RESUMEN EJECUTIVO
El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís (PHPi), tiene como finalidad la construcción de una planta hidroeléctrica con una potencia instalada de 134 megavatios (MW). Además como recomendación del Centro Científico Tropical (CCT), se realiza la “Formulación del Plan de Manejo de la Cuenca del Río Pirrís” esto con el fin de manejar de una forma eficiente los recursos presentes en la cuenca.
El Proyecto “Formulación Plan de Manejo de la Cuenca del Río Pirrís” (FPMC) inició en el mes de mayo del 2008 y se espera que concluya en diciembre del 2010, en su estructura de desarrollo de las áreas de conocimiento de proyectos se proyecta un proceso de cierre de proyecto, este proceso se espera sea la culminación de un exitoso desarrollo final del proyecto FPMC.
La necesidad de la implementación de este proceso es la que lleva al desarrollo de esta tesis de graduación; cuyo objetivo principal es: Desarrollar un protocolo para el proceso de cierre del proyecto “Formulación del Plan de Manejo de la Cuenca del Río Pirrís”
A la vez como objetivos específicos se plantean: Definir la estructura y componentes de un documento de aprobación de los entregables por parte del patrocinador, definir un proceso de cierre de contrataciones, elaborar un procedimiento para la evaluación del desempeño del equipo de trabajo, especificar un procedimiento para la entrega y archivo de los documentos producto del desarrollo del proyecto, elaborar un procedimiento para la documentación de las lecciones aprendidas por cada uno de los miembros del equipo de trabajo, validar parcialmente algunos de los procedimientos e instrumentos con algunas acciones del Plan de Manejo de la Cuenca del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, ICE.
En cuanto a la metodología, se realizó una investigación mixta, donde se revisaron fuentes bibliográficas de proyectos semejantes y se consultó a expertos en temas de Administración de Proyectos.
Se realizaron entrevistas para definir las necesidades del proyecto “Formulación Plan de Manejo de la Cuenca del Río Pirrís” en cuanto a su proceso de cierre; la elaboración de un documento que planifique los procesos de inicio y planificación de la administración del proyecto en las áreas de Gestión del Alcance, del Tiempo y de las Comunicaciones.
Dentro de las herramientas utilizadas en cada una de estas áreas se encuentra: juicio de expertos, estructura detallada de trabajo (EDT), cronograma del trabajo, análisis de interesados, uso de plantillas y programas de software especializado.
Al pensar en un protocolo para el cierre del proyecto FPMC y al analizar los procesos que se han definido para su desarrollo; lo más ajustable a un protocolo es una recomendación de la secuencia de las tareas a realizar.
De esta forma se obtiene como resultado las siguientes tareas que son parte del cierre del proyecto, así se recomienda la siguiente secuencia de tareas: Documentar las lecciones aprendidas por cada uno de los miembros del equipo durante la fase final del desarrollo del proyecto (ya que las fases previas ya han sido documentadas), archivar todos los documentos en forma electrónica en la base de datos diseñada y propuesta para este proceso específico, ejecutar la evaluación del desempeño del equipo de trabajo, aplicando la plantilla propuesta, ejecutar el proceso de cierre de contrataciones a los miembros del equipo de trabajo que así se disponga, utilizando los procesos y documentos propuestos; y de la forma que la administración apruebe y recomiende.
La metodología propuesta sobre la Administración de Proyectos es una guía ordenada que nos lleva por una serie de buenas prácticas al logro de los objetivos planteados en nuestro proyecto de graduación.
Los procedimientos propuestos se basan en los aportes realizados por los entrevistados, la información que ellos manejan, el grado de conocimiento de procesos y teoría de Administración de Proyectos muestran un grado de madurez importante de la organización en cuanto al manejo y aplicación de la Administración de Proyectos.
La Unidad de manejo de Cuenca del PHPi se ve sujeta a protocolos administrativos y procesales para la ejecución de procesos como el cierre del proyecto, ya sea por parte de la Administración o de departamentos como el Área de Gestión del Sistema; por lo que modificaciones hechas a algunas plantillas o documentos quedan muy limitadas.
La aplicación total o parcial de los procedimientos propuestos dependerá en gran medida de cómo lo evalué tanto el director del proyecto FPMC, así como el patrocinador del mismo; ya que los procedimientos y estándares implementados con anterioridad presentan cambios significativos con la propuesta realizada.
La propuesta planteada debe ser sometida a actualización si se pretende aplicarla en la fase de cierre de la FPMC; estas actualizaciones dependerán de cuanto cambien las necesidades del proyecto en el transcurso de su desarrollo y de las necesidades de la organización en cuanto a la finalización del proyecto.
Cada proyecto es diferente, sin embargo los procedimientos planteados se basan en etapas de proceso de cierre que están presentes en la mayoría de los proyectos de esta naturaleza, por lo que se recomienda aplicar los procedimientos planteados con ajustes necesarios a otros proyectos de similar naturaleza.
Para futuros proyectos se recomienda incorporar más áreas de conocimiento al protocolo de cierre.
Para el desarrollo una propuesta de protocolo para el proceso de cierre del proyecto “Formulación del Plan de Manejo de la Cuenca del Río Pirrís” se deben tomar la mayoría de metodologías o procesos que ya han sido definidos en los protocolos de la administración de PHPirrís.
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