RESUMEN EJECUTIVO
El Ministerio de Educación Pública tiene bajo su responsabilidad la educación de niños y adolescentes, con el objetivo de formar ciudadanos capaces de incorporase al mercado laboral una vez hayan concluido sus estudios básicos. En esta formación no llevan únicamente los conocimientos adquiridos en él, sino que además una formación en valores, principios, responsabilidad ciudadana, y más recientemente en gestión empresarial.
Sin embargo, al analizar la situación laboral que afronta el país en relación a desempleo específicamente en jóvenes, se vio la gran necesidad de crear un espacio para unificar la formación recibida de la educación técnica; el cual prepara al joven en elementos sobre su desarrollo profesional en modalidades como: agropecuaria, turismo, preparación de alimentos, mecánica, contaduría, dibujo arquitectónico entre otros, e incluyendo un componente adicional: habilidades empresariales ,permitiéndole al joven adquirir conocimientos para desarrollar su empresa .
Surge así en el año 2007 la Feria Nacional de Planes de Negocios de Jóvenes Emprendedores “EXPOJOVEM” donde a pesar de cumplirse este año la quinta edición, aun existen serios problemas en cuanto a su estructura al no delimitar aspectos fundamentales, trabajar el proyecto por prueba y error , mejorando en la marcha.
El presente documento, busca la elaboración de un plan de gestión, el cual permitió detectar situaciones deficientes de la manera en que se ha venido desarrollando el proyecto ante todo con serios problemas de planificación y delimitación de alcances, donde no ha existido una comunicación clara de los requerimientos por cuanto estos nunca han sido definidos ni mucho menos el periodo necesario en que esto se debe dar.
A fin de desarrollar lo anterior en el capitulo primero y segundo se definió como objetivo del PFG: Elaborar un plan de gestión para el desarrollo de la Exposición Nacional de Planes de Negocios de Jóvenes Emprendedores “Expojovem” del Ministerio de Educación Pública, analizando la temática de la administración de proyectos Ministerio de Educación. El marco metodológico se presenta en el capítulo tres detallando fuentes y métodos de investigación, incluyendo una breve referencia a la aplicación práctica de la teoría de administración de proyectos por medio de las herramientas utilizadas y los entregables.
ç El capítulo cuatro contiene los resultados que muestran los diversos componentes del plan de gestión de proyecto, elaborar una propuesta a fin de poder desarrollar un Plan de Gestión de Proyectos para la implementación de la Feria de Planes de Negocios de Jóvenes Emprendedores por medio de la aplicación de cinco áreas de conocimientos: Alcance, Tiempo, Recursos Humanos, Costos y Comunicaciones.
El plan de gestión del alcance permitió la elaboración de la planificación del alcance, y su definición, crear la EDT, y definir los stakeholder. elementos fundamentales para desarrollar la gestión del tiempo donde se definieron actividades, y estimaron recursos los cuales no habían sido definidos dado a que en este proyecto no se da una planificación previa de actividades a realizar ni mucho menos el tiempo idóneo a cumplirlas.
Tanto la gestión del alcance como la gestión de tiempo generaron información valiosa a fin de desarrollar el plan de gestión de costos el cual permitió establecer los costos totales del proyecto, desconocidos hasta este momento por cuanto se habían considerado únicamente recursos adquiridos de compras para realizar la final nacional de Expojovem El plan de recurso humano, permitió definir roles y responsabilidades del equipo de trabajo, y ante todo diseñar un organigrama.
El conocer el ámbito del recurso humano permitió definir el plan de gestión de comunicaciones, definió los canales necesarios de comunicación, y ante todo establecer las matrices que en lo sucesivo deberán implementarse a fin de poder evitar roces internos.
Para la realización del proyecto se requieren 322 días dando inicio desde el año anterior en el mes de setiembre, principal aporte de la elaboración de este documento evidenciado delimitación del alcance, definición del cronograma de trabajo y de las actividades, y ante todo de los canales de comunicación para lo cual fue necesario elaborar distintas matrices a fin de ser utilizadas como mecanismo de comunicación y de formalización en la toma de decisiones.
La gestión de costo evidenció que el proyecto en su totalidad ocupa una inversión de ¢150.317.524,40 monto que implica salarios de director de proyecto, administrador de proyecto, líderes, docentes, y material de trabajo que debe ser adquirido.
Estos costos tienen una recuperación de tipo social por cuanto conducen al desarrollo del país. La inversión realizada, se invierten únicamente con carácter de formación de estudiantes, con la única esperanza que a futuro esta formación de estudiantes genere mejores ciudadanos y más opciones de empleo.
En términos generales, el desarrollo de este documento permitió elaborar la estructura general que debe tener el proyecto, para esto se recomienda utilizar la guía PMbok como un compendio de buenas practicas permitiendo planificar las acciones en tiempo y con los recursos requeridos, presentando propuestas de comunicación, definiendo los involucrados del proyecto, delimitando costos.
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