Resumen Ejecutivo
Las municipalidades se distinguen en nuestro medio por ser entidades públicas descentralizadas por territorio. La jurisdicción territorial de la Municipalidad es el
cantón. En el caso del cantón de Santa Ana, se crea en 1907 segregado del cantón de Escazú, en la actualidad se compone de seis distritos: Santa Ana,Salitral, Pozos, Uruca, Piedades y Brasil.
Dentro de los objetivos institucionales de la corporación municipal se encuentran algunos que destacan la formulación y desarrollo de proyectos que buscan mejorar la gestión pública y promover una cultura institucional orientada al contribuyente; es por esto que se formulan y plantean proyectos de obras civiles que cumplan con los objetivos institucionalesasí como el desarrollo del cantón. En el caso del municipio de Santa Ana, las dos direcciones involucradas en la administración y gestión de estos proyectos son:
La dirección de Inversiones y Obras y la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal.
Por cultura organizacional, falta de personal capacitado, falta de medios,herramientas y tecnología, y falta de conocimiento en cuanto a los procesos de contratación pública, existe un “descontrol” en el manejo y administración de los proyectos, originando problemas en todas las fases del los mismos, desde su fase de inicio hasta el cierre.
Esto provoca, en algunos casos, recursos desaprovechados, mala calidad en los proyectos, repetición de labores, atrasos en el tiempo, imposibilitando el uso del mismo para efectuar otros u, ocasionando la no ejecución de algunos, y principalmente, contribuyentes insatisfechos.
Con base en lo anterior, se desarrolló el objetivo general de este PFG, el cualpretende proponer la implementación de una oficina de administración de proyectos en el municipio; con el fin de brindar un mejor servicio al contribuyente, que sea más profesional, cuente con un mayor control en el desarrollo y ejecución de los proyectos y por ende mayor eficiencia en los mismos, ya que en la actualidad las prácticas que se han venido utilizando para la administración de los proyectos, no son las más convenientes.
Esto, se logró diagnosticando el estado actual de las prácticas de administración de proyectos en el municipio, que a su vez permitió definir el tipo de oficina que requiere el mismo. Posteriormente se creó una estrategia para la creación e implementación de la oficina y se definió las labores y actividades que debe efectuar la misma.
Con respecto a la metodología por implementar para llevar a cabo la propuesta, se utilizaron varias fuentes de información, tanto primarias como secundarias, utilizando tipos de investigación mixtas, para aplicarlas a metodologías analíticosintético, en donde se descompuso en elementos para ser tratados de manera más simple, como es el caso de los objetivos; de igual forma se llevó a cabo entrevistas, en donde se aplicó la metodología de la observación, ambos fueron aplicados de manera dinámica, ya que la forma de control de la investigación, puede presentar variaciones.
Con base al análisis efectuado se determino que el nivel de madurez del municipio es MEDIO BAJO, lo que demostró muchos aspectos que mejorar, principalmente en las áreas de herramientas, competencias y oficina de administración de proyectos; de igual manera es claro el problema de cultura en donde existe un desconocimiento generalizado de las políticas, objetivos estratégicos, misión y visión de la organización.
El tipo de oficina que se considera mejor se ajusta a las necesidades y el entorno municipal, y se pretende llevar a cabo la creación e implementación en varias fases, para las cuales se aproximó una duración de 28 meses.
Se recomienda dar inicio a la creación e implementación de la PMO, lo antes posible pero de manera paulatina y ordenada, tomando como guía este documento, adicionalmente es necesaria la capacitación del personal e incluir metodologías y procesos estandarizados en la AP.Cabe señalar que la PMO no es la solución “mágica” a todos los problemas y males, pero si una herramienta que aprovechada correctamente puede originar grandes beneficios a la organización.
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