RESUMEN EJECUTIVO
Este plan de proyecto fue realizado y desarrollado, como respuesta a la necesidad de la empresa EODT Security en Costa Rica, de expandir la actual actividad comercial, la cual se enfoca en brindar una serie de servicios entre ellos, seguridad física, seguridad electrónica, equipos caninos y protección ejecutiva. La idea de proyecto que surge es la de establecer una academia de capacitación en seguridad. Dicho proyecto se perfila como único en su categoría en el país (EOD Technology, Inc., comunicación personal, 2009); y se constituye para la empresa en una aventura comercial totalmente desconocida, además de ser diferente a las operaciones comerciales existentes de la compañía. Por lo tanto, se escogió esta circunstancia del negocio, como tema de interés para desarrollar el proyecto final de graduación que se expone en el presente documento.
Como objetivo general de este trabajo final de graduación, se estableció el construir un plan de proyecto y realizar un estudio de viabilidad, para generar un documento de guía para la toma de decisiones, al que se le llamó Libro Blanco. Dicho documento contiene un plan de proyecto, un estudio de factibilidad y un plan de mercadeo. Esta propuesta de guía empleó de las mejores prácticas y herramientas, que consideró adecuadas para planificar este proyecto específico en función de las necesidades particulares de este cliente, y según define el Instituto de Administración de Proyectos en su libro denominado Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyecto (Project Management Institute [PMI], 2004). Este objetivo principal nace de dos necesidades principales de la empresa, la de crear una academia de capacitación en seguridad en Costa Rica, y la de cumplir con el objetivo estratégico de expandir la operación empresarial a otras áreas de negocio. Adicionalmente fue preciso definir los requerimientos y aspectos legales, técnicos y administrativos involucrados en el establecimiento de dicha entidad.
Además, para generar un proyecto que respondiera a un conjunto de soluciones integradas, se tomó en cuenta la necesidad imprescindible de definir esta operación con mayor detalle y profundidad. Algunos aspectos adicionales que se contemplaron fueron: el perfil de la infraestructura, la estructura organizacional y la distribución de las responsabilidades, estimación de costos (gastos internos y precios al público), diseño de producto (que en este caso son los programas de estudio o capacitación), un cronograma que mostrara el plan de trabajo en el tiempo, un análisis de costo-beneficio para estimar la rentabilidad del proyecto, y finalmente una propuesta de estrategia de mercadeo que planteará cómo promocionar este nuevo negocio. Todos aspectos que profundizan en la viabilidad legal, técnica y económica del proyecto.
La autora del presente trabajo final de graduación utilizó los métodos analítico sintético y básico práctico, con la finalidad de analizar este caso de estudio desde sus elementos básicos. Una vez, realizado este paso se observaron los hechos por separado para construir a partir de ellos una propuesta de solución para el proyecto. Adicionalmente, se evaluó el momento histórico corporativo y la
situación actual de mercadeo para hacer comparaciones y establecer relaciones que describieran el panorama general con respecto a los objetivos corporativos y a las posibles soluciones.
Como fin principal, este proyecto, tuvo la función de generar para EODT Security un “Libro Blanco” o documento descriptivo final (Bly, 2006) que permita al Grupo de interesados evaluar la viabilidad de establecer una academia de seguridad en Costa Rica. De manera que, para completar este documento final de factibilidad (el cual sería enviado a las oficinas centrales de la empresa para su valoración), se definieron los siguientes objetivos específicos: Construir un plan de proyecto, realizar un estudio de factibilidad y diseñar un plan de mercadeo.
Es así como, este proyecto final de graduación, proveyó un conjunto de entregables fundamentales para que el grupo de interesados pudiera tomar una decisión basada en información de primera mano, exhaustiva y profunda referente a los diversos campos interconectados en el proceso de decisión (legal, técnico y económico).
Correspondiente a la ejecución de esta idea, se estimó que la ruta crítica extiende la duración del proyecto más allá de la fecha de apertura de la academia que fue definida por el Grupo de interesados. Esta situación ocurre si la duración de las actividades determinadas como hitos se prolonga en un término superior al establecido en la planificación de la duración de dichas actividades. Correspondiente a la etapa inicial en que se desarrolla de este trabajo, se constató que fue posible realizar la formulación y presentación, así como el estudio de viabilidad del proyecto, con los recursos asignados. En tanto que, los costos de esta etapa de evaluación de la idea, no se transfieren al proyecto, sino que se hundieron en los costos de la operación de la empresa.
Se concluye que las técnicas, herramientas y metodología de Administración de Proyectos, fueron funcionales y oportunas para generar este estudio de viabilidad de proyecto. A su vez, dicho estudio muestra que la idea de una Academia de Seguridad en Costa Rica, es un proyecto completamente factible para la empresa en términos legales, técnicos y económicos.
Dentro de las recomendaciones resalta que la empresa debe desarrollar los procesos de aseguramiento y control del proyecto, así como la gestión de la calidad, aspectos que quedaron fuera del alcance de este trabajo
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