Resumen Ejecutivo
Las organizaciones han recurrido a la utilización de la tecnología de información para lograr una ventaja competitiva, como base para la toma de decisiones. Estas tecnologías deben brindar información oportuna, veraz y exacta, que les permita colaborar en el planeamiento de las estrategias de negocio y robustecer sus fortalezas internas.
Actualmente, la Dirección Corporativa de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DCTIC), del Banco Nacional de Costa Rica, es el pilar fundamental para realizar la implementación de soluciones tecnológicas solicitadas por las Áreas de Negocio del Banco Nacional mediante la solicitud de planeamiento de proyectos. Sin embargo; constantemente los proyectos que se ejecutan presentan problemas de tiempo y alcances principalmente, los cuales ha provocado que la DCTIC no cumpla a cabalidad con los objetivos definidos por esta Dirección año con año y que a su vez ayudan a la ejecución del Plan Estratégico definido por la organización en su afán de convertirse en un Banco eficiente y eficaz, a la altura de los mejores a nivel mundial.
Dada la importancia de este proceso, el siguiente documento tiene como objetivo elaborar una Propuesta Metodológica para la Recuperación de Proyectos Informáticos que se identifiquen con problemas.
Dentro de los objetivos específicos que se plantean en el desarrollo de este documento se encuentran: definir una propuesta para clasificación y medición de proyectos con el fin de identificar si un proyecto esta en problemas o no, si es recuperable y el nivel de recuperación en el que se encuentra, elaborar plantillas que serán utilizadas en esta propuesta y elaborar los procedimientos necesarios para la ejecución eficiente de la propuesta.
Para el desarrollo del documento se realizó una investigación de tipo análisis-síntesis, con el fin de realizar un análisis de la situación actual de los proyectos informáticos de la DCTIC, e identificar las principales razones por las cuales un proyecto presenta problemas. Se recurrió a los siguientes instrumentos: cuestionarios, entrevistas, revisión de documentación (verificación de información) y confección de documentación.
Además; se consideró como estándar la Guía de los fundamentos de administración de proyectos (Guía del PMBOK) en las áreas de: alcance, tiempo, costo, recursos humanos y riesgos. El modelo desarrollado está acorde con la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR y la Metodología de Desarrollo de Software de la DCTIC.
Como primer punto se analiza la situación actual, en torno a la administración de proyectos informáticos dentro de la DCTIC y la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, esto con el fin de conocer la forma en que se ejecutan los proyectos en la DCTIC.
El análisis de resultados de los cuestionarios y las entrevistas evidencia que la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR es del conocimiento de la mayoría de las personas que trabajan en la implementación de proyectos, de igual forma se demuestra que los problemas en los proyectos se presentan constantemente en éstos y los analistas hoy día sin tener un Metodología de Recuperación de Proyectos logran identificar estos problemas y realizan acciones para solucionar estos problemas. Además las áreas de conocimiento que tienen una mayor importancia según la investigación corresponden al Alcance y el Tiempo.
Se propone una metodología de recuperación de proyectos que presenta dos fase bien identificadas: la Fase de Evaluación (compuesta por los procesos de Identificación, Diagnostico y Elaboración del Plan de Recuperación) y la Fase de Recuperación (compuesta por los procesos de Ejecución del Plan de Recuperación y el proceso de Finalización).
Se implemento una guía para la ejecución del diagnostico que permite evidencia el estado real de los problemas en el proyecto, la cual sirve de base para definir el tipo de Plan de Recuperación a implementar, Básico, Intermedio o Intensivo, inclusive validar la opción de cierre del proyecto.
Se utilizan plantillas propias de la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, de la Metodología de Desarrollo de Software y se implementaron otras para la Metodología de Recuperación de Proyectos.
La propuesta de esta Metodología pretende apoyar la implementación de los proyectos, logrando recuperar proyectos importantes para el cumplimiento de los objetivos de la institución. Sin embargo; para que esta Metodología pueda generar el apoyo que se requiere, es necesario como en todo proyecto un apoyo importante por parte de los patrocinadores de los proyectos y sobre todo asignar al personal idóneo para el proceso de recuperación, preferiblemente ajeno al desarrollo de software de la DCTIC en donde es importante el seguimiento oportuno, el orden, el conocimiento de la Metodología de Administración de Proyectos.
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