RESUMEN EJECUTIVO
EFINIT S.A es una empresa de capital y origen costarricense que se origina con el objetivo de traer las tecnologías y experiencias del mercado estadounidense y adaptarlas las empresas costarricenses con el propósito de que estas cuenten con las mejores tecnologías a un bajo costo, a lo largo de los años y con los cambios en el mercado, los socios fundadores deciden expandir sus operaciones y convertir a EFINIT en más que una empresa de servicios administrados de TI.
A raíz de esta decisión, EFINIT se independiza de su socio comercial CRG y se convierte en una empresa que da soluciones a otras empresas, por lo que ahora tiene la necesidad de reestructurarse y de definir su rumbo, adicionalmente, por años la empresa trabajó bajo el marco administrativo de su empresa hermana CRG es por ello que a pesar de seguir desarrollando proyectos, no cuenta actualmente con una oficina que dé un norte y una adecuada planificación a los mismos, es por ello que para este PFG se decide implementar una PMO que se encargue de estandarizar los procesos de las diferentes ramas de negocios y de planificar, ejecutar y controlar el desarrollo de nuevos proyectos.
Como objetivo general de este trabajo, se planteó el desarrollar una propuesta para el diseño e implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos dirigida a la empresa Efinit S.A con el fin de estandarizar, direccionar y supervisar los diferentes proyectos que ejecutan.
Para el cumplimiento de este objetivo se tuvo como objetivos específicos: Elaborar un análisis de madurez en administración de proyectos de la organización, para determinar las principales necesidades que den origen a la implementación de la PMO; identificar el tipo de PMO que mejor compete a la empresa para poder satisfacer sus requerimientos en administración de proyectos; desarrollar una propuesta de las características, funciones y responsabilidades que tendrá la PMO dentro de la empresa, ubicación dentro de la estructura organizativa, así como su nivel de autoridad, para definir el rol que esta desempeñará en la organización y crear un plan de implementación de una PMO con el fin de establecer un ente dentro de la empresa que se encargue de aplicar las metodologías estándar del PMI para la gestión de los proyectos, capacitación de personal y mejoramiento continuo de la organización en la gestión de proyectos.
Para lograr un adecuado desarrollo del proyecto, se utilizaron tanto fuentes primarias como secundarias. Dentro de las primeras destacan entrevistas a gerencias y empleados asi como documentos propios de la empresa. Como fuentes secundarias, se realizaron consultas a textos, libros, publicaciones y trabajos finales de graduación pertinentes al tema. Adicionalmente se utilizaron lo métodos de investigación: analítico, deductivo- inductivo y de campo por medio de diferentes herramientas de investigación.
Se realiza una encuesta de madurez organizacional a colaboradores clave dentro de la organización para la administración de proyectos de las cuales se obtiene un resultado que califica a la empresa Efinit S.A dentro del rango medio con un 56%.
Estas encuestas en conjuntos con entrevistas y el análisis realizado demuestran que a nivel organizacional hay bastante oportunidad de mejora en temas de estandarización de procesos, metodologías, centralización de la información, uso de herramientas y desarrollo de competencias, se identifica que no existe una PMO y que su creación beneficiaría a la empresa.
Debido a las necesidades identificadas, se propone implementar una PMO de tipo “torre de control” y se describen sus responsabilidades de estandarización, supervisión, auditoría y monitoreo de los proyectos a la vez que se encarga de implementar estrategias para el desarrollo constante de competencias y evaluar el desempeño mediante métricas establecidas tanto de los
proyectos como de los equipos que lo desarrollan. Se determina que la ubicación de la PMO será reportando directamente a gerencia general y trabajando de la mano con los diferentes departamentos, además, se identifican los procesos deseados para cada área del conocimiento. Los integrantes de la PMO inicialmente serán, un Gerente de Proyectos y un asistente de proyectos.
A partir de la información recopilada, se presenta un plan de implementación de una oficina de proyectos para la empresa Efinit S.A con un cronograma de 1 año y con un presupuesto definido por la gerencia general para su realización. Se sigue la metodología propuesta por Domínguez para implementar con éxito una PMO la cual cuenta con 8 pasos clave que abarcan definir los objetivos, evaluación de prácticas actuales, implementación de PMO, metodología y gestión de proyectos, entrenamiento y capacitación, herramientas y métricas, aseguramiento de calidad, despliegue piloto y por último el despliegue general.
El plan propuesto, el cual parte a partir de las revisiones de la información y análisis realizado en los primeros capítulos de este proyecto, abarca la gestión del alcance, EDT, recursos, actividades, cronograma, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones y riesgos. Se incluye además las métricas para evaluar el desempeño de la oficina de proyectos a lo largo del tiempo.
En el presente PFG se propone un modelo de implementación de una PMO en la organización, a partir del cual se logre contar con un ente institucional en un corto plazo, que colabore con el crecimiento y fortalecimiento de cada uno de los procesos y estándares que indica el PMI para la adecuada administración de proyectos.
El éxito del plan propuesto depende del compromiso y esfuerzo de la empresa, del equipo de proyecto y su disposición para seguir todos los fundamentos y estipulaciones que se establecen en el presente trabajo.
Descargar Aquí :
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2111.pdf
Estudiante : ANGELICA VARGAS VARGAS
Tutor: JAMES PEREZ
Lector: SOPHIA CRAWFORD
Lector: ALVARO MATA
NOVIEMBRE, 2020
