RESUMEN EJECUTIVO
El Banco Nacional, es una institución financiera líder en el mercado nacional que ofrece sus productos y servicios dentro de un mercado financiero en constante cambio y altamente competitivo. Como organización de gran renombre, cuenta con objetivos y planes estratégicos muy bien definidos y regulados. Para poder llevar a cabo sus metas utiliza los proyectos como herramienta para cumplir con los lineamientos planteados.
El éxito experimentado en los diferentes productos y servicios que ha desarrollado a lo largo de los últimos años ha fortalecido la confiabilidad de esta institución en la administración de proyectos como uno de los eslabones principales para el éxito de esos servicios y productos buscando la implementación de esta disciplina en todos los procesos operativos, técnicos y administrativos que se desprenden de la actividad bancaria.
El objeto de este Proyecto Final de Graduación denominado “ Plan de gestión para la definición de requerimientos y adquisición de un sistema automatizado para la administración del almacén de bienes en desuso de la Dirección de Recursos Materiales del Banco Nacional” está enfocado en las áreas del conocimiento dentro de las que se encuentran el alcance, tiempo, recurso humano y comunicaciones; áreas que servirán como insumos para generar los entregables cuyo objetivo busca establecer los pasos y lineamientos a seguir en el proceso de ejecución del proyecto, el cual se ha referenciado por la necesidad real que existe en la actualidad de una herramienta automatizada que permita ejercer un mejor control sobre todos los activos que, a pesar de no representar un costo contable a la institución.
Los objetivos que se plantean en el presente documento, pretenden evidenciar cómo las áreas del conocimiento, deben definirse de forma tal que durante el proceso de ejecución estas puedan aportar la información suficiente para el desarrollo exitoso del proyecto y su cierre de acuerdo a los presupuestos y tiempos establecidos, con un aprovechamiento máximo de los recursos asignados para su desarrollo.
El desarrollo adecuado del alcance y todos los elementos que lo componen pretende mostrar a todos los grupos interesados, las expectativas y metas por alcanzar las cuales son claramente definidas en la gestión del alcance, por otra parte la gestión del tiempo provee de una agenda que coadyuvará a la estimación de los tiempos para el desarrollo de las actividades y la relación entre estas, brindado un mejor control sobre la ejecución del proyecto y el cumplimiento de sus objetivos y entregables dentro del plazo establecido.
La definición de los roles y las responsabilidades definen a los miembros del equipo, cuál va a ser su papel y como deberán de desempeñarlo dentro del proyecto, plasmado dentro del plan de gestión de los recursos humanos. Como consecuencia del desarrollo correcto de cada uno de esos eslabones, el proyecto pretende la aplicación de todos y cada de estas áreas del conocimiento contribuyen y sirven de base para un adecuado desarrollo de todas las actividades que se pueden llegar a realizar a lo largo del ciclo de vida del proyecto reforzando la planificación, control, ejecución y seguimiento del proyecto.
Las técnicas de investigación a emplear como el trabajo de campo, la observación, el cuestionario y la entrevista, así como toda la información documental ofrecen un apoyo referencial importante para un mejor entendimiento del panorama actual. Al realizarse en un porcentaje importante un trabajo de campo fue requerido un análisis detallado de todo el proceso operativo que funciona actualmente en los Almacenes de Bienes en Desuso, las técnicas mencionadas dieron valor agregado de cómo herramientas de apoyo en la investigación permitieron recopilar datos e información necesaria para el análisis detallado de la situación actual.
La naturaleza de la investigación fue mixta, esto por cuanto se contó con aspectos cualitativos, como son los estudios de campo en los que se hicieron observaciones, entrevistas y cuestionarios, así como los aspectos cuantitativos, por cuanto existe información documental dentro de la organización, de la que se obtuvo datos relevantes contribuyan al logro de los objetivos de la investigación, tales como informes de auditoría, informes de entradas y salidas de activos y, por supuesto, de los estudios de campo realizados.
Ambos enfoques ofrecieron aportes importantes a la ciencia, y su complemento permitió un análisis más estructurado de la información recabada por cada uno de ellos, abarcando diferentes aristas que un problema pueda presentar, y dar una noción más clara a la hora de plantear los resultados obtenidos producto de esa información.
Como parte de las conclusiones es importante tomar en consideración que la aplicación de las diferentes técnicas que soportan la filosofía de la administración de proyectos, son factores críticos de éxito, con el cual se pueden llegar a obtener los resultados deseados a un menor costo de los que se podrían obtener de no realizar un adecuado proceso de planificación, en las diferentes áreas del conocimiento tratadas en el presente documento, es por ello que, está el aplicar adecuadamente las áreas del conocimiento ha permitido obtener un panorama más amplio de las necesidades reales para la etapa de ejecución del proyecto.
Por otra parte se ha logrado evidenciar los alcances del proyecto, se logró definir los roles y responsabilidades de los diferentes actores del proceso, la definición del tiempo, así como el desarrollo de una comunicación efectiva que no dé cabida a interpretaciones erróneas en alguno de los procesos. Como recomendaciones se ha considerado el desarrollo del proyecto y la necesidad de llevarlo a cabo en el corto o mediano plazo, basándose en la aplicación de las buenas prácticas que la administración de proyectos propone para el desarrollo de productos o servicios que buscan la mejora continua en las organizaciones.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1034.pdf
