RESUMEN EJECUTIVO______________________________________________
El Hospital Los Chiles (HLCH) es un hospital de la Caja Costarricense de Seguro Social qué, al igual que ésta, busca promover y propiciar la salud integral en la población costarricense. Estratégicamente la CCSS ha intentado desconcentrar los servicios de salud al sitio donde las poblaciones lo requieren, por lo que creóéste Hospital Nivel 2 en 1984, para atender la población del Cantón de los Chiles y el Distrito de Cutris del Cantón de San Carlos. Para apoyar sus funciones, el HLCH cuenta con la supervisión y asesoría de la Dirección Regional de Servicios de Salud Huetar Norte (DRSSHN) y la Gerencia Médica de la CCSS.
En el HLCH se identificó una gran cantidad de equipos médicos que han cumplido su vida útil, debido a la poca inversión en tecnología que ha efectuado desde su creación, políticas presupuestarias restringidas para la compra de equipos, y una falta de planificación que hubiera permitido priorizar cuáles equipos deben reemplazarse primero.
La necesidad de reemplazo de equipos quedó evidenciada en una auditoría reciente y en el Diagnóstico de equipamiento que efectuó la DRSSHN, a solicitud del Área de Auditoria de la CCSS.
Esta problemática se señaló como un riesgo que pone en peligro la capacidad de la Institución de brindar los servicios de salud a la población, en lo posible con equipos de tecnología reciente y de forma segura, tanto para los funcionarios de la CCSS, como para los pacientes. Como razones económicas para el reemplazo,es necesario mantener una política de reposición oportuna que evite la inversión en tecnología que se encuentra por encima del punto de equilibrio, donde el costo de mantener los activos está por encima del beneficio que se obtiene de él.
Este Proyecto Final de Graduación se planteó con el objetivo principal de generar una propuesta de reemplazo de equipamiento para el Centro Médico y se diferencia de las compras normales del nosocomio en que se contemplaron solamente aquellos equipos que ya han cumplido su vida útil, de manera paralela a las gestiones del Plan Operativo Anual.
Dentro de los objetivos específicos planteados, se desarrolló una Propuesta de Plan de Gestión para la planificación del Alcance del Proyecto, del Tiempo del Proyecto, Costos, Recursos humanos, Comunicaciones y Adquisiciones que incluyeron todo el trabajo requerido para llevar a cabo el
Proyecto según los estándares del PMI, planes de gestión que incluyen: las actividades y recursos involucrados con su estimación monetaria, responsables de las actividades, forma de comunicación del proyecto y la forma en que se realizará la compra de equipo médico, acorde con lo que regula la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.
Para la preparación de este documento se tomó como base el informe de Auditoría AGO-183-R-2008, el diagnóstico de equipamiento de la DRSSHN, que indica las necesidades de reemplazo según la vida útil de los equipos y las plantillas estandarizadas que se han utilizan en otros proyectos similares por la
CCSS que conforman los activos de procesos de la organización. Como beneficios del proyecto se tienen: el asegurar la continuidad en la prestación de los servicios de salud en el HLCH,establecimiento de métodos para planificación futuras de reposición de equipos, disminución de costos de
mantenimiento preventivo y correctivo, modernización de la tecnología e incremento en la satisfacción de los pacientes.
El Proyecto se basó principalmente en fuentes de información primaria y documental que aportaron los funcionarios del Hospital los Chiles y funcionarios relacionados a Proyectos de equipamiento de la CCSS. Adicionalmente se tomó documentos de planificación como fuentes secundarias, tales como el Plan operativo anual y Plantillas referentes a Evaluación de Tecnología que representan los activos de la Organización. La Técnica de Investigación que se utilizó fue la mixta que permite complementar los datos obtenidos de primera fuente de los usuarios de los equipos con los libros que brindan metodología yherramientas en Administración de Proyectos. Se utilizó el método de Investigación Analítico-Sintético, que permitió descomponer los Procesos de Planeación del Proyecto de acuerdo a las Áreas del Conocimiento para luego sintetizarlos en el Cronograma del Proyecto; además la observación por entrevista y sesiones de trabajo que brindaron los requerimientos del proyecto por parte de los usuarios directamente.
Para el desarrollo de este documento se utilizó las herramientas y formatos de control sugeridas por el PMBOK 2008, adaptándolas a los formatos y procedimientos propios de la CCSS de modo que puedan estandarizarse para su utilización en proyectos similares.
Dado que la CCSS tiene una estructura funcional, el papel del patrocinador será clave para que el proyecto cuente con los recursos oportunamente y para crear la coordinación efectiva de todos los miembros.
El proyecto tiene un alto costo para el HLCH, por lo que se planificó para desarrollarse en tres etapas de adquisición de equipos médicos, después de la primera etapa se espera contar con un registro de lecciones aprendidas que permita optimizar y mejorar las etapas siguientes.
La asignación presupuestaria es la principal limitante del proyecto, a lo cual de presentarse algún atraso en su autorización, elevará los costos directos e indirectos del proyecto, por lo que se evalúan las alternativas de financiamiento a considerar. Igualmente, es clave el control del cronograma, para no comprometerlos recursos económicos asignados en el Plan anual Operativo del HLCH.
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