RESUMEN EJECUTIVO
La empresa Archivística Consultores A&C S.A. se ha especializado en la gestión de documentos y organización de archivos tanto en formato de texto como digital; y ha desarrollado su negocio a través de la prestación de servicios técnicos y profesionales cuyos servicios se han brindado, especialmente, a la administración pública.
Durante 10 años la empresa atendió con énfasis el mercado de los documentos físicos (archivos) pero cambios en el ambiente como el avance tecnológico y las necesidades clientelares ha obligado a dar un giro a las actividades de la gestión de documentos, entendida como la aplicación de normas técnicas, normas y prácticas para administrar el flujo de documentos así como conservarlos.
La Dirección Ejecutiva de la organización identificó oportunidades de mercado fuera del país pero consideró que no se podía ingresar a atenderlo sin contar con una planificación estratégica y una reorganización sustantiva y se propuso como objetivo general del proyecto diseñar el plan de gestión de proyecto para la implementación de la estrategia de negocios propuesta para la empresa Archivística Consultores A&C S.A.
Como corolario de este propósito general, se construyeron los objetivos específicos que consistieron en elaborar un análisis de la situación actual, de las fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas haciendo uso de una matriz FODA para la empresa; en evaluar y aplicar las mejoras pertinentes a los valores, visión, misión y propósitos financieros, de clientes, de procesos y de recursos humanos de la empresa; en elaborar 10 estrategias que permitieran dirigir el negocio para el cumplimiento de los objetivos financieros, de clientes, de procesos y de recursos humanos de la empresa y en plantear las bases del plan de proyecto para la implementación de la estrategia de la empresa Archivística Consultores A&C S.A.
Para el primer objetivo específico vinculado al reconocimiento de la situación actual y del uso de un análisis de FODA, se utilizó el método de observación mediante la realización de la técnica de entrevista, tomando en consideración el juicio de expertos y de los interesados: accionistas, Director ejecutivo y supervisor quienes participaron de sesiones de trabajo.
Para los otros tres objetivos específicos, evaluar y aplicar las mejoras pertinentes a los valores, visión, misión y propósitos financieros y elaborar 10 estrategias que permitan dirigir el negocio de clientes, de procesos y de recursos humanos de la empresa y plantear las bases del plan de proyecto para la implementación de la estrategia de la empresa, se utilizó el método inductivo-deductivo acompañado de la técnica de la visión de los expertos, especialistas en gestión de documentos y archivo y planeación estratégica, para tomar en consideración los elementos que deben ser incluidos en el plan estratégico y en los planes subsidiarios a diseñar para la reorganización de la empresa.
Aspectos conclusivos apuntan a que la empresa Archivística Consultores debió enfrentarse a la decisión de reorganizarse o desaparecer si continuaba desarrollando sus funciones y actividades como las ejecutaba en el pasado, lo que permitió comprender que debía mirar al futuro y realizar una transformación de su organización, concentrada en el grupo de procesos de planeación estratégica.
El planeamiento estratégico se constituyó en el propósito principal tomando en consideración las necesidades expectantes del cliente y no solamente los productos y servicios que ofrecía la empresa, encabezado por la dirección ejecutiva quien adquirió este compromiso junto a su equipo de trabajo.
Archivística Consultores planificó estratégicamente, concentrándose en cuatro pasos esenciales :identificando los temas críticos en la situación actual de la empresa; tomando en consideración la cultura para redefinir sus valores y propósitos que tienen impacto en el proceso y los resultados de la planeación estratégica; describiendo las estrategias competitivas para cuatro de los objetivos esenciales correspondientes a: el financiamiento, los clientes, los procesos y los recursos humanos; y, por último, elaborando las bases del plan de proyecto para la implementación de esa estrategia definida por la empresa.
En el proceso de planeación estratégica, la empresa se concentró en definir una estrategia competitiva de entre las cinco estratégicas genéricas alternativas que sugieren los especialistas, lo que constituyó un riesgo, dado que una determinada escogencia de una alternativa concreta involucra acciones específicas que deben ajustarse a las escenarios y al ambiente organizacional específico de la empresa.
La empresa analizó las otras estrategias competitivas básicas sugeridas, pero consideró que la estrategia competitiva basada en la diferenciación amplia, constituyó la más adecuada en las circunstancias actuales de la empresa.
Se recomienda tomar en consideraciones otros objetivos estratégicos de la organización, más allá de los cuatros escogidos y que quedaron fuera en este estudio, para el diseño de las estrategias, siempre dentro del marco de las estrategias competitivas.
También se recomienda para un futuro analizar con mayor detalle y profundidad las otras estratégicas genéricas básicas, tomando en consideración los objetivos comerciales y los tipos de ventajas competitivas que cada una ofrece y que se adecuen a los fines que persigue la empresa.
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1188.pdf
