de un complejo para alojamiento turístico con el fin de estructurar de manera integral los elementos que promuevan el éxito de este, incluyendo las etapas de diseño, tramitología, construcción y puesta en operación. 

Los objetivos específicos fueron: diseñar un plan de gestión de integración con el fin de identificar, unificar y coordinar los procesos y actividades necesarios para la dirección del proyecto, definir el alcance del proyecto de modo que se garantice que el mismo incluya el trabajo requerido para el éxito del proyecto, desarrollar un plan de gestión del cronograma con el objetivo de administrar la finalización del proyecto a tiempo según el alcance y objetivos estratégicos de la organización, establecer un plan de gestión de costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado, desarrollar un sistema de gestión de calidad para el proyecto, con el fin de identificar y controlar los requisitos y estándares necesarios para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, planificar los métodos para estimar, adquirir y utilizar los recursos del proyecto para así garantizar que estos estén disponibles en el momento y lugar requeridos, desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto con el fin de asegurar que se satisfagan las necesidades de información a cada uno de los interesados, planificar la gestión de los riesgos del proyecto con el fin de disminuir el impacto de los riesgos negativos y optimizar la probabilidad de las oportunidades o riesgos positivos, desarrollar un plan de gestión de adquisiciones con el objetivo de determinar el método en que se realizan y fiscalizar el cumplimiento de sus requerimientos, desarrollar un plan de gestión de los interesados con el fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y la ejecución del proyecto.

Para la presente investigación se utilizaron tres tipos de metodologías, primero la metodología analítica-sintética, la cual por medio de la observación e investigación logra ordenar y clasificar la información para luego relacionarla e interpretarla. Además se utilizó el método deductivo-inductivo, donde se utiliza la lógica para analizar la información desde la generalización hasta conclusiones concretas y al contrario, desde datos concretos hasta generalizaciones de los mismos. Por último se utilizó el método estadístico el cual analiza y proyecta las características, variables y valores numéricos de modo que se facilite la interpretación de la información.

Al realizar los análisis de cada una de las áreas de conocimiento se concluye que el presente proyecto tiene una duración estimada de cinco meses y veintiocho días y un presupuesto aprobado de $30,988 los cuales contemplan una reserva para contingencias de 15% y una reserva de gestión de 5%. 

Se identifica como interesado clave del proyecto los clientes potenciales y la principal actividad que debe desarrollarse corresponde a la integración, revisión periódica y análisis de los indicadores relacionados con el triángulo costo, tiempo y calidad pues son los tres factores básicos que logran trazar el éxito del proyecto. 

Por otro lado, uno de los principales riesgos identificados es que el director del proyecto podría no contar con el tiempo suficiente para gestionar el proyecto, razón por la cual se decide delegar funciones a entes externos con los cuales por un lado es necesario mantener una fluida comunicación y por el otro se espera de ellos que ya cuenten con la capacitación y competencias necesarias para desarrollar la tarea para la que fueron contratados.

Se recomienda estimar de manera periódica el avance del cronograma y los costos comparados con las líneas bases estipuladas inicialmente, esto utilizando la técnica de Análisis del Valor Ganado descrita en el presente proyecto con el fin de detectar de manera temprana posibles tendencias o situaciones que puedan ser atendidas por medio de acciones correctivas que beneficien el proyecto, además de seguir los lineamientos para la gestión de proyectos propuestos por el PMBOK®, y las buenas prácticas expuestas en el presente documento.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2104.pdf 

Estudiante:  VERÓNICA RODRÍGUEZ ALFARO

Tutor:  SOPHIA CRAWFORD

Lector: PEGGY CHAVES

Lector: FABIO MUÑOZ

Project Management Plan for Santo Pan Bakery

 EXECUTIVE SUMMARY

A year ago, given the need to find a new source of income, the idea to start an enterprise that would take quality bakery and pastry products at an accessible price for customers was generated. This is how Santo Pan was born in 2020 when Marta and Ademar's family decided to open a store located in La Uruca, Costa Rica.

The creation of small and medium-sized companies in Costa Rica has been increasing little by little in recent years, thereby increasing Santo Pan direct and indirect competition, which is why it is important for the company to have a clear plan for project management and its different areas (knowledge areas) in order to easily detect improvements that can be made to make the business more efficient, reduce possible risks, among others.

Costa Rica is a country susceptible to change in any of its approaches due to its development condition. For this reason, companies are not exempt from suffering consequences, which is why the better the investigation and prevention is, the lower the risk and its repercussions are.

The final graduation project general objective was the development of a Project Management Plan for Santo Pan Bakery in order to manage the opening of a new store based in Costa Rica. 

The specific objectives were to develop the Project Charter in order to combine and coordinate the project activities, to create the Project Scope Management to ensure all work required is included in the project, to define the Schedule Management Plan to manage the timely completion of the project, to create a Cost Management Plan to ensure the project is within the budget, to generate a Quality Management Plan to incorporate the quality policy to ensure stakeholders’ expectations, to create a Resource Management Plan to identify, acquire, and manage all resources needed in order to successfully complete the project, to develop a Communication Management Plan to ensure transparency and efficiency during the process, to develop a Risk Management Plan that outlines the project risk management approach from identifying to categorizing and effectively responding to project risks, to generate a Procurement Management Plan to handle the purchase of materials or acquisition of services or results needed for the project, and to create a Stakeholder Management Plan that ensures the proper identification and categorization of stakeholders with appropriate engagement strategies throughout the project.

The methodology used for the project used primary and secondary sources, which were interviews, The PMBOK Guide and Internet research. Santo Pan Bakery Project Management Plan provided a documented, organized, and clear methodology for a new small business in Costa Rica, highlighting that any small, medium, or big project should be managed with the same level of importance.

The results of the Project Management Plan showed the importance of planning every area involved in a project. The Project Charter provided an overview of the project and let the definition of the Scope Management Plan establish the activities required to achieve the results by three levels. Once identified, a Schedule Management Plan was developed to provide guidance on the baseline vs the actual project status; those activities had a cost, which is the reason why a Cost Management Plan was created in order to ensure the project was within the budget.

Quality is key on a business focused on gastronomy as Santo Pan; that’s why a Quality Management Plan that integrates different quality areas as cleaning, supplies, human resources, among others was generated to ensure the expectations. Resources make the difference in a successful project. 

A Resource Management Plan was created in order to identify the staff needed to complete the tasks and goals; it included the documentation of staff acquisition, training, and recognition and a reward system. When managing people, communication is a pillar; a Communication Management Plan was developed focused on both internal and external approaches. Risk mitigation is key to every project. 

A Risk Management Plan was developed; it includes the identification of potential risks as well as its response plan. Santo Pan has several products acquired through suppliers for which a Procurement Management Plan was generated where the due process of acquisition of goods or services was documented and the final section was the management of stakeholders, for which a Stakeholder Management Plan was created to identify them, set responsibilities, and understand their level on impact and interest on the project

The Santo Pan Project Management Plan conclusion is holistic; it integrates different areas as one. In the first place, mapping risks allows to be better prepared but not risk-free, in order for a proper documentation of processes and excellent resource management (staff, budget, supplies, etc.) to take great relevance in the process of any Project Management Plan. In addition, if due controls of those efforts are not carried out with clear communication between stakeholders, the result will not be as expected. To define this result, clear roles and responsibilities must be established, as well as a realistic schedule that shows the status of the project, so that, as with the controls, it is easy to identify anomalies.

It is recommended that Santo Pan follow the control procedures, don’t assume the project is risk free, invest in their employees and their growth, maintain an open communication with the stakeholders in order make them feel involved in the project, and consider having a time budget buffer in case of changes. No project is 100% risk-free. During this year, companies worldwide face the problem of the COVID-19 pandemic, which, no doubt, none of them expected. This is why a company must carry out a Project Management Plan to prepare in the best way for new challenges or even decide if it’s not the best moment to invest

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis2113.pdf

Estudiante :Mónica Morales Calvo 

Lector: Sophia Crawford

Lector: Paula Villalta

PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE EN LEAN MANAGMENT PARA PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA EN DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN EMERSON ELECTRIC COSTA RICA

 

RESUMEN EJECUTIVO

Emerson Electric es una empresa multinacional fundada en Estados Unidos en el año de 1890, tiene 130 años de experiencia en el mercado industrial y residencial, ofrece tanto productos como servicios a sectores muy diversos como el hotelero, médico, gas, entre otros. 

La oficina de Costa Rica es un Centro de Excelencia de Servicios que da soporte a Norteamérica y Latinoamérica y tiene más de 10 años de haber sido instalada en el país.

Como parte del cambio cultural en la organización se quiere facilitar el desarrollo de proyectos de mejora continua, en el departamento de compras los colaboradores deben desarrollar proyectos como parte de sus objetivos de cada año, sin embargo, no existe una metodología definida para llevarlos a cabo y el cumplimiento de los objetivos se ve afectado como consecuencia. 

Se vuelve necesario desarrollar una guía metodológica que ofrezca herramientas para el desarrollo de los proyectos que cumplan con el cambio cultural que se está implementando, por medio de la cual los proyectos que realizan los compradores tengan una mayor probabilidad de éxito. 

Debido a que es un ambiente de oficinas en el que se ofrecen los servicios el enfoque para su desarrollo es el de Lean Management y Lean Office en conjunto con las buenas prácticas del PMI.

El Objetivo general fue realizar una metodología de gestión de proyectos con enfoque en Lean Management tomando como base las mejores prácticas del PMBOK, con el fin de utilizarla como guía para desarrollar proyectos de mejora continua en el departamento de compras de Emerson Electric Costa Rica, de esta manera el equipo de compras va a poder desarrollar sus proyectos siguiendo esta guía y obtener resultados medibles desarrollados en el periodo de tiempo que la empresa establece. 

Los objetivos específicos fueron: desarrollar un análisis FODA en el departamento de compras para identificar las fortalezas y las áreas de mejora en la gestión de proyectos de mejora continua, identificar los beneficios de Lean Management, así como las herramientas de Lean Management que se pueden utilizar en conjunto a las herramientas de la Guía del PMBOK (PMI, 2017) para el desarrollo de proyectos, con el fin de incluirlas en la guía metodológica, desarrollar las fases de la guía metodológica para lograr una gestión exitosa de los proyectos, incluyendo inicio, planificación, recomendaciones para monitoreo y control, y para el cierre del proyecto, así como elaborar las plantillas y flujos de procesos necesarios para registrar los proyectos de mejora continua en el SharePoint de la empresa, y elaborar el plan de capacitación con el fin de que la guía metodológica sea usada en los proyectos de mejora continua en la empresa.

Se utilizó tres tipos de metodologías para el desarrollo del PFG la analítica-sintética para la revisión del estado actual del departamento por medio del FODA, el método deductivo inductivo

para el análisis de las herramientas Lean que son aplicables a los proyectos tanto de los procesos de propuestas como los de ejecución y por último el método cualitativo por el cual se revisó proyectos de mejora para desarrollar el ejemplo del proyecto.

Por medio de la ejecución del análisis FODA se encontraron deficiencias en el proceso de desarrollo de los proyectos que los compradores realizan para el cumplimiento de las metas anuales, se concluyó que los proyectos no están siendo terminados a tiempo y por ende el alcance tampoco es cumplido a cabalidad.

También se concluyó que la puesta en práctica de la presente guía metodológica permitirá a los compradores desarrollar las diferentes etapas de los proyectos de acuerdo con las recomendaciones de las buenas prácticas presentes en el PMBOK en conjunto con las herramientas lean, con lo que aumentará la probabilidad de que terminen con éxito los proyectos.

Se recomienda implementar primero el plan de capacitación con el fin de dar a conocer los cambios en los procedimientos, plantillas y nuevas herramientas. Además, realizar los cambios y las mejoras obtenidas del análisis la encuesta de satisfacción y del análisis de desempeño, con el fin de asegurar que tanto la capacitación y la guía metodológica sean mejorados de manera continua.

También se recomienda que el proceso de implementación de la guía sea realizado en conjunto con el líder del equipo, esto con el fin de asegurar que cada una de las etapas propuestas sean cumplidas de manera satisfactoria, y de ser necesario evaluar la modificación de las plantillas de acuerdo con el tipo de proyecto que los compradores tengan que desarrollar.

La recomendación final es un nuevo análisis FODA por parte de la gerencia, que permita evaluar el desarrollo de la capacitación e implementación de la guía metodológica, con el fin de evaluar el impacto generado y encontrar áreas de mejora.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2112.pdf

Estudiante: IRIABELLE VILLALTA ARRIETA

Tutor: CARLOS BRENES VEGA

Lector: YORLENNY HIDALGO

Lector: CARLOS DAVID CASTRO TORRES

Enero 2021

PROPUESTA PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO) PARA LA EMPRESA EFINIT S.A

 

RESUMEN EJECUTIVO

EFINIT S.A es una empresa de capital y origen costarricense que se origina con el objetivo de traer las tecnologías y experiencias del mercado estadounidense y adaptarlas las empresas costarricenses con el propósito de que estas cuenten con las mejores tecnologías a un bajo costo, a lo largo de los años y con los cambios en el mercado, los socios fundadores deciden expandir sus operaciones y convertir a EFINIT en más que una empresa de servicios administrados de TI.

A raíz de esta decisión, EFINIT se independiza de su socio comercial CRG y se convierte en una empresa que da soluciones a otras empresas, por lo que ahora tiene la necesidad de reestructurarse y de definir su rumbo, adicionalmente, por años la empresa trabajó bajo el marco administrativo de su empresa hermana CRG es por ello que a pesar de seguir desarrollando proyectos, no cuenta actualmente con una oficina que dé un norte y una adecuada planificación a los mismos, es por ello que para este PFG se decide implementar una PMO que se encargue de estandarizar los procesos de las diferentes ramas de negocios y de planificar, ejecutar y controlar el desarrollo de nuevos proyectos.

Como objetivo general de este trabajo, se planteó el desarrollar una propuesta para el diseño e implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos dirigida a la empresa Efinit S.A con el fin de estandarizar, direccionar y supervisar los diferentes proyectos que ejecutan. 

Para el cumplimiento de este objetivo se tuvo como objetivos específicos: Elaborar un análisis de madurez en administración de proyectos de la organización, para determinar las principales necesidades que den origen a la implementación de la PMO; identificar el tipo de PMO que mejor compete a la empresa para poder satisfacer sus requerimientos en administración de proyectos; desarrollar una propuesta de las características, funciones y responsabilidades que tendrá la PMO dentro de la empresa, ubicación dentro de la estructura organizativa, así como su nivel de autoridad, para definir el rol que esta desempeñará en la organización y crear un plan de implementación de una PMO con el fin de establecer un ente dentro de la empresa que se encargue de aplicar las metodologías estándar del PMI para la gestión de los proyectos, capacitación de personal y mejoramiento continuo de la organización en la gestión de proyectos.

Para lograr un adecuado desarrollo del proyecto, se utilizaron tanto fuentes primarias como secundarias. Dentro de las primeras destacan entrevistas a gerencias y empleados asi como documentos propios de la empresa. Como fuentes secundarias, se realizaron consultas a textos, libros, publicaciones y trabajos finales de graduación pertinentes al tema. Adicionalmente se utilizaron lo métodos de investigación: analítico, deductivo- inductivo y de campo por medio de diferentes herramientas de investigación.

Se realiza una encuesta de madurez organizacional a colaboradores clave dentro de la organización para la administración de proyectos de las cuales se obtiene un resultado que califica a la empresa Efinit S.A dentro del rango medio con un 56%. 

Estas encuestas en conjuntos con entrevistas y el análisis realizado demuestran que a nivel organizacional hay bastante oportunidad de mejora en temas de estandarización de procesos, metodologías, centralización de la información, uso de herramientas y desarrollo de competencias, se identifica que no existe una PMO y que su creación beneficiaría a la empresa.

Debido a las necesidades identificadas, se propone implementar una PMO de tipo “torre de control” y se describen sus responsabilidades de estandarización, supervisión, auditoría y monitoreo de los proyectos a la vez que se encarga de implementar estrategias para el desarrollo constante de competencias y evaluar el desempeño mediante métricas establecidas tanto de los

proyectos como de los equipos que lo desarrollan. Se determina que la ubicación de la PMO será reportando directamente a gerencia general y trabajando de la mano con los diferentes departamentos, además, se identifican los procesos deseados para cada área del conocimiento. Los integrantes de la PMO inicialmente serán, un Gerente de Proyectos y un asistente de proyectos.

A partir de la información recopilada, se presenta un plan de implementación de una oficina de proyectos para la empresa Efinit S.A con un cronograma de 1 año y con un presupuesto definido por la gerencia general para su realización. Se sigue la metodología propuesta por Domínguez para implementar con éxito una PMO la cual cuenta con 8 pasos clave que abarcan definir los objetivos, evaluación de prácticas actuales, implementación de PMO, metodología y gestión de proyectos, entrenamiento y capacitación, herramientas y métricas, aseguramiento de calidad, despliegue piloto y por último el despliegue general.

El plan propuesto, el cual parte a partir de las revisiones de la información y análisis realizado en los primeros capítulos de este proyecto, abarca la gestión del alcance, EDT, recursos, actividades, cronograma, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones y riesgos. Se incluye además las métricas para evaluar el desempeño de la oficina de proyectos a lo largo del tiempo.

En el presente PFG se propone un modelo de implementación de una PMO en la organización, a partir del cual se logre contar con un ente institucional en un corto plazo, que colabore con el crecimiento y fortalecimiento de cada uno de los procesos y estándares que indica el PMI para la adecuada administración de proyectos. 

El éxito del plan propuesto depende del compromiso y esfuerzo de la empresa, del equipo de proyecto y su disposición para seguir todos los fundamentos y estipulaciones que se establecen en el presente trabajo.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2111.pdf

Estudiante : ANGELICA VARGAS VARGAS

Tutor: JAMES PEREZ

Lector: SOPHIA CRAWFORD

Lector: ALVARO MATA

NOVIEMBRE, 2020

CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY ACTION PLAN FOR WASCO INC. SAINT LUCIA

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Water is essential to the survival and well-being of us human beings (Rouse & Rouse, 2007), as well as supporting the communities in which we live and work.

 This is a reality and holds true for all nations around the world, including Saint Lucia. As a natural resource, water, goes beyond sustenance, providing for the development of Saint Lucia’s economy. 

The management of this natural resource falls on a company which over time has overcome many challenges. Despite several challenges, Water and Sewerage Company Incorporated (WASCO) is committed to providing the residents of Saint Lucia with a consistent supply of potable water and management of sewerage (WASCO Inc., 2020).

 The operations that enable these services, have come under scrutiny by many stakeholders. Many of these stakeholders believe that WASCO is not acting responsibly towards addressing social issues and is not sensitive to the welfare of the environment, particularly around its operations.

The impact made by WASCO in addressing some of these concerns has been sparse and, for the most part, serve as bandages. The organization is facing increasing demands to improve the quality of its services by policy makers and its consumers. 

With expanding economic sectors and growing demands for housing, WASCO’s current service supply is further strained by ageing potable water and sanitation infrastructure. In addition, hurricanes and storms cause flooding or sedimentation reducing the supply and quality of services.

Added to these are the frequent trade union interventions seeking redress to employee grievances. There is also growing pressure from policy makers and funding agencies to adopt and report on targets of the Sustainable Development Goals (SDG) adopted by the United Nations and similar performance indicators. WASCO has not considered using a CSR approach in strategically addressing these concerns and expectations.

The general objective of the Final Graduation Project (FGP) was to develop a corporate social responsibility action plan to develop a corporate social responsibility action plan to align the WASCO’s operations and projects to Corporate Social Responsibility (CSR) components, derived from global standards and United Nations Sustainable Development Goals (UN SDG’s), benefiting the organization itself, the environment, and the society. 

The specific objectives were to assess the organizational structure, policies, and procedures used in support of WASCO’s operations and projects to identify strengths, weaknesses, opportunities, and threats in attainment of CSR goals and objectives derived from United Nations Sustainable Development Goals (UN SDG’s) and the global standards for sustainability reporting; to determine possible actions and projects to address the company activities towards CSR objectives derived from United Nations Sustainable Development Goals and the global standards for sustainability reporting; and to elaborate the proposal of a corporate social responsibility action plan to establish long-term economic, environmental, and social strategies in WASCO’s operations and projects.

The methodology used for the research involves the use of quantitative and qualitative analysis. The main sources used to develop the action plan were interviews, the analysis of survey data and reviewing manuals which guide policies and procedures. The process also involved the introduction of knowledge and insight provide by experts in the field of sustainable development and project management

The process also included identifying additional stakeholders and developing further communication strategies and plans to address weakness in applying CSR.

Corporate Social Responsibility (CSR) is not all buzz and fluff, as the research indicates that many international corporations, particularly from the United Sates, have garnered benefits for themselves and the environment. Many of these corporations follow the guidance provided by Global Reporting Initiative (GRI) on sustainable reporting standards and the Sustainable Development Goals adopted by the United Nations.

 The information obtained during this project indicates that several international lending agencies have provided support to initiatives that include CSR components. Agencies such as the World Bank and the Caribbean Development Bank have provided support to projects with outcomes, including improving the economy, protecting the environment, and improving social well-being. In addition, the UN SDGs and the Agenda 2030 is driving the adoption of these and other outcomes at a global level. 

These global initiatives require the participation of member states to create the environment, and at times provide, financial and institutional support for achieving the desired results by 2030.

 This research suggests agencies such as WASCO Inc., are aptly placed, not only to implement activities formulated from CSR guidelines, standards, and principles to facilitate government’s international commitments, but to provide opportunities for the transfer of benefits to their employees, the environment, and the communities which it serves and operates in. 

Information reviewed in this project reveal that WASCO has several opportunities that makes it well suited for adopting a CSR approach to realize changes in its operations and projects beneficial to the economy, the environment, and the community. 

To achieve this, requires resources, formidable knowledge, and tools and techniques. WASCO depends largely on the human capital of its workforce and availability of water to generate revenue. WASCO’s management should continue to pursue CSR initiatives that focus on strengthening the relation between these resources and its core services, to the extent that benefits could be extended to the community and the environment.

As a result of this project it was recognized that awareness of CSR guidelines, standards, and principles in the local business and government environment is lacking. However, further investigation showed that there was familiarity with the CSR concepts and terminology. Further, the research indicates that there was lack of clarity in its meaning and how to implement. Being a global issue, the recommendation is that more organizations, like WASCO, adopt CSR guidelines, standards, and principles in both government and business sectors.

 With growing momentum to find more efficient ways to generate viable economic activities while safeguarding the environment and improving social well-being, additional research could examine CSR in practice, and identify the challenges and opportunities derived from business and government sectors. 

For its part, WASCO is ideal in becoming a subject matter within the scope of such research as its activities border on those of both sectors. The outcomes from these research opportunities would improve the understanding of CSR within Saint Lucia’s local industry and populous, given its unique challenges and constraints as an island nation.

For CSR initiatives and activities to be successful, it is recommended that the employees demonstrate dedication and commitment, by using and applying several standards, tools and techniques. For WASCO, these would include the GPM P5

Standard, the GRI Sustainable Reporting Standards, the principles of the Project Management Body of Knowledge, and Information Communication Technology. Though these tools, techniques, and standards are well suited for monitoring and managing the processes associated with implementing CSR initiatives and activities, long-term benefits would be achieved when they are integrated by WASCO providing clarity, purpose, and value into their daily operations and future projects.

Considering that this is a unique opportunity to make external contributions to the environment and the community through the CSR initiatives, this study suggest that WASCO would also need to implement initiatives that improve employee job satisfaction by creating a safe and respectful workplace, and strengthening their knowledge capacity and personal development. Strengthening knowledge capacity should include the areas of project management, monitoring relevant indicators and applying reporting standards. 

By doing this, the organization would know how to move collaboratively with its employees over the hurdles in applying CSR approaches within its operations and projects. Success also depends on communication.

 A communication plan from conception to implementation would have to be managed by the communications unit at WASCO. The organization would have to identify and inform stakeholders, and when necessary request support for initiatives. 

The communication plan would also be used to strengthen the relationship between WASCO and its customers, more so as CSR approaches will require changes to responsibilities and expectations for both parties.

 Operating within the environment also calls on WASCO to ensure that its contractors and suppliers are knowledgeable about their responsibilities and expectations regarding their contribution to CSR initiatives.

 It would not only be expected that they follow guidelines on how to operate within the environment, but also how to treat their workers. It is expected that the standards and code of conduct adopted by WASCO in the treatment of its own employees are translated to the contractors and suppliers with whom they engage. 

WASCO would use many communication channels to not only inform the contractors and suppliers of the standards, but also the community of its plans and corral interest and support. The aim is to engage the community to gain support for CSR initiatives and encourage accountability in accomplishing outcomes. Communication would be integral in the pursuit of freshwater conservation, helping the community at large to become stewards of water by reducing waste, conserving and protecting water and its sources.

The result of this study also concludes that the nonstationary factors and priorities, both internal and external, and the growing needs of stakeholders requires that WASCO is resilient but strategic. 

This study further concludes that a CSR approach would emphasize WASCO’s commitment to governance, people, communities, and their environment is more than a promise. It’s action, knowing that there is no better time than now, for us all to help shape a sustainable future benefiting the economy, the environment, and our community.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2110.pdf 

Estudiante:  DARNVILLE NELSON

Tutor: Karolina Jiménez Monge

Lector: Mónica González

Lector: Sara Fonseca