RESUMEN EJECUTIVO
El programa de alimentación Escolar PAE consiste en el suministro organizado de un complemento nutricional con alimentos inocuos, a los niños, niñas y adolescentes matriculados en el sistema educativo público, y el desarrollo de un conjunto de acciones alimentarias, nutricionales, de salud y de formación, en adecuados hábitos alimenticios y estilos de vida saludables, que contribuyen a mejorar el desempeño de los escolares y apoyar su vinculación y permanencia en el sistema educativo, con la participación activa de la familia, la comunidad, los entes territoriales y el Ministerio de Educación Nacional de Colombia.
La Fundación construyendo Vida (FUNCOVID) la cual tiene dentro de su objeto social la contratación y ejecución de proyectos de alimentación para población vulnerable de Colombia, es uno de los operadores a nivel departamental con amplia experiencia en el desarrollo de este proyecto de alimentación Escolar, sin embargo, aun cuando la fundación ha ejecutado los proyectos cumpliendo sus objetivos, el trabajo desarrollado, el cronograma y el costo, se han visto afectados en algunas oportunidades, ya que no cuenta con una metodología estándar de procedimientos enfocada en los procesos de la Administración de Proyectos que permita una ventaja ante la competencia y la permanencia en un mercado cada vez más competitivo.
La propuesta de la metodología de la Administración de Proyectos genera estandarización en el manejo de proyectos desde el inicio hasta el cierre y facilita la asimilación de lecciones aprendidas en el proceso de mejora continua de la organización para mantener una imagen competitiva el mercado.
Se espera que, con la metodología, que se desarrolló se estandarice el manejo de los proyectos; para que se refleje en ahorro de costos, cumplimiento de tiempos y satisfacción de los clientes.
El objetivo general de este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para administrar los proyectos de alimentación escolar del programa PAE del ministerio de Educación Nacional, basada en la Guía del PMBOK (PMI, 2017), con el fin de estandarizar los procesos de desarrollo de los proyectos, mejorar su implementación y garantizar uniformidad y éxito en la ejecución de los mismos.
Los objetivos específicos fueron: Analizar el procedimiento actual desarrollado para la ejecución de los programas de Alimentación Escolar PAE para identificar áreas de mejora con el fin de gestionar los cambios necesarios, Definir las fases de la guía metodología que servirá para gestionar los proyectos de alimentación Escolar del programa PAE para ayudar a identificar las diferentes tareas a desarrollar y los momentos en que se deben realizar, generando además las herramientas y procedimientos necesarios para la administración de los proyectos con el fin de estandarizar la ejecución de los proyectos de alimentación Escolar, aplicar la herramienta propuesta en un proyecto típico de la organización con el fin de demostrar su practicidad, desarrollar un plan de capacitación para todo el personal involucrado en la implementación de proyectos, sobre la aplicación de la metodología propuesta con el fin de dar a conocer las herramientas y procedimientos a utilizar en los procesos del proyecto, Desarrollar una estrategia para la implementación de la metodología para la administración de programas de alimentación PAE, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
Se utilizaron varios métodos de investigación, combinando la investigación documental o bibliográfica con la investigación de campo, de manera que se recopilaron datos por medio de observación y entrevistas, se aplicó el juicio de experto para lograr cubrir todas las áreas posibles de exploración y proponer los resultados.
Para la elaboración de la propuesta se tomó en cuenta la teoría de la administración de proyectos y los procedimientos utilizados por los profesionales de la empresa.
Se considero además el método analítico sintético como método de investigación utilizando el juicio experto, entrevistas, análisis de investigación para generar plantillas de estandarización dentro de una metodología basada en la administración de proyectos.
La metodología permitió la creación de plantillas y adaptación de otras herramientas y procesos que manejaba la empresa operadora durante todo el proceso de ejecución de los proyectos de alimentación.
La metodología contempla la capacitación al equipo de trabajo con el fin de optar por la búsqueda de la mejora continua dentro de los servicios ofrecidos por la empresa y facilita el manejo de proyectos en todas las áreas del conocimiento de la administración de proyectos.
Por último, se creó una estrategia de implementación de la metodología, donde se propuso una manera adecuada de iniciar el proceso de uso de la misma, además se realizó un llamado a la dirección de la Fundación para que vele por el buen funcionamiento de la metodología; esta debe venir acompañada de una concientización del personal en cuanto a los beneficios que conlleva utilizar esta metodología.
Como conclusión del diagnóstico realizado sobre la situación actual de la Fundación se encuentra que, pese a que el personal no ha recibido una capacitación formal en el área de administración de proyectos, se han venido realizando algunas buenas prácticas en administración que permiten que la gestión de los proyectos se haya sorteado hasta el momento no muy lejana a los estándares que se quieren implementar.
La metodología desarrollada se realizó siguiendo las buenas prácticas de la Guía del PMBOK®, con la finalidad de minimizar los efectos negativos y disminuir el impacto que estos puedan causar en los proyectos; al estandarizar la gestión de los proyectos en la entidad, se establece una cultura organizacional que ayuda en el cumplimiento de los objetivos trazados dentro del plan estratégico de la Fundación.
El plan de capacitación es fundamental y debe ser consistente con las necesidades de la organización. A fin de asegurar que el tiempo, esfuerzo y dinero invertido en ella valga la pena, la capacitación debe ser validada y requiere de reinducción o cualificación anual para alcanzar
los objetivos de la aplicabilidad de la metodología propuesta. Si bien la metodología desarrollada y la estrategia de implementación de la misma se socializa con todos los trabajadores de la Fundación, es importante también que se dé a conocer a los involucrados externos como clientes, supervisores y patrocinadores, la decisión de la organización en mejorar sus procesos de gestión de proyectos, mediante la implementación de esta metodología a fin de que ellos brinden el apoyo necesario, para que se efectúen las actividades propuestas.
Finalmente, se recomienda a la gerencia de FUNCOVID, disponer de un rubro presupuestal destinado a incentivar la capacitación de los funcionarios en materia de administración de proyectos, con el fin de adquirir conocimientos, destrezas y así desarrollar un lenguaje común, que sean utilizadas para el beneficio de la organización.
Descargar Aquí:
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2106.pdf
Estudiante: SANDRA MILENA PABON FLOREZ
Tutor: Sophia Crawford
Lector: Ing. Álvaro Mata Leitón, MAP
Lector: Ing. Eduardo Lima, MAP
