RESUMEN EJECUTIVO
Vázquez de Coronado es el cantón número 11 de la provincia de San José. Fue creado el 15 de Noviembre de 1910 mediante el decreto No.17. Históricamente, el cantón fue conocido por haber sido una zona poblada por indígenas y por los numerosos hallazgos arqueológicos encontrados.
Hacia el año 1800 se inició una incipiente penetración en la zona y las primeras personas se establecieron en el territorio Los Anonos, hoy conocido como San Antonio (Municipalidad de Coronado, 2011).
En los últimos años, Coronado tuvo un gran crecimiento demográfico que permitió el aumento de comercios en la zona, principalmente en el distrito de Patalillo. Esto dió pie a que muchas familias no sólo iniciara con sus propios negocios con el objetivo de generar nuevos ingresos sino que también brindaran a la población facilidades a la hora de adquirir un bien o servicio.
Es por esto que, los socios vieron la oportunidad de incursionar en el mercado comercial siendo así una familia emprendedora con deseos de iniciar con su propio negocio, dando beneficios tanto a ellos como inversionista como a los empleados, la comunidad y a los proveedores involucrados en el proceso.
Expuesto lo anterior, el objetivo general del proyecto consistió en realizar la iniciación y la planificación de la gestión del proyecto para instaurar el Bazar Prego en Patalillo de Coronado y ponerlo en marcha en un plazo de 5 meses.
Para lograr este objetivo, fue preciso desarrollar el proceso de iniciación en las áreas de alcance, tiempo, costos, recursos, riesgos y adquisiciones del proyecto para instaurar el Bazar Prego, efectuar la planificación del alcance del proyecto para la apertura del Bazar Prego, desarrollar el cronograma del proyecto para dar seguimiento a las actividades, realizar la planificación de la gestión de costos del proyecto para mostrar una guía de monitoreo de gastos, planificar la gestión del personal del proyecto para definir los roles y responsabilidades de equipo del proyecto, realizar la planificación de la gestión de riesgos para controlar el impacto y la probabilidad de eventos tanto positivos como negativos que pueda tener el proyecto y por última, planificar las adquisiciones del proyecto para establecer los mecanismos de compras en la ejecución del proyecto.
Para el desarrollo de este proyecto se utilizó la investigación descriptiva, la aplicada y la observación, apoyándose en fuentes primarias y secundarias como literatura de manuales, proyectos, entrevistas, entre otros para el desarrollo de los objetivos específicos. Adicionalmente, se utilizaron herramientas de administración de proyectos tales como MS-Project, WBS, plantillas como apoyo para la elaboración del plan de gestión, así como Microsoft Word.
La utilización de las buenas prácticas establecidas por el Project Management Institute en su guía del PMBOK (PMI, 2008), así como el método establecido por Project in Controlled Environment (PRINCE2, 2009), permitió contar con una guía clara de administración de proyectos para la preparación del plan de gestión e incorporarlo al plan de negocios en sus distintas áreas de trabajo.
Lo que busca el PFG es brindar al lector una idea de cómo aplicar las buenas prácticas establecidas para la administración de proyectos con el desarrollo de los procesos de iniciación y planificación del proyecto Bazar Prego de una manera ordenada e involucrando al equipo del proyecto con el fin de que exista claridad de los entregables.
Cada una de las herramientas utilizadas a los largo del desarrollo del trabajo fue de gran ayuda para el entendimiento de la aplicabilidad de la administración de proyectos como una guía que permitió no sólo definir y ordenar cada una de las variables involucradas, sino que también que facilitó el desarrollo del proyecto en todas sus etapas tomando en cuenta los requerimientos deseados.
Durante todo el proceso del desarrollo del PFG se identificaron lecciones aprendidas que fueron incluidas como conclusiones y recomendaciones a fin de que puedan ser tomadas en cuenta en proyectos similares o bien para poder ampliar la perspectiva de los escenarios en otros proyectos. Entre las principales conclusiones se destacó la necesitad de trasmitir un mensaje claro y preciso de lo que se quiere en términos de alcance, tiempo y costo a todo el equipo del proyecto para poder seguir una misma línea, es decir para lograr el objetivo principal del proyecto.
Por otro lado, involucrar a todos los miembros del equipo del proyecto va a facilitar un mejor entendimiento de lo que se quiere alcanzar satisfactoriamente, es decir, si una persona que es miembro clave del proyecto se involucra en el proceso desde su iniciación va a tener más claro su rol dentro del proyecto, así como el objetivo para el cual fue asignado y el proyecto como un todo. El buen entendimiento del alcance, los tiempos, presupuesto, roles, responsabilidades y riesgos en el proyecto va a permitir que todo el equipo camine en una misma línea.
En el PFG también hace mención a ciertas recomendaciones que no se realizaron en el proyecto, sin embargo pueden ser tomadas en cuenta para evitar principalmente impactos negativos en tiempo, costo y el alcance definido.
Primero, las aprobaciones y acuerdos relacionados al alcance del proyecto son fundamentales para la planificación del tiempo con el fin de no afectar el cronograma del proyecto. Además, la comunicación de roles y responsabilidades son necesarias para que exista claridad en el equipo del proyecto.
Por otro lado, evaluar las cargas de trabajo previo a la comunicación de los roles de los involucrados es importante para evitar conflictos entre el equipo. Por último, es necesario conocer la naturaleza del negocio así como las necesidades de la población meta para facilitar el proceso de compras y adquisiciones.
Si bien es cierto la administración de proyectos nos ayuda a satisfacer los requisitos del proyecto, también es cierto que se deben de aplicar correctamente, es decir, el gerente de proyecto debe de estar en la capacidad de decidir de qué manera puede aplicar las buenas prácticas sin ser percibido como un obstáculo por los otros miembros del equipo.
Como es claro, todo proyecto es diferente independientemente de lo que se quiera y no necesariamente todo lo descrito en la guía del PMBOK debe de ser aplicado en un proyecto porque esto puede entorpecer la labor en el desarrollo del mismo.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1190.pdf
