RESUMEN EJECUTIVO
El Poder Judicial es una autoridad de la república de Costa Rica, creado con la reforma de la Constitución Política del año 1949, su misión se centra en la administración de justicia en el territorio costarricense. Actualmente su estructura organizacional se conforma de tres ámbitos: Jurisdiccional, Administrativo y Auxiliar de Justicia. Adicionalmente existen órganos superiores que establecen las directrices estratégicas y operativas, a saber, el Consejo Superior y la Corte Plena.
En el ámbito administrativo se ubica la Dirección de Tecnología de Información, ente que apoya la gestión institucional en el cumplimiento de sus objetivos, con tecnología adecuada, segura, eficiente e innovadora, que procura la satisfacción de los requerimientos de información de las personas usuarias. Consta de cinco áreas: Soporte Técnico, Telemática, Apoyo a la Gestión, Sistemas de Información y Gestión de Despachos Judiciales, cada una con su propia administración de proyectos y con la priorización de ejecución que su jefatura decida.
Desde el año 2009 cuando se realizó la primera planificación estratégica de esta dependencia, surge la iniciativa de realizar esfuerzos por definir una metodología de administración de proyectos tecnológicos, con el fin de estandarizar los esfuerzos pero además de establecer un seguimiento y control que permita retroalmientar al Director de Tecnología en el desarrollo de los mismos.
Al finalizar el año 2011 se logra aprobar una primera versión de la metodología, sin embargo su ejecución es limitada por la inexistencia de un área especializada en la gestión de proyectos, la falta de capacitación y procedimientos que definan su aplicación.
Siendo esta Dirección un área de gestión de proyectos tan importante para la institución por su apoyo en la consecución de los objetivos estratégicos, además de representar una fracción considerable del presupuesto del Poder Judicial, no existe una figura en su organización que permita definir, planificar, gestionar y controlar integradamente los proyectos de esta dependencia judicial.
Para abordar el tema anterior, se estableció en el presente trabajo el objetivo general: Elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en la Dirección de Tecnología de Información del Poder Judicial de Costa Rica, a través de los siguientes objetivos específicos: Realizar un análisis de la situación actual de la administración de proyectos en esta dependencia judicial; identificar los beneficios para la Dirección de implementar una Oficina de Administración de Proyectos; recomendar el tipo de Oficina de Administración de Proyectos que la Dirección de Tecnología de Información requiere para satisfacer las necesidades actuales; proponer la ubicación organizacional de la Oficina de Administración de Proyectos así como sus objetivos, roles y funciones dentro de la Dirección de Tecnololgía de Información; definir el perfil y las responsabiliddes de los profesionales de la Oficina de Administración de Proyectos y finalmente establecer una estrategia de implementación de la Oficina de Administración de Proyectos.
Para lograr los objetivos antes descritos se realizó una recopilación de información histórica sobre la creación del Poder Judicial y de la Dirección de Tecnología, así como documentos recientes de su planificación estratégica y metodologías definidas. También se contó con el apoyo de bibliografía sobre la administración de proyectos y se efectuaron una serie de entrevistas al director, jefaturas de sección y a los coordinadores de proyectos.
De la investigación y entrevistas realizadas se obtuvieron algunas conclusiones tales como: la existencia de incertidumbre entre los profesionales de la Dirección en cómo aplicar la administración de proyectos; la falta de capacitación y formación en esta disciplina es una de las necesidades actuales más importantes. Asimismo, con la creación de la oficina de gestión de proyetos se espera obtener beneficios, por ejemplo, personal exclusivo y capacitado en administración de proyectos, documentación centralizada, mejor aprovechamiento de los recursos institucionales, establecimiento de procedimientos, políticas y directrices sobre la administración de proyectos, optimizar la calidad de los proyectos y el establecimiento de herramientas que integren el control y seguimiento de los proyectos de la Dirección. La principal amenaza para implementar la oficina de gestión de proyectos son los recortes presupuestarios impuestos a la institución.
Se define en este trabajo una propuesta de implementación de la oficina de gestión de proyectos por fases a corto, mediano y largo plazo, estableciendo una serie de actividades a desarrollar en cada etapa que permiten iniciar con un modelo de Estación Meteorológica para evolucionar a largo plazo hacia un modelo de Torre de Control.
Adicionalmente, se emiten recomendaciones para fortalecer el trabajo realizado, entre las cuales están: incluir en el plan estratégico de la Dirección de Tecnología la implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos y formular un proyecto para su realización; presentar la propuesta de implementación ante el Director de Tecnología y seguir un proceso de aprobación en coordinación con el Departamento de Planificación; establecer una revisión anual de la metodología de administración de proyectos con el fin de aplicar mejoras y ajustes para fortalecer su utilización; coordinar con el Departamento de Personal la definición de los perfiles del recurso humano recomendado:
Gestor de Proyectos, Gestor de Capacitación, Gestor del Sub Portafolio y Director de la Oficina de Gestión de Proyectos; Gestionar con la Unidad de Capacitación del Departamento de Personal planes de capacitación en administración de proyectos y en destrezas gerenciales para los profesionales de la Dirección de Tecnología, iniciando con el Director, Sub Director y Jefaturas de sección; establecer en la Intranet un sitio web para la nueva Oficina de Gestión de Proyectos donde se pueda divulgar la metodología, las herramientas autorizadas, información de contacto, bibliografía relacionada, documentación que apoye el cambio de cultura hacia una gestión por proyectos, el sub portafolio de proyectos de la Dirección, noticias y avances relacionados a los proyectos.
Descarga Aquí:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1184.pdf
