RESUMEN EJECUTIVO
La Compañía Moore Stephens Gutiérrez Marín y Asociados es una firma de contadores públicos y consultores gerenciales organizada por los licenciados Mario Gutiérrez Herrera y Mario Marín Rodríguez, para brindar servicios en auditoría, consultoría e impuestos a los diferentes sectores de la economía de Costa Rica y Centro América. Fue fundada en 1993 como sociedad de hecho y en 1995 como sociedad legal. Está incorporada al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica desde abril de 1997 y al Colegio de Ciencias
Económicas. Es firma miembro de Moore Stephens International Ltd.
Este negocio crece cada año, debido a que cada vez más compañías tanto públicas como privadas requieren de este tipo de servicio. Por tal razón, el incremento del trabajo a realizar pone en evidencia la oportunidad que se presenta de mejorar el sistema ya existente para hacerlo más eficiente y por lo tanto tener un incremento en la productividad.
El objetivo fundamental de este Proyecto Final de Graduación es desarrollar una
metodología para el proceso de desarrollo de auditorías y consultarías en diferentes empresas públicas y privadas, basándose en los estándares del Project Manager Institute (PMI), dando énfasis en las diferentes fases de un proyecto usando herramientas
específicas de los procesos de integración, alcance, tiempo, calidad y recurso humano.
Se proponen algunas herramientas de las cinco áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos (AP de ahora en adelante), aplicadas a la situación actual de la empresa para mejorar los procesos existentes. Se realizará una metodología de inicio donde se incorporen los resultados obtenidos en el análisis de la situación actual de la empresa, donde se observó que actualmente la firma tiene algunas prácticas como búsqueda de mercados nuevos por medio de carteles de licitación y reuniones con clientes potenciales, junto con algunas herramientas aplicables de la AP.
También se elaborará una metodología de planificación cuyo objetivo fundamental es mediante una forma sistémica poder realizar la planificación de las auditorías y consultorías haciendo un híbrido entre la metodología comúnmente usada por los auditores, donde se estiman recursos, se establecen tiempos estimados y otros y la utilizada en AP, donde se usarán recursos como el MS Project. Por otro lado, se establecerá una metodología de ejecución donde se considerarán aspectos como la administración de procesos, calidad y cambios, considerando que lo que la empresa tiene actualmente no es suficientemente robusto.
Además se propondrá una metodología de control donde se incorporarán a las herramientas actualmente usadas por la empresa, como reportes de tiempo; factores como control de cambios, control de comunicaciones, control de calidad y control de entrenamientos. Algunas conclusiones que se obtuvieron de este estudio son:
El tiempo es un factor muy importante en cualquier actividad, en este caso será muy útil la metodología propuesta, ya que ofrece una forma sistémica de cómo programar el tiempo en las diferentes actividades, lo que contribuirá a eliminar la mayor cantidad de pérdidas y además establecer una ruta crítica lo cual es muy importante para poder enfocarse bien en cada auditoría o consultoría.
En lo que a Recurso Humano se refiere, esta metodología ayudará a determinar qué tipo de personal debe ser contratado, además permitirá planear cuáles entrenamientos y conocimientos se requieren y cómo llevar el control del estatus de entrenamiento de cada persona, obteniendo un equipo de personal flexible que pueda realizar cualquier labor de auditoría o consultoría y por ende evitar la pérdida tiempo y recursos por falta de conocimiento.
Con respecto a las comunicaciones, se planteó un plan de gestión de las comunicaciones (metodología de planeamiento, metodología de ejecución, metodología de seguimiento y control), el cual permitirá tener una comunicación más fluida entre las diferentes partes de la empresa, lo que evitará errores de comunicación, lo que en ocasiones puede causar problemas en la ejecución de las diferentes actividades.
Adicionalmente, se plantearon algunas recomendaciones como las siguientes: Que una o varias personas se especialicen en utilizar el Microsoft Project Manager, al menos adquiriendo un conocimiento intermedio para que programen las auditorías o consultorías. En lo que se refiere al cierre de contratos, se considera que actualmente la empresa lo está haciendo de una forma acertada, por lo que se sugiere seguir de igual manera.
Es necesario que la empresa realice una evaluación del entrenamiento requerido para el personal para que la firma obtenga mayor flexibilidad.
En este momento, según el análisis, uno de los principales problemas es la comunicación, debido a que a lo largo del tiempo no se ha podido establecer un sistema robusto, por consiguiente, es necesario poner énfasis al sistema.
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP634.pdf
