RESUMEN EJECUTIVO
Baxter Americas
Services (BAS) Centro de Servicios Compartidos en la rama de la contabilidad y
finanzas para todo Latinoamérica y Estados Unidos es parte de Baxter Healthcare
Company, empresa dedicada a la elaboración de Productos Médicos al nivel
mundial. En el 2008 debido al
crecimiento y la cantidad de proyectos que se estaban llevando a lo interno de
la empresa se funda la Oficina de Proyectos buscando establecer una cultura
proyectizada alineada al estándar del Project Management Institute (PMI).
A partir de su creación, la oficina de
proyectos ha sido un socio estratégico principalmente en la gestión de
proyectos de automatizaciones, mejora de procesos, proyectos regulatorios y
fuertemente en las transiciones de operaciones de los diferentes países a
BAS. Actualmente la oficina posee una
estrategia de trabajo a largo plazo cuyo objetivo es alcanzar una cultura
proyectizada a lo largo de toda la organización, se han realizado diversos
esfuerzos con el objetivo de establecer la cultura pero hoy día se desconoce la
realidad de cuanto tan madura esta la gestión de proyectos en la empresa y las
áreas críticas a las que se les debe dar mayor atención y así lograr mejorar y
optimizar los procesos de gestión de proyectos.
Con el presente trabajo se
evaluó la madurez de la Administración de Proyectos en la empresa Baxter
Americas Services (BAS) y se propusieron
acciones concretas que permitan elevar la madurez en la gestión de proyectos a
corto y largo plazo, anteriormente, nunca se había evaluado la madurez
organizacional en proyectos cuantitativamente en la organización, de ahí su
importancia para continuar con la práctica y futuro y tener una metodología que
ayude a la organización a monitorear su avance fácilmente.
Como objetivos específicos se plantearon 3,
identificar el modelo de madurez más adecuado a la organización para utilizarlo
como herramienta de medición de la madurez en la empresa BAS a futuro; como
segundo objetivo se estableció realizar una evaluación de madurez en la organización
BAS siguiendo el modelo establecido para conocer el estado actual de la
empresa, el mismo fue aplicado a 15 colaboradores los cuales han tenido
relación con la gestión de proyectos en la empresa.
Y por último, con base a
los resultados obtenidos en la evaluación se planteó definir acciones
específicas en las áreas identificadas como críticas para aumentar la
probabilidad de éxito en los proyectos y el nivel de madurez de la
organización Para lograr obtener lo propuesto
anteriormente, se realizó una combinación de investigaciones, una investigación
bibliográfica, la cual se utilizó con el fin de recopilar información detallada
de los modelos de madurez y las buenas prácticas de otras organizaciones.
Y una investigación de campo, que ayudó a
determinar la madurez actual de la compañía por medio de modelo de Harold
Kerzner, y se llevaron a cabo entrevistas cortas para obtener más detalle en la
estrategia de la PMO.
Por otro lado, se realizó una
combinación de metodologías donde la observación, análisis y evaluación de la
información bibliográfica y activos de la empresa fueron esenciales para
obtener la situación actual de la misma así como la recopilación e
interpretación de los resultados obtenidos de la aplicación de los
cuestionarios.
Como conclusión
sobresale el hecho que con la creación de la oficina de proyectos en el 2008 se
logró iniciar un cambio radical en la administración de proyectos la cual
actualmente es un pilar fundamental para la estrategia de negocios y el
crecimiento organizacional logrando brindar grandes beneficios y mejoras en
diversos procesos y áreas de la empresa.
Los miembros de la PMO y la alta
gerencia son conscientes que se debe madurar y continuar mejorando en la
gestión de proyectos y la metodología definida actualmente, hoy en día se
pueden encontrar diversos focos de resistencia por parte principalmente de
grupos jerárquicos de nivel medio que debe ser monitoreada y trabajar en
cambiar su percepción de la misma.
Las principales fortalezas obtenidas con
base en este análisis es la madurez que presenta la organización en la
administración de proyectos y la gestión de la oficina, igualmente se debe
mejorar la metodología, herramientas y la dirección y de portafolio y
principalmente se debe poner mayor atención al desarrollo de competencias de
los colaboradores y la dirección de programas y multi-proyectos.
Es
recomendable continuar trabajando directamente con la alta gerencia y seguir
promocionando todos los beneficios que este modelo de madurez en la
administración de proyectos generará a la organización así como mantener una
comunicación continua y transparente con los diferentes involucrados. Es fundamental continuar creciendo
internamente por lo que se recomienda seguir el cronograma de plan de mejora
aquí expuesto, así como cada una de las acciones individuales planteadas.
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